Khởi đầu ngày mới với một quy trình hoạt động chặt chẽ - tức là bạn biết mình nên làm gì vào mỗi sáng thức dậy - là một trong những cách tốt nhất giúp bạn đạt được hiệu quả làm việc cao hơn và đồng thời cũng cải thiện sức khỏe của bạn.

Tôi thực sự cần phải thay đổi quy trình hoạt động mỗi sáng của mình. Tôi đã trải qua cái thời, mà các bạn có thể cũng giống như thế; đó là mỗi sáng thức dậy tôi lăn qua kiểm tra điện thoại, vì tôi muốn biết tôi có bỏ lỡ gì không lúc mình còn say giấc. Rất nhiều người trong chúng ta bắt đầu một ngày làm việc mới bằng việc kiểm tra thư điện tử hay mạng xã hội, nhưng thực tế thì đây không phải là lựa chọn tốt nhất.^[1]

Chọn việc để khởi đầu ngày mới không đúng có thể làm giảm hiệu suất làm việc của chúng ta. Chúng ta biết rằng, trong một ngày làm việc bình thường dài 8 tiếng, năng lượng làm việc của chúng ta qua các thời điểm trong ngày là không giống nhau.^[2] Ban sáng bạn cảm thấy hào hứng lắm, nhưng dần dần bạn sẽ cảm thấy muốn nghỉ ngơi khi ngày làm việc kéo dài. Như thế, bạn cần phải tận dụng khoảng thời gian lúc bạn còn sảng khoái để làm việc.

Hãy làm việc khi đầu óc bạn đang ở trạng thái minh mẫn nhất

Bài viết “Với quy trình hoạt động buổi sáng như thế này, bạn sẽ tiết kiệm được hơn 20 giờ làm việc trong tuần”  của Benjamin Hardy cho chúng ta một phương án tối ưu để tận dụng quỹ thời gian của chúng ta. Tiền đề cơ bản nhất của điều này đó là bạn luôn ở trạng thái minh mẫn và sung mãn nhất vào sáng sớm, vậy mà nhiều người vẫn chưa tận dụng hết khoảng thời gian này để làm việc.

Hãy nhớ, bạn làm bao nhiêu việc không có nhiều ý nghĩa, cái quan trọng là bạn đã làm những gì

Khi bắt đầu ngày mới, bạn hay có thói quen đánh dấu vào rất nhiều việc nhỏ không mấy quan trọng trong danh sách công việc của bạn. Vấn đề là khi đã làm xong cả núi việc lặt vặt đó thì bạn đã thấm mệt rồi; và nếu vậy thì bạn thường còn tâm trí và sức lực đâu để làm những việc lớn và quan trọng hơn trong danh sách đó của bạn nữa không?

Bạn cho rằng kiểm tra 100 bức thư điện tử là làm việc hiệu quả trong khi sự thật là chúng chỉ khiến bạn bận rộn. Hãy dành thời gian đó hoàn thành một việc quan trọng đã, những bức thư đó có thể để sau.

Ba giờ đầu tiên trong ngày là lúc bạn làm việc hiệu quả nhất, hãy lên kế hoạch làm việc vào lúc này thật cẩn thận

Khi chúng ta ngủ đủ giấc thì khoảng thời gian ba tiếng sau khi thức dậy là lúc đầu óc chúng ta mình mẫn nhất. Đây là lúc mà nếu bạn biết cách tận dụng, bạn sẽ cho ra kết quả công việc tốt hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Bạn đang tự đưa mình vào thế khó nếu bạn dành những việc quan trọng nhất để đến chiều mới làm. Lúc này thì tâm trí bạn đã mỏi mệt rồi, và bạn sẽ phải bỏ công sức nhiều hơn để đạt kết quả tương đương mà đáng lí ra bạn đã có thể dễ dàng có được nếu làm vào buổi sáng.

Trước khi bắt đầu làm việc, bạn nên xác định tất cả các việc cần làm và sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng trong thời gian biểu. Mô hình quản lí hoạt động Getting Things Done (GTS) của David Allen là một trong những lữa chọn tốt nhất giúp bạn xác định vị trí ưu tiên và sắp xếp các công việc.^[3]

Phương pháp của Allen rất đơn giản. Hãy ghi lại những việc cần bạn quan tâm đến, sau đó hãy quyết định việc nào đích thân bạn phải làm, việc nào có thể nhờ làm giúp và việc nào bạn không phải làm gì cả. Sau khi bạn xác định mình cần phải làm những gì, chia dự án lớn ra thành từng bước nhỏ, đặt dealine cho từng bước rồi tiến hành.

Tại Lifehack, chúng tôi rất thích dùng mô hình GTS này. Bạn có thể tìm hiểu thêm cách chúng tôi áp dụng mô hình này ra sao qua bài viết của Brian Lee^[4] và CM Smith.^[5]

Đừng xem nhẹ vai trò của việc nghỉ ngơi hồi phục, vì nó phần lớn quyết định năng suất làm việc của bạn trong ngày tiếp theo

Rất nhiều người trong chúng ta tin rằng một nhân viên giỏi tạo dấu ấn bằng việc làm việc không mệt mỏi và hiện diện thường xuyên. Thực tế thì ngược lại, nếu không biết cách dừng làm việc sẽ gây bất lợi cho sức khỏe, niềm vui và khả năng làm việc.

Hardy phát biểu rằng:

“Khi làm việc, bạn hãy tập trung toàn bộ cho công việc. Nhưng khi ngày làm việc kết thúc, bạn hãy tách rời hoàn toàn khỏi công việc và tập trung vào những thứ khác trong cuộc sống của bạn."

Khi làm việc, hãy chú tâm vào bất kì cái gì bạn đang làm. Khi về nhà, hạn chế kiểm tra thư điện tử hay trả lời cuộc gọi. Lúc này bạn cần nghỉ ngơi để bạn không kiệt quệ.

Đảm bảo thời gian nghỉ của mình thì sau khi nghỉ xong bạn trở lại làm việc, bạn sẽ xử lí các thách thức tốt hơn. Bạn không thấy chán việc, hay muốn trì hoãn lại, đồng thời cũng làm việc hiệu quả hơn.

Đã đến lúc bạn nên thay đổi lịch trình buổi sáng của mình 

Nếu bạn cũng phí khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình vào điện thoại như tôi từng làm, thì đã đến lúc bạn cần thay đổi điều đó. Tôi không biết rằng mình đã phí phạm thời gian như thế nào trước khi đọc được bài viết “Với quy trình hoạt động buổi sáng như thế này, bạn sẽ tiết kiệm được hơn 20 giờ làm việc trong tuần”.

Thay vì dành ba tiếng quý báu đó để lướt Facebook và làm sạch hộp thư đến, tôi bắt đầu ngày mới trong chính niệm. Tôi ăn sáng, dẫn chó đi dạo 20 phút (và trong lúc này suy tính thứ tự ưu tiên công việc của mình) và sau đó đi làm ngay.

Tôi nhận ra rằng bằng việc bỏ qua những việc cỏn con, để sau mới làm, tôi có thể tập trung làm việc từ ba đến năm giờ đồng hồ. Khi tôi dừng việc để đi nghỉ một chút, tôi hoàn toàn dứt khỏi công việc trong vài phút đó. Kể cả khi ngày làm việc của tôi chấm dứt vào lúc này, tôi đã có thể nói rằng tôi đã làm được nhiều thứ.

Tôi sẽ trở lại với hộp thư điện tử và mạng xã hội của mình chỉ khi nào tôi đã làm một dự án quan trọng trong ít nhất là ba giờ. Bởi vì những điều đó không cần tôi phải quá sáng tạo hay phải suy nghĩ thấu đáo, tôi có thể làm chúng trong trạng thái không phải là tốt nhất của mình mà không lo ảnh hưởng gì đến công việc.

Thay đổi lịch trình buổi sáng đã giúp tôi dễ dàng làm được nhiều việc hơn

Đặt lại quy trình hoạt động vài buổi sáng đã giúp tôi được nhiều hơn trong khoảng thời gian ngắn giữ được sự tập trung cao độ, hơn là những gì tôi có sau khi làm đủ tám tiếng. Bởi vì mỗi ngày khi về nhà, tôi luôn có cảm giác là mình đã làm được rất nhiều việc, tôi không áy náy gì cả khi dành thời gian để nghỉ ngơi. Tôi tập trung vào nghỉ ngơi và thư giãn cũng giống như tôi đã tập trung vào các ưu tiên của mình trong công việc vậy.

Áp dụng phương pháp của Hardy, tôi đã lấy lại được cân bằng trong thời gian biểu của mình. Tôi hài lòng hơn với những gì mình làm, cơ bản là tôi đã ở trong một trạng thái mà trước đó tôi chưa thể có được.

Triết lí làm việc được nêu ra trong bài viết của Benjamin Hardy "Với quy trình hoạt động buổi sáng như thế này, bạn sẽ tiết kiệm được hơn 20 giờ làm việc trong tuần” sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà vẫn hoàn thành công việc chu đáo vào cuối mỗi ngày.

Tài liệu tham khảo