Mọi người thỉnh thoảng vẫn bị lạc hướng bởi những trang web không liên quan và những việc vô bổ. Bạn đã bao giờ ngừng lại và tự hỏi xem chính xác mình đã mất bao nhiêu tiền vì những điều khiến bạn xao nhãng chưa? Thời gian và tiền bạc mà chúng ta đã lãng phí sẽ thổi bay tâm trí của bạn.

Theo McKinsey, những người lao động có tay nghề cao dành tận 28% thời gian làm việc của mình để đọc và trả lời tin nhắn email.^[1] Nếu chúng ta học cách quản lý công nghệ truyền thông của mình một cách hiệu quả hơn, chúng ta có thể mang lại cho nền kinh tế mức tăng trưởng từ 900 triệu đến 1,3 nghìn tỷ đô la mỗi năm.

Khi ngồi trong văn phòng mà thấy buồn chán hay căng thẳng, bạn sẽ thấy thật dễ dàng tự động kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội của mình. Nhưng điều đó đánh đổi với cái giá khá cao. Phương tiện truyền thông xã hội tiêu tốn nền kinh tế Hoa Kỳ 650 tỷ đô la mỗi năm.^[2]

Hãy dành một chút thời gian và suy ngẫm những con số đó. Chúng ta sống ở một quốc gia dễ bị làm cho xao nhãng và đang phải trả giá cho điều đó - phần lớn thời gian.

Gia tăng sự kết nối

Làm thế nào mà chúng ta lại rơi vào tình huống như vậy? Đặc trưng của thế kỷ 21 là sự kết nối. Trong một vài thập kỷ qua, việc ngắt kết nối giữa các nguồn thông tin ngày càng trở lên khó khăn hơn. Chúng ta có thể truy cập Internet ở hầu hết mọi nơi, rồi có thể gọi điện thoại cho bạn bè khắp toàn cầu và các bản tin trên Facebook của chúng ta liên tục được cập nhật.

Chứng nghiện các phương tiện xã hội trở nên đặc biệt rõ ràng khi chúng ta bị mất điện thoại hoặc mất kết nối Internet. Ví dụ, bạn đã bao giờ làm thất lạc chiếc điện thoại của mình trong vài giờ và thấy điên cuồng khi nghĩ tới việc mình đã bỏ lỡ các thông báo và các tin tức cập nhật trên phương tiện truyền thông xã hội chưa? Hoặc có lẽ bạn đã thấy mình mong ngóng như thế nào trong những ngày mà ông sếp không gửi cho bạn một tin nhắn trên WhatsApp vào buổi tối để yêu cầu bạn làm thêm giờ hoặc làm việc tăng tiến độ dự án chưa?

Ngoài thời gian bị mất ra thì còn thứ gì nữa?

Ban đầu, điện thoại thông minh và các thiết bị cầm tay khác được thiết kế nhằm tối đa sự tiện lợi, cho phép chúng ta làm việc ngay cả khi đang di chuyển và nâng cao năng suất lao động của chính mình. Thật không may, chúng đã biến thành thứ khiến chúng ta bị xao nhãng, làm gián đoạn cuộc sống hàng ngày của chúng ta.

Ví dụ, có thể bạn đang làm một bản thuyết trình quan trọng, chỉ có thể bị gián đoạn bởi một số thông báo email. Rồi sau đó, bạn có một sự lựa chọn - liệu bạn có ngừng lại việc đang làm để trả lời những tin nhắn này không, hay bạn có tiếp tục với bài thuyết trình của mình với hy vọng rằng người gửi sẽ chẳng mong chờ bạn trả lời họ ngay đâu? Dù bằng cách nào đi chăng nữa, thì cái thông báo đó cũng đã làm gián đoạn mạch suy nghĩ, khiến bạn mất phương hướng làm việc của mình.

Mỗi khi, sự tập trung bị chuyển hướng khỏi nhiệm vụ thì bạn sẽ mất thời gian. Bạn sẽ mất công sức để trở lại đúng hướng và những gián đoạn lặp đi lặp lại đó có thể khiến bạn mất hết tinh thần. Điều đó nó cũng giống như việc tất cả mọi người đều muốn có một phần thời gian của bạn và bạn sẽ không thể chạy loanh quanh để hoàn thành bất cứ việc gì. Nếu là một công nhân Mỹ điển hình, bạn sẽ bị phân tâm cứ sau 11 phút một lần và sẽ mất 25 phút để thực sự ổn định lại nhiệm vụ của mình. Công việc càng phức tạp thì thời gian để bạn lấy lại sự tập trung càng mất nhiều hơn, bởi vì não bộ của bạn phải nỗ lực đáng kể khi chuyển đổi giữa các mục tiêu phức tạp.^[3]

Nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Carnegie Mellon cho thấy, con người chỉ đơn giản không được trang bị để "bật rồi tắt" giữa các nhiệm vụ trong công việc và những thứ gây xao nhãng như Facebook. Nếu cố gắng làm cả hai nhiệm vụ cùng một lúc, hiệu suất trên mỗi nhiệm vụ của bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Các nhà nghiên cứu đã thực hiện một nghiên cứu bằng cách yêu cầu những người tham gia đọc một đoạn văn ngắn, sau đó trả lời các câu hỏi kiểm tra sự hiểu biết của họ về những điều đã đọc. Những người bị gián đoạn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chỉ hoàn thành 80% số câu hỏi so với những người làm bài kiểm tra mà không bị làm phiền.^[4] Nói tóm lại, bạn không nên ngạc nhiên nếu phương tiện truyền thông xã hội sẽ triệt tiêu hiệu suất làm việc của mình.

Giữ sự tập trung vào thứ cần tập trung

Vậy, bạn có thể làm gì? Đầu tiên, bạn có thể quyết định bỏ điện thoại và các thiết bị khác xuống, hoặc ít nhất là để chúng ở chế độ im lặng khi tập trung vào một dự án quan trọng. Hãy đối phó với những thứ làm bạn mất tập trung trước khi chúng xảy ra. Nếu bạn không nhận được các thông báo từ các phương tiện truyền thông xã hội, bạn sẽ không bị mất tập trung. Nói với đồng nghiệp rằng bạn cần tập trung vào công việc và họ sẽ phải gọi điện thoại hoặc đến văn phòng của bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng một kỹ thuật hữu ích giúp bạn nhanh chóng trở lại đúng hướng:

Nguyên tắc 20 giây

Nhà tâm lý học tích cực Shawn Achor tin rằng nguyên tắc 20 giây có thể tạo mọi thứ khác biệt khi thay đổi hành vi. Cụ thể, thực hiện các nhiệm vụ dễ dàng hơn một chút hoặc dễ tiếp cận hơn sẽ khuyến khích bạn thực hiện chúng, trong khi đó thực hiện một hành vi khó hơn một chút sẽ làm giảm khả năng bạn sẽ nhượng bộ trước sự thôi thúc. Nếu một cái gì đó - chẳng hạn như việc bạn kiểm tra phương tiện truyền thông xã hội - sẽ khiến bạn mất 20 giây, bạn sẽ ít có khả năng làm điều đó.

Điều này có ý nghĩa gì với ai đó trong chúng ta khi đang vật lộn với việc quản lý những thứ gây xao nhãng? Về cơ bản, bạn cần làm cho việc đạt được cám dỗ khó khăn hơn một chút - cám dỗ kiểm tra email, trả lời thông báo, v.v. Ví dụ: di chuyển điện thoại ra chỗ nào đó mà khiến bạn sẽ phải mất 20 giây đi lấy nó hoặc vô hiệu hóa ứng dụng nhắn tin để bạn mất thêm 20 giây đăng nhập và bật lại. Cách này đồng nghĩa với việc bạn không bị lệ thuộc vào sức mạnh ý chí. Thay vào đó, bạn sẽ thiết lập được một hệ thống đáng tin cậy thúc đẩy hình thành những thói quen tốt của mình.^[5]

Giành lại sự kiểm soát của đối với những thứ khiến bạn xao nhãng

Hãy nhớ rằng, hầu hết các thông báo không phải lúc nào cũng là khẩn cấp và phương tiện truyền thông xã hội sẽ không giúp bạn hoàn thành công việc. Những tiến bộ trong công nghệ có thể đồng nghĩa với việc bạn khó tập trung hơn so với trước khi có chúng, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm việc năng suất hơn. Nó chỉ đòi hỏi sự cam kết, thực hành và quyết tâm quản lý tin nhắn của bạn - đừng để chúng quản lý bạn! Hãy nhớ rằng, xây dựng khoảng cách thời gian 20 giây giữa bạn và những thứ làm bạn xao nhãng là tất cả những gì bạn cần làm để giành lại quyền kiểm soát.

Tài liệu tham khảo