Cố gắng làm việc hiệu quả trong khi phải lo lắng về những thứ khác cần sự chú ý có thể khiến bạn căng thẳng. Mặc dù bạn không thể cùng một lúc làm hai vị trí và bạn đã và đang nỗ lực hết sức có thể, nhưng nỗi sợ không hoàn thành xong mọi việc có thể khá là mệt mỏi.

Mỗi khi bạn chuyển sự tập trung của mình từ nhiệm vụ hiện tại sang một nhiệm vụ khác mà bạn đang thấy áp lực phải hoàn thành, bạn sẽ tự làm mình bị gián đoạn. Gián đoạn khiến cho nhân viên mất 3-5 giờ năng suất mỗi ngày. ​​​​​​^[1]

Bạn đánh mất sự kết nối của mình với nhiệm vụ hiện tại khi quá lo lắng về những việc tiếp theo phải hoàn thành

Hãy tưởng tượng rằng bạn đang làm giữa chừng một việc và bạn tự nhủ rằng: “Tôi phải hoàn thành dự án đó vào chiều hôm nay.” Lúc đó, bạn đã đánh mất sự kết nối với việc hiện tại và bây giờ sự chú ý của bạn đang tập trung vào việc mà bạn phải làm sau đó.

Lo sợ thất bại và mong muốn đạt được mọi kỳ vọng, đồng nghĩa với việc bạn chạy qua tất cả những gì bạn cần làm để thúc đẩy dự án được hoàn thành vào chiều hôm nay. Một số lúc, bạn nhớ ra mình phải hoàn thành nhiệm vụ trước mặt, nhưng đến bây giờ, bạn chẳng còn dấu ấn về những gì bạn đang làm trước đó. Bạn phải tập trung lại bản thân, điều này cực kỳ tốn thời gian và mệt mỏi.

Nếu bạn luôn lo lắng về những việc mình chưa làm xong và nên làm sau đó trong ngày thì điều này có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Mặc dù bộ não của bạn đang theo đuổi mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn, dù chúng đều quan trọng như nhau, nhưng bạn sẽ không bao giờ có thể tập trung vào những gì đặt trước mặt.

​​​​​​​Cố gắng giữ mọi thứ trong đầu ngay lập tức lấy mất năng lượng tinh thần mà bạn cần có để hoàn thành công việc của mình tốt nhất.

Bạn cần có một phương pháp nghiêm túc để kiểm soát một ngày làm việc của mình

Năm 2001, David Allen đã viết cuốn Hoàn Thành Mọi Việc (Get Things Done) - một cái khung năng suất giúp mọi người tập trung vào công việc của họ hơn. Nếu bạn thực hiện theo cuốn Hoàn Thành Mọi Việc, bạn sẽ mất ít thời gian suy nghĩ về những gì mình cần phải làm và bạn có thể làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ của mình.

Nếu mọi việc đều có vẻ quan trọng trong tâm trí của bạn thì không có việc gì nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận. Phương pháp của Allen giúp bạn dành ưu tiên và tìm sự cân bằng trong một ngày làm việc để bạn tập trung chú ý đến những nỗ lực hiện tại và tương lai một cách phù hợp.

Phương pháp này hoạt động hiệu quả vì nó yêu cầu bạn bỏ qua bất cứ việc gì mà bạn không cần phải giải quyết ngay lập tức. Bạn có thể gạt bất cứ việc gì không cần phải làm ngay bây giờ ra khỏi đầu mình thay vì tự làm mình gián đoạn với những việc không được ưu tiên cao.

Bằng cách nào mà hệ thống này lại khiến bạn dễ dàng duy trì sự tập trung của mình

Hoàn Thành Mọi Việc không nói cho bạn biết những gì bạn nghĩ là quan trọng. Thay vào đó, nó hướng dẫn bạn cách xác định những việc quan trọng nhất trong danh sách việc cần làm của mình, sau đó sắp xếp và ưu tiên chúng.

Nắm bắt mọi thứ

Nếu bạn liên tục tự nói với bản thân mình rằng "Tôi cần phải nhớ làm việc X" thì có thể bạn không có một hệ thống nắm bắt những việc cần phải làm hiệu quả. Bởi khi bạn có một hệ thống nắm bắt hiệu quả, bạn sẽ thấy bớt căng thẳng hơn khi không phải quá chú ý tới những việc nhỏ nhặt khác.

Allen khẳng định rằng việc nắm bắt liên quan đến việc tìm hiểu xem hạng mục đó có thể hoạt động được hay không. Nếu không thì không đáng suy nghĩ tới nó chút nào, hoặc có thể giao cho người khác hoặc để nó lại sau này sẽ xem xét. Nếu bạn có thể thực hiện nhiệm vụ thì hoặc là bạn có thể hoàn thành nó ngay lập tức hoặc là giao nó cho người khác hoặc trì hoãn làm nó tới lúc khác.

Chia dự án của bạn thành nhiều hạng mục có thể thực hiện được

Khi các mục tiêu của bạn quá rộng, chúng có thể khiến bạn cảm thấy bị choáng ngợp. Chia mọi thứ thành các hạng mục có thể thực hiện được và xác định cách thức hành động sẽ mang lại cho bạn cảm giác kiểm soát và một tầm nhìn rõ ràng về kết quả.

Allen khuyên rằng nếu một nhiệm vụ bạn có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn nữa thì bạn cần phải làm ngay để không làm trí nhớ của mình bị tắc nghẽn. Nếu nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn thì bạn hãy suy nghĩ xem mình có đủ điều kiện nhất để hoàn thành công việc hay không. Nếu không, bạn có thể giao lại công việc này cho người khác và bỏ nó ra khỏi bàn làm việc của mình. Đối với những công việc mà bạn phải tự làm, bạn cần xác định khi nào bạn có thể hoàn thành công việc.

Sắp xếp và ưu tiên công việc của bạn

Sau khi đã xác định những dự án nào cần bạn chú ý, bạn có thể ưu tiên chúng để chúng có một vị trí được chỉ định trên lịch làm việc của mình. Allen phân loại các hạng mục công việc có thể thực hiện được là những hạng mục nhạy cảm theo ngày hoặc giờ và những hạng mục cần phải hoàn thành càng sớm càng tốt.

Bằng cách thiết lập mức độ ưu tiên và lịch trình hoàn thành các nhiệm vụ này, bạn sẽ luôn biết được nơi sẽ tiêu tốn năng lượng của mình.

Thiết lập kì hạn rõ ràng

Kì hạn là những động lực tuyệt vời. Nếu dự án của bạn không có kì hạn thì hãy tự chỉ định kì hạn và ngày tới hạn cuối cùng. Viết chúng lên lịch làm việc để thường xuyên nhắc nhở bạn những việc cần phải làm mà không phải nhớ lại chúng trong lúc đang làm bất cứ việc gì.

4 Ích Lợi của việc ứng dụng phương pháp Hoàn Thành Mọi Việc

1. Bởi vì không ai có thể TỪNG làm việc đa nhiệm. Nên bạn chỉ cần tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đóng góp giá trị lớn nhất

Chỉ cần tập trung vào nhiệm vụ trong tay, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn. Nghiên cứu đã chứng minh rằng con người không giỏi khi làm nhiều việc cùng một lúc.^[2] Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khiến bạn dễ phạm lỗi. Bằng cách cam kết hoàn thành một việc tại một thời điểm, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn tám lần so với việc bạn cố gắng làm hai việc cùng một lúc.

2. Bạn sẽ trở thành cá nhân có triển vọng chưa TỪNG CÓ bởi vì chưa bao giờ bạn lỡ bất kì kì hạn nào từ giờ trở đi

Khi bạn đã xác định được các hạng mục hành động và lên kế hoạch khi nào sẽ thực hiện chúng, bạn không phải lãng phí năng lượng lo lắng xem mình có hoàn thành xong công việc của mình hay không. Nếu bạn thiết lập các lời nhắc nhở và các bước có thể thực hiện nhỏ hơn thì dự án sẽ được hoàn thành kịp thời với sự rối rắm tối thiểu.

3. Bạn có thể duy trì sự tập trung vào nhiệm vụ hiện tại mà không phải lo lắng tới những việc tiếp theo sẽ phải hoàn thành

Khi bạn tự tạo ra cho mình một đống công việc cần nhớ, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để cân nhắc ưu tiên trong tâm trí. Đó chính là sức mạnh tinh thần quý giá mà bạn có thể sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ hiện tại trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Bạn có thể ngừng sự cân nhắc và tập trung toàn bộ sự chú ý vào dự án trước mặt.

Không chú ý kỹ sẽ khiến bạn bỏ lỡ những ý tưởng và thông tin quan trọng. Những thông tin này có thể là sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Bạn sẽ có rất ít khả năng bỏ qua thông tin quan trọng khi đang làm một việc tại một thời điểm.

Bằng cách áp dụng theo khuôn khổ của cuốn Hoàn Thành Mọi Việc và sắp xếp các ý tưởng và nhiệm vụ của bạn, bạn sẽ giải phóng được rất nhiều năng lực não bộ. Có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm mang lại cho bạn sự rõ ràng và hiệu quả về mặt tinh thần để thực hiện công việc có chất lượng tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.

4. Khi bạn giải phóng tâm trí của mình bằng cách viết mọi thứ ra giấy, bạn sẽ không bị áp lực cho nhiệm vụ có tính sáng tạo hơn

Khi tâm trí bạn không nhảy qua nhảy lại từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn sẽ nhận thấy rằng mức độ căng thẳng của bạn giảm xuống. Trên hết, sự gián đoạn gây ra căng thẳng cũng là thứ khiến cho sự sáng tạo bị suy giảm.^[3]

Bạn không thể suy nghĩ sâu sắc khi đang ở chế độ chiến hay chạy. Bạn sẽ làm việc tốt hơn khi có một hệ thống có sự ưu tiên và sắp xếp.

Hãy Bắt Đầu Áp Dụng Phương Pháp Hoàn Thành Mọi Việc ngay từ ngày hôm nay

Bạn không muốn quay lại việc nhảy từ dự án này sang dự án khác sau khi đã trải qua những điều mà bạn gặp phải khi không phân bổ sự chú ý của mình cho mọi dự án phù hợp với thời gian. Hãy đọc phương pháp Hoàn Thành Mọi Việc của David Allen để khởi động tăng năng suất và giảm căng thẳng.

Tài liệu tham khảo