Không!

Có một sự thật hiển nhiên rằng bạn không thể làm việc hiệu quả được nếu bạn nhận quá nhiều việc. Khi ấy bạn sẽ sẽ phải căng mình ra để xử lý công việc và kết quả là bạn chẳng làm được việc gì cho trọn vẹn, ít nhất cũng không thể làm tốt hay đúng thời hạn được.

Thế nhưng những lời yêu cầu bạn phải dành thời gian làm việc này việc kia thì cứ tới tấp bay tới, qua điện thoại, email, IM hay người ta trực tiếp tới nói với bạn. Để giữ được hiệu quả làm việc của mình và giảm tối đa căng thẳng trong công việc, bạn nhất thiết phải học cách nói không sao cho nhẹ nhàng lịch sự - một điều mà rất nhiều người trong chúng ta không thể làm được.

Vậy vì sao chúng ta khó nói không? Đầu tiên là bởi vì nó có thể khiến người bị từ chối cảm thấy bực bội, thất vọng, và điều đó với chúng ta cũng chẳng mấy dễ chịu. Nguyên nhân thứ hai là vì bạn cho rằng mình còn làm việc với người đó trong thời gian dài, do đó bạn muốn xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp, mà "từ chối" không đúng cách thì có thể phá hỏng tất cả công sức của bạn. 

Tuy nhiên, không phải lúc nào từ chối cũng gây hại cho mối quan hệ của bạn. Hãy tham khảo 10 mẹo dưới đây để có thể nói lời từ chối một cách nhẹ nhàng lịch sự:​​​​​​​

1. Hãy biết quý trọng thời gian của bạn. Hiểu rõ những công việc bạn đã nhận và thời gian của bạn quý giá như thế nào. Sau đó, khi có người nhờ bạn bỏ thời gian ra làm một việc gì đó, bạn sẽ biết rằng mình không thể nhận thêm được nữa, và chỉ cần nói với họ rằng: "Hiện tại thì tôi không thể làm việc này được, thời gian biểu của tôi đã quá tải rồi."
2. Xác định rõ những việc cần ưu tiên hàng đầu. Kể cả khi bạn có một ít thời gian rảnh (mà với hầu hết chúng ta điều này hơi hiếm) thì hãy tự hỏi bản thân xem bạn có muốn dành chút thời gian rảnh rỗi đó cho công việc này không. Với tôi thì tôi luôn tâm niệm rằng nhận thêm việc tức là phải cắt bớt thời gian ở bên vợ và các con mình - những người quý giá hơn tôi hơn tất thảy mọi thứ trên đời.
3. Luyện tập nói không. Chỉ có luyện tập mới có thể giúp bạn mài giũa kỹ năng tới hoàn thiện. Nói "không" thường xuyên sẽ giúp bạn dần dần biết cách từ chối khéo léo hơn, đồng thời khiến bạn quen dần với điều này. Đôi khi bạn phải nói đi nói lại để có thể truyền tải thông điệp của mình tới những người cố chấp. Nếu họ cứ khăng khăng nhờ bạn làm việc này việc kia, hãy nhấn mạnh lời từ chối nhiều lần. Cuối cùng họ cũng phải hiểu ra và rời đi.
4. Đừng xin lỗi. Chúng ta thường bắt đầu câu nói của mình bằng cụm từ Xin lỗi nhưng ..." vì cho rằng làm vậy sẽ lịch sự hơn. Mặc dù lịch sự thì rất quan trọng nhưng việc nói xin lỗi chỉ làm lời từ chối của bạn nghe có vẻ yếu ớt. Bạn phải tỏ ra cứng rắn, và không cần thấy áy náy khi bảo vệ thời gian của mình.
5. Đừng quá tử tế. Một lần nữa cần nhắc lại rằng cư xử sao cho lịch sự là rất quan trọng, nhưng tử tế tới mức lúc nào cũng đồng ý thì chỉ làm bạn cảm thấy mệt mỏi mà thôi. Khi bạn để cho người khác chiếm dụng khoảng thời gian hoặc tiền của bạn quá dễ dàng, họ sẽ tiếp tục làm như vậy. Nhưng nếu bạn dựng lên một bức tường cản họ lại, họ sẽ phải đi tìm những mục tiêu khác dễ nhờ vả hơn. Hãy cho mọi người thấy rằng thời gian của bạn không thể phân phát lung tung bằng cách thể hiện thái độ cứng rắn và từ chối càng nhiều yêu cầu vô căn cứ càng tốt.
6. Nói không với cấp trên. Đôi khi chúng ta cảm thấy không thể từ chối cấp trên được, vì họ là sếp của ta mà phải không? Nếu ta "không" làm một việc gì đó thì sẽ có vẻ như là ta không đủ năng lực xử lý công việc - thông thường đó là điều mọi người giải thích cho việc không bao giờ dám từ chối cấp trên. Trên thực tế, bạn cần cư xử ngược lại: hãy giải thích cho sếp của mình rằng nếu bạn bị giao cho quá nhiều công việc, bạn sẽ không thể đảm bảo hiệu quả làm việc được. Nếu cấp trên nhất định yêu cầu bạn phải làm việc đó, hãy kiểm tra lại lịch làm việc của mình, đề nghị họ đánh giá lại mức độ ưu tiên, giải thích cho họ rằng có quá nhiều việc nên bạn không thể thực hiện trong một lúc được.
7. Giành thế chủ động. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể dập tắt luôn từ đầu ý định nhờ vả của người khác thay vì đợi họ đề nghị rồi mới từ chối. Nếu bạn biết có khả năng ai đó sẽ nhờ bạn làm việc gì đó, giả sử tình huống trong một cuộc họp, thì ngay khi bắt đầu họp bạn hãy nói: Mọi người xem này, tuần này lịch của tôi chật kín vì những việc khẩn cấp, tôi chẳng thế làm thêm được việc gì nữa."
8. Điều đình. Thay vì trả lời ngay lập tức, bạn có thể nói với người nhờ cậy bạn rằng bạn sẽ suy nghĩ về đề nghị của họ và thông báo lại sau. Như vậy bạn sẽ có thời gian để cân nhắc, kiểm tra lại danh sách công việc  và thứ tự ưu tiên của mình. Sau đó nếu nhận thấy bạn không thể làm được việc kia, chỉ cần đơn giản nói với họ rằng: "Tôi đã suy nghĩ về việc này, nhưng sau khi xem lại lịch của tôi thì tôi thấy là không có đủ thời gian để nhận thêm việc này nữa." Như vậy chí ít thì bạn cũng đã có sự cân nhắc.
9. Để sau. Người ta thường nói vậy khi không muốn đóng sầm cửa trước mặt người khác, mà đợi xem có khả năng nào khả quan xảy ra không. "Ồ cái đó có vẻ là một cơ hội tốt đấy. Nhưng ngay bây giờ thì tôi không có thời gian. Hay là chúng ta hãy cùng xem xét lại vào [đưa ra một khoảng thời gian nhất định]." Lần tới, khi họ xác nhận lại với bạn, thì bạn đã có thời gian thoải mái để quyết định rồi.
10. Cái đó rất tốt nhưng không hợp với tôi. Lời từ chối kinh điển trong các buổi hẹn hò này cũng có tác dụng trong cả những tình huống công việc. Tuy nhiên đừng nói dối. Rất thường xảy ra trường hợp một người hay một dự án khá là hay nhưng đơn giản là không phù hợp với bạn, hay ít nhất không phải ở thời điểm hiện tại. Bạn chỉ cần đơn giản khen ngợi ý tưởng, dự án hay con người đó, nhưng trình bày rằng đó không phải điều bạn đang tìm kiếm lúc này. Lưu ý rằng hãy chỉ nói thế khi bạn thực sự nghĩ thế, người khác có thể cảm nhận được nếu bạn gian dối.

Nguồn ảnh bìa: Pexels từ pexels.com