Với nhịp sống hối hả ngày nay thì thật là khó khăn để ta có thể lên kế hoạch cho cuộc sống của chúng ta đạt được hiệu quả - bao gồm những việc như theo sát những thứ chúng ta đang làm và lên kế hoạch cho những điều chúng ta sẽ thực hiện trong tương lai.
Bạn có thể đã sử dụng các công cụ lên kế hoạch như các ứng dụng kĩ thuật số, giấy viết hoặc một quyển nhật ký hàng ngày, ghi lại tất cả những suy nghĩ và ý tưởng của bạn. Bạn có thể đã có tài khoản ghi chú Post It trên máy tính hoặc đã có những ghi chú dán trên tủ lạnh, hay đã có tài khoản quản lý dự án online như là Asana hoặc Trello.
Vấn đề là, chúng ta biết chúng ta muốn làm gì và cách giải quyết nó ra sao nhưng sau đó thì cuộc sống xuất hiện những khó khăn, đồng thời những sự hào hứng ban đầu và sự cam kết của bạn đều bị sụp đổ ngay sau đó.
Trong bài viết này, tôi sẽ giúp bạn tập trung vào điều quan trọng bất chấp những thay đổi liên tục trong cuộc sống bằng cách làm sao viết nhật ký.
Lúc này, tôi thích việc sử dụng bản kế hoạch, nhật ký và các tờ ghi chú để ghi lại tất cả những suy nghĩ, ý tưởng, mục tiêu và ước mơ. Tôi đã viết bài sức mạnh của việc ghi chú và làm cách nào để biến việc đó thành thói quen.
Thực sự thì việc viết xuống những suy nghĩ đã đem lại cho tôi thêm nhiều sự tập trung và minh mẫn. Nó làm tăng sự tự nhận thức và cho phép tôi suy nghĩ sâu về mọi thứ đang xảy ra từ trong nội tâm của tôi lẫn các tác động từ bên ngoài.
Nó đã trở thành một thói quen quan trọng trong cuộc sống của tôi. Tôi nhận ra tôi biết ơn nhiều hơn bởi vì tôi nắm bắt được cái gì là quan trọng, ghi nhớ mọi thứ rõ ràng hơn và trở nên khá sáng tạo trong cách tìm ra những điều quan trọng.
Thói quen ghi chép hàng ngày đã trở thành chất xúc tác để tạo ra một cuộc sống thành công và bắt đầu những thói quen tốt mỗi buổi sáng.
Tôi bắt đầu ngày mới với việc tập thể dục, có thể là tập yoga hoặc chạy bộ, sau đó thư giãn bằng việc viết nhật ký, ghi lại những suy nghĩ hoặc đơn giản là viết xuống những kế hoạch trong ngày của tôi.
Bạn đã bao giờ nhận thấy rằng chỉ với một thói quen tích cực cũng có thể thay đổi nhiều thứ khác trong cuộc sống của bạn theo hướng tốt hơn hay chưa?
Với tôi, thói quen tốt đó chính là ghi chép hàng ngày, và nó đã thay đổi tôi từ bên trong cũng như càng khiến tôi làm việc có tổ chức và hiệu suất hơn. Tôi ngày càng sáng tạo và có tổ chức hơn nhờ vào việc viết nhật ký hàng ngày.
Viết nhật ký hàng ngày tạo ra sự cam kết. Với nhiều người, họ đã cố gắng thử việc viết nhật ký vài lần và nó đã không thực sự hiệu quả với họ.
Họ có thể viết nhật ký trong một tuần và họ cảm thấy chán và thử sang thứ khác.
Một trong những vấn đề của mọi người là họ thử quá nhiều công cụ để quản lý và lên kế hoạch cuộc sống của họ.
Bạn có thể đang sử dụng một cuốn lịch để ghi ra những buổi gặp gỡ, những cuộc hẹn quan trọng và vài nhiệm vụ hàng ngày.
Thêm nữa, bạn có thể sử dụng bảng kế hoạch ngày, tuần, tháng để ghi ra các mục tiêu cần đạt, các kế hoạch hành động, công việc và nhiệm vụ cá nhân. Những cái này có thể được làm từ những ứng dụng kĩ thuật số hoặc bảng kế hoạch viết trên giấy.
Bạn có thể hình dung ra những ước mơ, các mục tiêu và những khát khao.
Bạn cũng có thể dùng ứng dụng ghi chú Post It để ghi nhớ những cái quan trọng mà nó có thể được sử dụng ở nhà hoặc nơi làm việc.
Với lượng thông tin được sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, nó có thể trở nên khó khăn để tổ chức cuộc sống bạn một cách hiệu quả.
Danh sách việc cần làm có thể bị mất và ứng dụng ghi chú Post It có thể dễ dàng bị xóa.
Gần đây, tôi bắt đầu tìm kiếm điều gì đó, điều mà có thể quản lý tất cả mọi thứ ở một chỗ. Cuộc tìm kiếm của tôi đã dẫn đến với ghi chép siêu tốc.
Nếu bạn tìm kiếm trên Instagram hoặc Pinterest hoặc là trên Google về ghi chép siêu tốc, bạn có thể đã gặp sự phong phú của các quyển số tay được thiết kế khéo léo với mục đích là tổ chức hoặc sắp xếp cuộc sống của bạn, hoặc các bảng ghi chú được thiết kế đầy màu sắc và hình ảnh để vẽ ra mọi thứ từ mục đích cuộc sống hoặc danh ngôn truyền cảm hứng hoặc "Year At A Galance", quyển lịch đánh dấu tất cả các ngày quan trọng trong một trang.
Những điều tôi đã học được là ghi chép siêu tốc là công cụ giúp tăng năng suất và quản lý cuộc sống nếu bạn biến nó thành kỹ năng của riêng bạn và học cách để sử dụng nó theo cách mà phù hợp với cuộc sống của bạn.
Một cách căn bản thì nó chỉ là một quyển sổ mà bạn sẽ liệt kê số lượng lớn những kế hoạch hiện tại và tương lai.
Theo nhà sáng lập Ryder Carroll thì nó là hệ thống giúp "Xem xét quá khứ, tổ chức hiện tại và lên kế hoạch cho tương lai."
"Ghi chép siêu tốc là một hệ thống có tính tùy biến và tổ chức. Nó có thể là danh sách việc cần làm của bạn, sách phát họa, sổ tay, và nhật ký, nhưng đồng thời thì nó có thể là tất cả những cái ở trên. Nó sẽ hướng dẫn cho bạn làm việc nhiều hơn với ít sức lực hơn." - Ryder Carroll
Ghi chép siêu tốc thì tốt cho những người:
- Muốn sắp xếp mọi thứ tốt hơn
- Thích danh sách việc cần làm, các bảng kế hoạch và nhật ký hàng ngày được viết bằng bút và giấy
- Có nhiều những ý tưởng và nhiệm vụ trong đầu nhưng chưa được viết ra
- Yêu thích sắp xếp các mục tiêu cá nhân, muốn hình thành thói quen mới và theo dõi kết quả đạt được
- Yêu thích bảng kế hoạch
- Đang đấu tranh với việc tạo thói quen ghi chép hoặc cập nhật kế hoạch hàng ngày
- Muốn tổ chức cuộc sống hiệu quả hơn
- Muốn một nơi để thể hiện bản thân hoặc để hiểu rõ bản thân
Sổ tay bạn chọn ghi chép siêu tốc có thể đơn giản, nó là giấy có khoảng trống, giấy có kẻ hàng hoặc có nhiều chấm thành hàng.
Bạn có thể dùng nó để tạo lịch năm, lịch tháng, lịch tuần, lịch ngày hoặc danh sách việc cần làm.
Nó có thể được dùng như một quyển nhật ký, danh sách các mục tiêu, thảo luận nhóm hoặc bất kỳ điều gì bạn chọn.
Bạn có thể xây dụng các trang giấy để tạo bộ sưu tập các thứ quan trọng - như là các danh ngôn truyền cảm hứng, danh sách những việc muốn làm trước khi chết, các mục tiêu cuộc sống, các quyển sách cần đọc, truyền tải cảm xúc, hoặc là một nơi để thể hiện các thành tựu cá nhân và công việc.
Nó cũng có thể được dùng để theo dõi mọi thứ đang diễn ra với bạn ở thời điểm hiện tại cũng như là các mục tiêu cho tương lai.
Điểm quan trọng của ghi chép siêu tốc đó là một góc riêng của bạn - giúp nắm bắt những gì quan trọng theo một cách phù hợp với các hoạt động trong não của bạn và sự sáng tạo của bạn.
Sau đây là vài hướng dẫn để chuẩn bị cho ghi chép siêu tốc:
Ghi các số thứ tự cho các trang giấy
Lý tưởng nhất là nên bắt đầu với trang số 2 của quyển ghi chép siêu tốc của bạn. Đây là nơi tất cả các kế hoạch và bộ sưu tập của bạn được sắp xếp và tham khảo theo số trang cụ thể.
Ví dụ, tháng 9 có thể trên trang 6. Chỉ đánh số thứ tự các thứ quan trọng mà bạn thật sự muốn đánh dấu nó.
Tôi sẽ đánh số thứ tự bao gồm kế hoạch mỗi tháng, các mục tiêu lớn, kế hoạch tuần, nhật ký biết ơn, danh ngôn truyền cảm hứng, vân vân.
Tôi viết ra con số của trang bắt đầu và kết thúc cho mỗi mục, hãy làm mọi thứ sao cho nó phù hợp với bạn.
Bảng từ khóa
Tôi đề nghị bạn sử dụng từ khóa ở mặt trước và mặt sau của sổ ghi chép siêu tốc để theo dõi ý nghĩa của những biểu tượng.
Có nhiều thông tin hơn nữa về các biểu tượng được dùng trong sổ ghi chép siêu tốc trong video tôi đã liên kết bên dưới.
Bảng ghi kế hoạch, mục tiêu trong tương lai
Liệt kê ra những điều được ưu tiên, sự kiện và các cuộc gặp trong những tháng sắp tới.
Đó có thể là 12 tháng hoặc 6 tháng sắp tới. Tôi đề nghị bạn lên kế hoạch cho 6 tháng tới và liệt kê tất cả trong 2 trang, mỗi trang 3 tháng.
Tôi sẽ luôn luôn có 8-10 mục mỗi tháng được liệt kê ở đây.
Nhật ký hàng tháng
Nhật ký hàng tháng lưu lại tất cả những ưu tiên, sự kiện và cuộc gặp xuyên suốt cả tháng.
Mục đích ở đây là đơn giản và súc tích. Vài người sẽ ghi ngày bên trái của tờ giấy cho mỗi ngày trong tháng.
Số khác vẽ khung cho mỗi ngày để điền vào. Khi bạn quyết định sử dụng cái nào, thì cũng đều cần phải chép vào đó các sự kiện, nhiệm vụ, dự án thực sự diễn ra.
Hãy bắt đầu kế hoạch trong tháng tới của bạn vào cuối tháng trước đó. Khi đến tháng mới thì bạn có thể cập nhật hoặc thêm chi tiết vào.
Nhật ký hàng ngày
Bạn có thể điền đầy đủ các nhiệm vụ, sự kiện, cuộc gặp và các ghi chú khác, liệt kê ở bên dưới của mỗi ngày.
Với nhiều người, điểm thú vị của ghi chép siêu tốc là bạn có thể dùng các phương pháp ghi chép nhanh và các biểu tượng (từ bảng từ khóa)
Một khi một nhiệm vụ hoàn thành, gạch ngang nó với dấu x.
Chúng ta đã xem sơ qua cách ghi chép siêu tốc hoạt động như thế nào, giờ hãy tìm hiểu 17 mẹo giúp tạo ra cách ghi chép siêu tốc phù hợp cho riêng bạn.
1. Xác định mục tiêu
Hãy đặt mục tiêu rõ ràng khi sử dụng ghi chép siêu tốc. Mục tiêu chính của ghi chép là tăng tính hiệu quả nhưng đó có phải là lý do chính của bạn không?
Có phải nó mang tất cả các ghi chú, ý tưởng, danh sách việc cần làm của bạn vào một chỗ? Hay bạn muốn mang tất cả các mục tiêu cá nhân và kinh doanh vào một chỗ và theo dõi quá trình phát triển? Hay bạn muốn quan tâm hơn về một ngày của bạn? Hay bạn muốn ghi nhớ mọi thứ tốt hơn?
Nếu bạn biết cái gì thúc đẩy bạn ghi chép, thì việc ghi chép sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
2. Tìm hiểu nguồn gốc của ghi chép siêu tốc
Đoạn phim dưới đây từ nhà sáng lập ghi chép siêu tốc Ryder Carroll trong suốt cuộc trò chuyện về việc ghi chép siêu tốc hoạt động như thế nào. Hãy dành chút thời gian để xem đoạn phim để hiểu rõ hơn về nó:
Bạn cũng có thể vào trang website Ghi chép siêu tốc để tìm hiểu kĩ hơn về mọi thứ khác.
3. Bắt đầu mọi thứ thật đơn giản
Bạn có thể mua một quyển sổ tay đơn giản hoặc đầu tư những thứ như Moleskin hoặc Leuchtturm 1917 A5 Dotted Notebook.
Nhiều người bắt đầu với bút bi hoặc bút chì, trong khi những người khác thì đầu tư một chút và mua những thứ như bút vẽ, bút màu và bút đầu kim.
Giờ bạn đã có quyển sổ của riêng bạn, bước kế tiếp là đánh số từng trang.
Hãy bắt đầu với bất kỳ điều gì làm bạn cảm thấy thoải mái.
4. Tham gia nhóm hoặc cộng đồng ghi chép siêu tốc
Khi bạn mới bắt đầu, ý tưởng tốt là tìm một người bạn, người thân, hoặc đồng nghiệp để bắt đầu đồng hành cùng bạn.
Bạn có thể học cùng nhau, giúp lẫn nhau, giữ cho nhau duy trì việc ghi chép và khích lệ lẫn nhau.
Có rất nhiều nhóm ghi chép siêu tốc để tham gia, để tìm sự giúp đỡ và động viên.
Bullet Journal Junkies và Bullet Journal Society là hai nhóm lớn, ngoài ra còn có nhóm Facebook Boho Berry’s Tribe.
5. Điều chỉnh theo nhu cầu của bạn
Hãy rõ ràng tại sao bạn dùng ghi chép siêu tốc và điều chỉnh nó sao cho phù hợp với kết quả mà bạn mong đợi.
Bạn có thể chia ra theo tháng, tuần, ngày chính xác theo cách bạn muốn dựa vào các mục tiêu của bạn.
Nếu bạn có những điều đặc biệt muốn giữ riêng một chỗ ví dụ như danh mục các mục tiêu hoặc những việc cần làm trước khi chết, bạn có thể chừa khoảng trống cho nó.
Nếu bạn muốn theo dõi một thói quen đặc biệt như bạn đã ngủ bao nhiêu giờ mỗi đêm hoặc khi nào thì bạn tập thể dục đều được.
Bạn có thể dành thật nhiều hoặc rất ít theo ý bạn trên bảng kế hoạch. Bạn có thể giữ nó đơn giản hoặc sáng tạo một tí và dùng bút màu, bút dạ quang hoặc giấy washi phù hợp theo phong cách của bạn.
Khi mới bắt đầu bạn có thể giữ nó thật đơn giản với sổ tay và bút bi hoặc bút chì.
Có nhiều thứ cần được làm rõ - số thứ tự, từ khóa, bảng ghi mục tiêu tương lai, bảng ghi tháng, bảng ghi tuần, bảng ghi ngày, sưu tầm vân vân, mà bạn sẽ điền vào trong các trang giấy của quyển sổ ghi chép siêu tốc của bạn.
Tuy nhiên, quan trọng là tạo được cái gì đó phù hợp với những cái mà bạn cho là quan trọng nhất với bạn.
Nếu bạn có nhiều ý tưởng trong đầu và bạn cần nơi nào đó để viết nó ra trên giấy thì mục "ý tưởng" hoặc chừa một trang giấy kế bên bảng ghi ngày.
7. Xem lại mỗi quý
Khi tôi hướng dẫn cho vài khách hàng cá nhân, tôi luôn luôn viết ra mục tiêu cho 90 ngày và xem xét lại những điều đã làm được.
Một trong những điều quan trọng là giữ lại các mục tiêu nhưng cách thực hiện các mục tiêu có thể thay đổi.
Giống vậy đối với ghi chép siêu tốc. Ngồi xuống mỗi quý và xem xét lại mọi thứ - điều gì bạn thích làm và điều gì chưa được tốt lắm.
Suy nghĩ làm thế nào bạn có thể gia tăng những cái tốt và loại bỏ những cái xấu để giữ đà và niềm đam mê ghi chép siêu tốc được lớn lên.
8. Viết trước các kế hoạch
Các kế hoạch được viết ra trước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong dài hạn và sẽ giảm sự làm việc quá sức, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu.
Viết ra trước các kế hoạch hàng tuần hoặc hàng ngày (Cá nhân tôi làm việc này hàng tuần vào tối chủ nhật). Bạn sẽ có bức tranh rõ ràng về những công việc trong tuần tới nhưng vẫn có thể thêm vào những việc khác trong suốt cả tuần đó.
9. Bố trí
Có 2 cách bố trí chính mọi người thường dùng.
Bố trí bảng theo tháng, nó cho bạn cái nhìn bao quát của cả tháng sắp tới. Kiểu này giống như các cuốn lịch vẽ các khối là các ngày nằm cạnh nhau. Bạn có thể chọn vẽ nguệch ngoạc và tô màu cho những tháng này.
Bố trí bảng theo tuần, bạn bố trí các hoạt động trong tuần, thường được vẽ thành hai trang và hoàn thành như quyển nhật ký.
Bạn có thể thoải mái hơn với bố trí nằm ngang nhưng nó có thể vui hơn khi thử làm theo danh sách chiều dọc với mỗi ngày trong tháng.
Cái quan trọng là bạn ghi lại cái gì. Trình bày theo phong cách nào chỉ là thứ yếu.
10. Thử nhiều cái mới (Và ngưng sử dụng khi cái đó không hiệu quả)
Bạn có thể bắt đầu dùng kiểu phương truyền thống của Ryder Carroll hoặc theo phương pháp được dùng bởi vài người bạn của bạn ở giai đoạn đầu.
Điểm quan trọng là tìm ra phong cách của riêng bạn, tìm ra cái nào phù hợp với bạn. Nếu mọi thứ không hiệu quả, hãy dừng lại và thử một thứ khác.
Điều này có thể dẫn đến cách trộn lẫn phong cách của ghi chép truyền thống với tập hợp các sáng tạo mới.
Vài người thích thú ghi ra danh sách mỗi ngày trong tháng từ 1-31 phía bên cạnh của tờ giấy trong khi người khác thích cái khác.
Tìm ra cách tổ chức tốt nhất và hệ thống kế hoạch phù hợp với bạn.
11. Bắt đầu với một bộ sưu tập
Ghi chép siêu tốc, điểm chính của nó, là hệ thống hiệu quả nên bắt đầu viết kế hoạch tương lai và quản lý cuộc sống với các bảng ghi tháng, bảng ghi tuần, bảng theo dõi thói quen và các việc hàng ngày.
Nó cũng là một chỗ lưu giữ ý tưởng lớn của bạn, một chỗ cho sự khám phá bản thân, tự nhận thức và một ngôi nhà cho giấc mơ và mục tiêu của bạn.
Một bộ sưu tập thì đơn giản là gom góp các thứ quan trọng lại bằng cách sử dụng các tiêu đề đơn giản.
Đó có thể là danh sách các nơi cần đến trước khi chết, một bảng ghi biết ơn, danh sách các quyển sách cần đọc hoặc các chương trình trò chuyện cần nghe, các danh ngôn truyền cảm hứng, chế độ tập thể dục, mục tiêu và các ước mơ.
Hãy chọn một cái để bắt đầu. Tìm niềm vui khi làm việc với nó và tiếp tục.
12. Bảng theo dõi thói quen
Có một bảng theo dõi thói quen sẽ thúc đẩy bạn trung thực với chính bạn và có thể động viên bạn để đạt được mục tiêu xác định mà bạn muốn.
Nhiều ghi chép siêu tốc giúp cải thiện sức khỏe tinh thần và sức khỏe thể chất của họ.
Bạn có thể theo dõi bất kì điều gì bạn thấy là quan trọng ngay lúc này. Vì thế, trên một bảng, liệt kê ra tất cả các thói quen bạn muốn theo dõi bên cột bên trái.
Ở đây có thể là thói quen ngủ, tập thể dục, chạy bộ, viết blog, thiền, viết nhật ký, bất cứ thứ gì bạn muốn.
Ở trên đầu mỗi danh sách của các ngày trong tháng từ 1-31. Vào mỗi ngày, tương ứng từng thói quen, hãy tô màu xem bạn có hoàn thành thói quen đó không.
Ở cuối mỗi tháng bạn có thể thấy bạn đang theo dõi thói quen bạn muốn cải thiện. Nếu bạn lỡ mất vài lần thói quen ngủ đủ 8 tiếng mỗi đêm, hãy tìm ra giải pháp để cải thiện vào tháng tới.
13. Tạo thói quen mới
Để chắc chắn rằng sự hào hứng của việc bắt đầu ghi chép siêu tốc sẽ không bị phai dần sau vài tuần, bạn hãy cam kết sẽ thực hiện việc ghi chép vài lần trong một ngày.
Nếu các nhiệm vụ được bạn thêm vào không được đánh dấu là đã hoàn thành hoặc bộ sưu tập không được cập nhật thường xuyên, bạn sẽ nhanh chóng thấy chán.
Viết trước các kế hoạch trong tuần thật sự quan trọng khi mà nó giúp bạn hình dung trước mọi việc.
Nếu bạn hình thành được thói quen và thích thú với cập nhật ghi chép siêu tốc của bạn, bạn sẽ phát triển nhịp điệu riêng mà nó sẽ giúp bạn tổ chức thời gian hiệu quả hơn.
14. Đừng so sánh
Instagram và Pinterest đầy các bức ảnh tuyệt vời của ghi chép hàng ngày của người khác và điều thật sự quan trọng là bạn cần nhớ rằng ghi chép hàng ngày của bạn là độc nhất với bạn.
Bạn sẽ phát triển phong cách riêng trong suốt quá trình nên đừng so sánh bạn với người khác. Động lực có thể đi xuống và bạn có thể bắt đầu "bắt chước" phong cách của người khác.
Điều quan trọng để lấy lại sự tự tin là nhớ lại vì sao bạn muốn sử dụng phương pháp ghi chép siêu tốc. Nếu mục tiêu là để có thể lên kế hoạch hiệu quả hơn, tổ chức tốt hơn và năng suất hơn, thì tất cả những điều đó mới là quan trọng và có hiệu quả với bạn.
Nhìn vào bảng kế hoạch của người khác cộng với tính cách trì hoãn sẽ ngăn bạn bắt đầu việc ghi chép.
15. Đừng quá sức
Bắt đầu nhỏ và xây dựng từ từ. Sử dụng ghi chép siêu tốc của riêng bạn và tìm hiểu xem cái gì là hiệu quả đối với bạn.
Làm quá sức ở gian đoạn đầu tiên với thật nhiều các bộ sưu tập, theo dõi hàng ngày và bị vây trong các bảng tầm nhìn có thể khiến bạn hoàn toàn bỏ việc ghi chép siêu tốc.
16. Hãy dành chút thời gian (Và đừng trở thành người cầu toàn)
Nếu bạn không quen dùng bảng kế hoạch hoặc ghi chép hàng ngày, hãy cho bản thân một tháng để làm quen.
Đừng cảm thấy áp lực với khả năng nghệ thuật. Kĩ năng đó sẽ khá lên theo thời gian.
Nếu bạn lo lắng về việc mắc lỗi ở giai đoạn đầu, bạn có thể đơn giản là dùng viết chì hoặc viết xóa.
17. Hãy thêm những điều vui vẻ
Để duy trì động lực và cảm hứng, hãy sử dụng ghi chép siêu tốc trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Bao gồm những thứ như kỉ niệm, động lực, mục tiêu, tập thể dục, biết ơn và ước mơ sẽ cân bằng kế hoạch của ngày, tuần và tháng.
Một trong những điều tốt nhất của ghi chép siêu tốc là nó bao gồm toàn bộ cuộc sống của bạn và cho bạn biết những sự kiện quan trọng và những điều đạt được khi bạn xem lại.
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com