Dự án đường hầm “Big Dig” thành phố Boston – một con đường giao thông chính và cũng là đường hầm thông qua thành phố - là một trong những dự án tốn kém nhất thế giới. Công trình hoàn thành không được như mong đợi. Nó chậm tiến độ hơn dự kiến 8 năm, và chi phí cũng vượt khỏi tầm kiểm soát. Ban đầu theo lý thuyết là 2.6 tỷ đô la Mĩ và trở thành con số 24 tỷ đô la Mĩ đã được tính lãi trên nợ. Bê tông bị kém chất lượng. Trần đường hầm bị sập và giết chết một người hành khách xe hơi. Toàn bộ quá trình là một mớ hỗn độn.

Nhưng làm thế nào điều này lại xảy ra? Làm cách nào mà hàng loạt những người có năng lực và quan chức thành phố lại quyết định bỏ thời gian và ngân sách vào một dự án lớn như vậy? Và chúng ta học được gì từ điều đó?

Chúng ta là những nhà ước lượng tệ hại

Chúng ta thường muốn giả định những dự án và các sáng kiến sẽ được thực hiện theo một kịch bản tốt nhất, tức là không có sự trì hoãn, không bị gián đoạn, … Mọi chuyện thường không đúng như chúng ta mong đợi. Những ưu tiên khác nảy sinh. Rồi sự phân tâm xảy ra.

Bạn nên cảm thấy lạc quan với các dự án mà bạn thực thi, vâng điều đó không sai. Nhưng bạn cũng cần chuẩn bị cho những điều tệ hại nhất – và bởi vì hầu hết chúng ta không phải là những nhà tiên tri tài giỏi, chúng ta chắc chắn cần những kế hoạch đó. Hãy nghĩ đến một ví dụ quen thuộc đơn giản: siêu thị. Thông thường bạn sẽ tự nói bản thân mình “chỉ cần 20-30 phút cho những thứ cần thiết." Và rồi cuối cùng bạn ở đó một giờ. Nhìn chung, chúng ta không giỏi trong việc ước lượng thời gian một cách chính xác.

Khi chúng tôi đang xem xét một tính năng mới trên trang web của Mẹo Sống, chúng tôi ban đầu nghĩ rằng chúng tôi sẽ hoàn thành nó trong hai tuần. Điều này nghe có vẻ không lâu lắm. Nhưng khái niệm “hai tuần” không giúp chúng tôi xác định thời gian chính xác cho từng phần của dự án.

Vì vậy chúng tôi tự hỏi bản thân mình rằng: Tôi còn có thể chia nhỏ chúng thành những phần nhỏ hơn nữa không?

Chúng tôi quyết định chia nhỏ công việc như sau:

• 1.5 giờ dành cho nghiên cứu
• 3 giờ cho việc thiết lập nền tảng công cụ
• 1 giờ cho việc kiểm tra
• 1 giờ để sửa đổi, bổ sung …

Khi chúng tôi phân nhỏ chúng, có vẻ như 2.5 tuần là thời gian ước tính hợp lý hơn ban đầu.

Nếu bạn chia một dự án lớn thành nhiều giai đoạn nhỏ hơn, việc ước lượng trở nên dễ dàng hơn. Bạn nghĩ sao nếu một kế hoạch tốn 15 tuần với 15 kế hoạch nhưng 1 tuần 1 kế hoạch? Liệu điều này sẽ làm cho kế hoạch của bạn thành công hơn không?

Hãy đẩy mạnh việc phân bổ nó

Hãy chia những khối lớn thành những nhiệm vụ nhỏ và có thể quản lý được, sau đó thực hiện từng bước một. Hãy lặp lại câu hỏi: Tôi còn có thể chia nhỏ nó nữa không?

Bất cứ khi nào bạn phân nhỏ một điều gì đó, hãy nghĩ rằng bạn có thể làm hơn thế nữa – một dự án 15 tuần có thể được giảm xuống một phần 20 giờ, nhưng một phần 20 giờ cũng có thể được chia thành một chuỗi những phần 2 giờ.

Mục tiêu ở đây là làm cho mọi thứ dễ dàng hơn với bạn – và có được khả năng ước tính thời gian thực tế và chính xác hơn.

Một số dự án, giống như “Big Dig”, là một công trình khổng lồ. Đó là sự thật. Nhưng ngay cả “Big Dig” cũng có thể được chia thành nhiều phần nhỏ hơn có thể quản lý được, đồng thời không mất nhiều thời gian và chí phí vượt quá mong đợi.

Trong cuộc sống cá nhân, bạn có thể thực hiện những chiến lược một cách rạch ròi. Hãy biến các dự án vĩ đại thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và có thể quản lý được. Thực hiện từng bước một. Cuối cùng, toàn bộ dự án vĩ đại của bạn sẽ được hoàn thành!

Tác giả ảnh bìa: pixabay thông qua trang pixabay.com

Tài liệu tham khảo