Có một kịch bản chung là bạn nghĩ mình cần phải sắp xếp cuộc sống và rồi viết ra mọi việc phải làm. Danh sách việc cần làm của bạn dài gần cả cây số. Liệt kê chúng ra giấy thì vui đấy nhưng lần gần đây nhất bạn hoàn tất một danh sách dài như vậy là khi nào?

Một vài việc đầu có thể được giải quyết gọn ghẽ nhưng rất có thể bạn đã từ bỏ hoặc gạch bỏ những việc khác, coi như làm xong dù vẫn còn dang dở. Lập danh sách giúp bạn tập trung và sắp xếp thời gian để hoàn tất công việc. Nếu danh sách của bạn quá dài thì nó hoàn toàn có thể gây áp lực rồi khiến bạn bị mất năng suất.

Lập danh sách giúp tăng năng suất làm việc

Viết ra những việc cần làm có thể giúp sắp xếp lại đầu óc của bạn và giúp bạn tránh quên việc cần làm.^[1]​​​​​​​​​​​​​​ Có rất nhiều lời khuyên về năng suất xoay quanh việc lập danh sách để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Việc tạo danh sách chỉ là bước đầu tiên trên con đường dẫn tới sự năng suất. Nếu không biết cách ưu tiên việc cần làm thì bạn sẽ cảm thấy như mình luôn bị thụt lùi. Liên tục viết ra nhưng bạn sẽ chẳng bao giờ hoàn thành hết được. Bạn có thể làm việc chăm chỉ cả ngày và tránh khỏi cảm giác tội lỗi vì không hoàn thành được hết danh sách ấy.

Cũng thật rối não khi nhìn vào một danh sách dài thượt nào là việc cơ quan, việc nhà, chuyện gia đình và nghĩa vụ công dân. Đôi lúc bạn sẽ chán ngán cảm giác tội lỗi và vô tổ chức. Bạn có thể vứt đống danh sách ấy đi hoặc là để chúng ở đó tiếp tục ám ảnh bạn.

Hãy là một người lập danh sách hiệu quả

Thay vì bỏ đi hết danh sách việc cần làm, sẽ hữu ích nếu ta học cách tạo ra những danh sách ngắn gọn và hợp lý hơn. Bạn vẫn sẽ làm số lượng công việc như cũ nhưng bạn sẽ sắp xếp chúng theo cách khiến bạn cảm thấy dễ dàng thực hiện hơn.

Nếu bạn có một trăm việc cần làm, hãy chia ra thành 10 danh sách nhỏ và mỗi danh sách gồm 10 mục. Mỗi lần hoàn thành một danh sách là bạn đã xử gọn 10% công việc. Được thấy sự tiến triển giúp cho danh sách 100 việc cần làm trở nên bớt đáng sợ hơn.

Chia các vấn đề lớn thành những phần nhỏ dễ xử lý

Lời khuyên này có tác dụng với việc lập mục tiêu, hoàn thành một dự án lớn và chinh phục một danh sách dài việc cần làm. Chia danh sách của bạn ra thành những phần nhỏ dễ hoàn thành. Bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn rất nhiều khi có một danh sách mà bạn hoàn toàn có thể hoàn thành được thay vì một danh sách dây dưa ngày qua ngày.

Xác định cái nào quan trọng hơn

Thật đẹp mắt khi gắn nhãn các mục trong danh sách theo cấp độ ưu tiên bằng cách gán cho chúng một giá trị hoặc một chữ số. Tránh chỉ định các mục theo mức cao, trung bình hoặc thấp. Đừng tốn thời gian nói, "Việc này cấp độ 1, việc kia cấp độ 2 và việc nọ cấp độ 3". Bạn có thể sẽ khiến mọi việc trở nên cấp bách.

Thay vào đó hãy thử đánh giá mức độ ưu tiên trong danh sách của bạn bằng mắt. Sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Việc quan trọng nhất xếp đầu tiên và nên được hoàn thành trước tiên.^[2] Sau khi giải quyết xong việc đó, tiếp tục với việc kế tiếp. Bất cứ việc gì nằm đầu danh sách đều là quan trọng nhất.

Thay vì kết hợp các việc cần làm, bạn nên chia chúng sao cho phù hợp với guồng sống của mình. Khi làm việc thì chỉ nên tập trung vào các mục liên quan đến công việc. Còn lúc ở nhà, hãy gạc chúng sang một bên và 100% tập trung vào việc cần làm ở nhà.

Chiến lược này hiệu quả vì bạn sẽ chỉ tập trung làm một việc tại một thời điểm. Não của chúng ta không giỏi đa tác vụ nên không có ý nghĩa gì nếu bắt chúng phải làm vậy.^[2] Tập trung vào một việc tại một thời điểm có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành việc đó nhanh và hiệu quả hơn việc bạn lưu tâm đến nhiều việc khác nhau.

Chiến lược năng suất sẽ giúp ta cảm thấy tốt hơn

Một danh sách dài các công việc không thể hoàn thành sẽ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi, có lỗi và áp lực. Sau khi áp dụng cách lập danh sách ngắn gọn và tập trung vào một việc tại một thời điểm, bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng việc mình có thể hoàn tất.

Tài liệu tham khảo