Theo dõi mọi thứ bạn cần nhớ và mọi thứ bạn cần làm có thể là quá sức. Có bao giờ có vẻ như tâm trí của bạn bị quá tải hoàn toàn không? Luôn luôn có thứ gì đó cần sự chú ý của bạn.

Giữ tất cả những mẩu thông tin đó trong đầu là điều không thể tin được, và nó khiến bạn không thể thư giãn. Mô tả bên ngoài nhiệm vụ của bạn bằng cách viết chúng ra là một cách đơn giản để giải phóng không gian thần kinh của bạn và có tổ chức.

Nếu bạn đang cảm thấy choáng ngợp, thì phương pháp “thùng rác cho bộ não” (brain dump) là cách hoàn hảo để giảm bớt căng thẳng, tập trung và có động lực.

Ngoại hiện không có gì sai

Một số người phủ nhận giá trị của ngoại hiện hoặc cảm thấy rằng đó là một dấu hiệu của sự yếu đuối. Họ có thể cảm thấy rằng việc cần phải viết ra những điều đó có nghĩa là bạn không có một trí nhớ tốt hoặc khả năng tinh thần để theo kịp. Điều này không thể là sự thật.

Chúng tôi bắt đầu bằng ác cảm với việc viết ra những điều trung thực. Socrates cảm thấy rằng văn bản đã phá hủy trí nhớ của chúng ta và làm suy yếu tâm trí của chúng ta. Ông thậm chí còn lập luận rằng việc viết ra là vô nhân đạo.

Đôi khi việc lấy bút và sổ có vẻ như là một bước chúng ta có thể bỏ qua. Ví dụ, bạn có thể đi siêu thị mà không cần lập danh sách hàng, hoặc đóng gói vali mà không có danh sách đóng gói. Chỉ vì bạn có thể làm, không có nghĩa là bạn nên làm.

Nếu không có danh sách, thì cuối cùng bạn sẽ vượt quá ngân sách tại cửa hàng tạp hóa hoặc bạn sẽ quên mua thứ gì đó. Nếu không lập danh sách đóng gói, thì khả năng bạn quên một mặt hàng thiết yếu như bộ sạc điện thoại hoặc bộ chuyển đổi du lịch sẽ tăng lên đáng kể.

Bộ não của bạn không có ý định tung hứng nhiều thứ cùng một lúc

Bộ não của chúng ta rất mạnh mẽ, nhưng nghiên cứu cho thấy chúng ta không thực hiện đa nhiệm tốt.^[1] Khi bạn đa nhiệm, não của bạn sẽ phân chia sự chú ý của bạn. Bạn có thể nghĩ rằng bạn đang thực hiện hai nhiệm vụ cùng một lúc một cách hiệu quả, nhưng tâm trí của bạn chỉ đảo qua lại giữa chúng.

Bạn chỉ có thể bám lấy một vài ý tưởng tại một thời điểm và bạn chỉ có thể thực sự tập trung vào một nhiệm vụ. Bộ não của bạn cũng không thể ưu tiên tốt. Email, danh sách việc cần làm, điều bạn phải nhớ, một món đồ bạn đang chờ và nhiệm vụ bạn đang cố gắng hoàn thành đang cạnh tranh để bạn chú ý.

Bộ não của chúng ta được tạo ra để giải quyết vấn đề và tạo kết nối. Chúng không giỏi trong việc nắm giữ các thông tin mà chúng ta có thể dễ dàng ngoại hiện.

Dưới đây là những cách mà bạn có thể (và nên) ngoại hiện

1. Lập danh sách việc cần làm. Khi bạn viết ra những gì bạn cần làm, ý nghĩ về những nhiệm vụ đó sẽ không làm tắc nghẽn bộ nhớ ngắn hạn của bạn.
2. Sử dụng lịch. Thêm các cuộc hẹn và cuộc họp vào lịch của bạn giúp bạn không phải lo lắng về chúng. Những thứ đó chỉ đi vào không gian tinh thần của bạn khi bạn cần tập trung vào chúng, điều này khiến bạn không phải lúc nào cũng lo lắng về việc liệu bạn có quên thứ gì đó không.
3. Lập danh sách mua sắm. Không có gì bực bội hơn việc trở về nhà từ cửa hàng chỉ để nhận ra rằng bạn đã quên những gì bạn cần mua ngay từ đầu. Một danh sách mua sắm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nó sẽ giúp bạn tuân thủ ngân sách.

Hãy tưởng tượng những gì bạn có thể làm với nhiều băng thông tinh thần hơn

Giải phóng không gian tinh thần bị chiếm dụng bởi những thứ tầm thường mang đến cho bộ não của bạn cơ hội để thực hiện những gì nó được tạo ra: lên ý tưởng mới và tạo kết nối.

Tâm trí của bạn có một khả năng đổi mới đáng kinh ngạc, nhưng đó không phải là nơi để lưu trữ mọi thứ bạn cần phải hoàn thành. Nó không được tạo ra để chứa danh sách việc cần làm và lịch hẹn của bạn. Bạn càng có thể thoát khỏi những thứ đang chiếm không gian tinh thần của bạn, bạn càng suy nghĩ thấu đáo hơn.

Vào cuối những năm 1920, Hiệu ứng Zeigarnik đã được phát hiện. Khái niệm tâm lý này giải thích rằng bộ não của chúng ta nắm giữ các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn dễ dàng hơn so với việc chúng giữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.^[2] Những điều bạn chưa hoàn thành chiếm nhiều băng thông hơn những điều bạn đã làm.

Đưa lý thuyết vào thực tế

Khi tôi trút hết tâm trí của mình với tất cả những thứ đè nặng lên nó, tôi nhận ra Hiệu ứng Zeigarnik ảnh hưởng đến cuộc sống của tôi như thế nào. Sau khi tôi làm sạch tâm trí của mình bằng cách ngoại hiện mọi thứ mà tôi có thể, tôi đã có tinh thần minh mẫn hơn rất nhiều, và tôi đã thoải mái hơn tôi của một thời gian dài trước đó.

Tôi cũng học được rằng điều quan trọng là phải nắm bắt các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện để duy trì sự rõ ràng. Đưa các cam kết chưa được giải quyết ra khỏi suy nghĩ và vào danh sách nhiệm vụ là điều tuyệt vời, nhưng những điều mới liên tục xuất hiện. Tôi đã phát triển một hệ thống để giữ cho những nhiệm vụ thấp kém đó khỏi chiếm bộ não.

Tìm một hệ thống để ngoại hiện phù hợp với bạn

Một số trong những người năng suất nhất mà tôi biết dựa vào bút và giấy cũ kỹ để giữ đúng cam kết. Đây là một hệ thống tuyệt vời, nhưng nó không phải là cách duy nhất tiếp cận với ngoại hiện.

Tôi đã ổn định trong một hệ thống tích hợp hoàn hảo với cuộc sống của tôi. Bạn phải tìm một cái gì đó dường như hoàn toàn tự nhiên với bạn. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn thấy, quản lý và ưu tiên hơn mọi thứ cần sự chú ý của bạn. Lựa chọn hệ thống phù hợp làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng.

Danh sách “Chờ” là một công cụ mạnh mẽ để thêm vào kho năng suất của bạn​​​​​​​^[3] Nó thêm vào một chiều sâu mới cho danh sách những việc cần làm của bạn. Thay vì chỉ theo dõi những điều bạn cần hoàn thành, thì bạn cũng có thể ghi chú những điều bạn đang chờ đợi để hoàn thành.

Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện, nhưng bạn cần một tài liệu yêu cầu chính thức được ký bởi cấp trên để đặt hàng cung cấp. Danh sách “Chờ” của bạn sẽ bao gồm một cái gì đó như là “Nhận yêu cầu chính thức đã ký từ ông chủ”.

Có một danh sách như vậy có thể giúp bạn hiểu những phần nào trong các dự án nằm trong tầm kiểm soát của bạn và những gì cần đầu vào của người khác. Theo dõi điều này có thể cho bạn biết ai sẽ theo dõi nếu bạn không có mọi thứ bạn cần.

Hệ thống này rất đơn giản để tích hợp. Tất nhiên, bạn có thể viết danh sách của mình bằng tay, nhưng bạn cũng có thể phát triển một hệ thống để xử lý email. Sau khi bạn gửi email cần phản hồi, hãy kéo những tin nhắn đó vào thư mục “Chờ”. Bạn sẽ có thể thấy những gì bạn cần theo dõi và nó sẽ giúp bạn lấy được những tin nhắn quan trọng mà cuối cùng có thể nằm trong hộp thư rác của bạn.

Giải phóng tâm trí của bạn

Chẳng có gì là cao quý khi cố gắng làm cho bộ não của bạn làm những việc mà nó không làm tốt. Phát triển một hệ thống để ngoại hiện những gì bạn cần làm. Bạn sẽ cảm thấy bớt căng thẳng hơn và bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều khi bạn thoải mái tập trung.

Tài liệu tham khảo