Hãy tưởng tượng bạn đang học bơi. Tất cả các bài học của bạn đều diễn ra bên trong bể bơi, nhưng bây giờ bạn đang nghỉ hè và muốn trải nghiệm những kỹ năng mới bằng cách bơi ở biển. Bạn có hai lựa chọn:
- Tìm kiếm một bãi biển không có lưới an toàn hay không có nhân viên cứu hộ.
- Tìm kiếm một bãi biển có lưới an toàn và có nhân viên cứu hộ.
Với tư cách là một người lần đầu bơi ở biển - bạn sẽ chọn phương án nào?
Chà, mặc dù bạn sở hữu những kỹ năng bơi cần thiết, nhưng rõ ràng, bạn sẽ không chọn phương án 1. Tại sao? Bởi vì bạn không cảm thấy an toàn khi lội xuống biển mà biết rằng ở đó không có lưới bảo vệ hoặc nhân viên cứu hộ để giúp bạn nếu bạn gặp rắc rối. Rõ ràng phương án 2 là lựa chọn hợp lý.
Nguyên tắc tương tự như trên cũng áp dụng trong làm việc nhóm. Bạn có kỹ năng của bạn - và các thành viên trong nhóm cũng thế. Nhưng những kỹ năng này sẽ chỉ được đưa lên hàng đầu nếu bạn và các thành viên trong nhóm cảm thấy an toàn để khám phá tiềm năng cá nhân của bạn trong môi trường nhóm.
Hãy cùng xem cách thức hoạt động của nó nào.
Tất cả chúng ta đều muốn "chơi" trong vùng an toàn
Gã khổng lồ công nghệ Google đã dành hai năm để nghiên cứu 180 nhóm và nhận thấy rằng một trong những đặc điểm quan trọng nhất của một nhóm hiệu quả là sự an toàn về tâm lý. An toàn tâm lý là niềm tin của các thành viên trong nhóm về một không gian đội nhóm sẵn sàng chấp nhận rủi ro cá nhân.[1]
Nghiên cứu chuyên sâu của Google, được đặt tên là Project Aristotle, được thiết kế để khám phá lý do tại sao một số nhóm thất bại trong khi số khác lại thành công. Trước khi nghiên cứu, các giám đốc của Google tin rằng các đội chiến thắng được tạo thành từ những người giỏi nhất và tài năng nhất. Tuy nhiên, kết quả nghiên cứu cho thấy một điều hoàn toàn khác.
Dưới đây là năm đặc điểm chính của các nhóm thành công (được xác định bởi nghiên cứu của Google):
- Độ tin cậy - các thành viên của một nhóm đáp ứng được kỳ vọng hoàn thành công việc đúng hạn.
- Cấu trúc và sự rõ ràng - các nhóm sản xuất có những mục tiêu được xác định rõ ràng và mỗi thành viên trong nhóm đều biết rõ vai trò của mình.
- Ý nghĩa - công việc nhóm có ý nghĩa cá nhân đối với mỗi thành viên.
- Tác động - các thành viên trong nhóm tin rằng công việc của họ có mục đích và tác động tích cực đến tổ chức, khách hàng, v.v.
- An toàn tâm lý - một không gian an toàn mà ngay cả thành viên nhóm hướng nội nhất cũng thoải mái bày tỏ ý kiến và ý tưởng của họ.
Trong số năm đặc điểm, thì đặc điểm thứ năm nổi bật nhất, vì các nhà nghiên cứu đã không dự đoán được đây là khía cạnh quan trọng của các đội thành công.
Dự án Aristotle cho thấy các đội có môi trường an toàn tâm lý sẽ có các nhân viên có khả năng bám trụ với công việc, khai thác sức mạnh của sự đa dạng và cuối cùng - họ đã thành công hơn![2]
Từ an toàn đến tự do
An toàn tâm lý giúp các thành viên trong nhóm tự do thất bại mà không chịu hậu quả, được tôn trọng và có quyền thắc mắc về những quan điểm khác nhau trong cùng một thời điểm. Sự an toàn về tâm lý cũng bắt nguồn từ việc các thành viên trong nhóm không cố gắng làm suy yếu lẫn nhau.
Tôi chắc chắn rằng bạn đã làm việc trong các nhóm nơi chỉ có một vài người ồn ào, chiếm ưu thế trong tất cả các cuộc nói chuyện - và đưa ra tất cả các quyết định. Kiểu bầu không khí đồng đội này trái ngược với bầu không khí được thúc đẩy bởi sự an toàn về tâm lý. Trong mô hình thứ hai, mọi người cảm thấy môi trường xung quanh đủ an toàn để tiếp tục đưa ra ý kiến, ý tưởng và mục tiêu mới.
Thay vì một vài người chịu trách nhiệm chỉ đạo, cả nhóm hãy tạo ra một không gian an toàn tâm lý để mỗi thành viên đều có thể đóng góp công sức đồng đều. Các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy thoải mái khi họ trung thực với nhau, vui vẻ bày tỏ ý tưởng và hoan nghênh những phản hồi - thay vì lo lắng rằng ý tưởng của mình sẽ bị vùi dập không thương tiếc.
Các đội đều có không gian an toàn tâm lý hoàn toàn khác so với những gì bạn đã trải qua trước đó. Mọi người đều cảm thấy họ có thể lên tiếng, và các thành viên đều thể hiện rằng họ rất để tâm đến cảm giác của nhau. Không có sự cạnh tranh giữa các thành viên trong nhóm, vì thành tích của nhóm là ưu tiên hàng đầu.
Trái ngược với an toàn tâm lý là nguy hiểm tâm lý. Và như tôi đã đề cập trước đó, nguy hiểm tâm lý có tác động tiêu cực đến hiệu quả làm việc của nhóm, cũng như làm các thành viên trong nhóm xuống tinh thần.
Hình ảnh minh hoạ trên đã cho chúng ta thấy rằng, nguy hiểm tâm lý tạo ra một chu kỳ tiêu cực - dẫn đến việc kìm kẹp các ý tưởng và ý kiến từ hầu hết các thành viên trong nhóm.
Ngược lại, an toàn tâm lý khuyến khích sự cởi mở và tự do ngôn luận. Đổi lại, những điều này hướng nhóm (và các thành viên của nhóm) đến việc học hỏi từ những thất bại, thích nghi với những thay đổi, trở thành những con người mới và đưa ra được những quyết định tốt hơn.
Ở giai đoạn này, bạn có thể tự hỏi, làm thế nào để một nhóm chuyển từ một môi trường nguy hiểm tâm lý sang an toàn tâm lý?
Không gian an toàn được tạo ra bắt đầu từ trưởng nhóm
Trưởng nhóm nên làm gương cho các thành viên bằng những cách sau đây:
- Không cắt ngang khi các thành viên trong nhóm đang thảo luận.
- Hãy chứng tỏ rằng bạn đang lắng nghe bằng cách thuật lại những gì mọi người nói.
- Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm nói lên ý tưởng của họ - dù những ý tưởng không khả thi.
- Hồi đáp bất cứ lúc nào nhưng không đưa ra những lời phán xét. (Vì phán xét không thúc đẩy mọi người lên tiếng.)
Để cho bạn một ví dụ về những đặc điểm này trong thực tế, hãy hình dung chính bạn trong kịch bản này...
Bạn là quản lý của một nhóm nhỏ gồm các nhân viên hỗ trợ về công nghệ thông tin. Cho đến bây giờ, phong cách quản lý của bạn là nói cho mọi người biết phải làm gì. (Trên cơ sở chỉ có bạn biết những gì tốt nhất cho đội!)
Cách tiếp cận từ trên xuống sẽ dẫn đến việc các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy không thoải mái về việc đề xuất ý tưởng. Họ lo lắng rằng bạn sẽ nói (trước những thành viên còn lại của đội) rằng ý tưởng của họ là phi lý, ngu ngốc hoặc thậm chí vô giá trị.
Tuy nhiên, bằng cách áp dụng phương pháp an toàn tâm lý, bạn sẽ không đưa ra ý kiến và đề xuất, mà thay vào đó, sẽ xem xét cách các ý tưởng có thể thực thi để thúc đẩy nhóm của bạn tiến đến thành công. Bạn có thể phải đặt thêm câu hỏi để có được bức tranh toàn cảnh về các ý tưởng mà các thành viên trong nhóm đưa ra. Nhưng, chắc chắn, trong nhiều trường hợp sẽ có những ý tưởng tuyệt vời có thể được thông qua. Và lịch sử đã cho thấy, trong nhiều trường hợp, những thành tựu lớn đến từ những ý tưởng dường như nhỏ nhặt và ngẫu nhiên.
Khi mọi người cảm thấy an toàn để lên tiếng, họ sẽ trở thành một đội chiến thắng
Khi các thành viên trong nhóm không thể tự do ngôn luận, sức mạnh của nhóm sẽ giảm đi đáng kể. Nhóm của bạn có thể hướng tới việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra chỉ khi tạo được một môi trường để những luồng ý tưởng và đề xuất được tự do phát triển .
Ví dụ, hãy xem xét trường hợp của một ban nhạc pop mới nổi. Hầu hết âm nhạc và lời bài hát của họ được viết bởi những trưởng nhóm tài năng và bản lĩnh. Tuy nhiên, người chơi đàn thường không quá nổi trội lại tạo ra một giai điệu cực kỳ bắt tai.
Nếu ban nhạc bị thống trị bởi người thủ lĩnh, người chơi đàn có thể miễn cưỡng đưa ý tưởng của mình cho ban nhạc. Nhưng nếu ban nhạc hoạt động theo khuôn khổ an toàn tâm lý, thì người chơi đàn sẽ vui vẻ mà chia sẻ giai điệu của mình với các thành viên trong ban nhạc. Và phần thú vị là đây. Giai điệu của người chơi đàn có thể được biến tấu thành một bài hát trọn vẹn nhờ những thành viên còn lại của ban nhạc - và nếu điều kỳ diệu xảy ra - đó có thể là bản hit số 1 đầu tiên của họ!
Các đội chiến thắng là các đội cởi mở, trong đó mỗi thành viên thích chơi phần của họ. Không có ý tưởng hoặc đề xuất nào vượt qua giới hạn. Và trong không gian an toàn mạnh mẽ này, các nhóm hoạt động hiệu quả và tiến bộ có thể vạch ra con đường độc nhất của họ để vươn lên đứng đầu.
Vì vậy, nếu nhóm của bạn hiện đang ở trong khu vực nguy hiểm, hãy đưa các mẹo trong bài viết này vào hoạt động - và bắt đầu biến nhóm của bạn thành một lực lượng tích cực, không thể ngăn cản.