Có một luật bất thành văn trong thế giới kinh doanh là: bạn càng làm việc giỏi thì càng phải nhận thêm nhiều trách nhiệm.

Những trách nhiệm này thường đến dưới dạng các nhiệm vụ được giao thêm cho bạn, những dự án bạn phải quản lý thêm, và thêm nhiều người (khách hàng, đồng nghiệp) bạn phải quan tâm đến.

Bạn nhận được thêm những trách nhiệm này vì những người ở vị trí quản lý cao hơn bạn cảm thấy bạn có những kiến thức, điều kiện và khả năng phù hợp để thực hiện công việc tốt hơn các nhân viên bình thường.

Bất kể những phẩm chất tốt và năng lực không thể chối cãi, bạn có thể thấy mình luôn trong tình trạng phải đặt ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên thời hạn mà chúng cần phải hoàn thành. Đó có thể là thời gian do ai đó yêu cầu, một phần của hạn chót, hoặc thời gian mà bạn thỏa thuận cùng đồng nghiệp.

Hãy đặt công việc của bạn sang một bên trong chốc lát và hình dung bạn có một cửa hàng kinh doanh bánh mì xúc xích riêng. Bạn bắt đầu công việc kinh doanh của mình vài năm về trước, đơn giản là bán bánh mì xúc xích trên một chiếc xe bán đồ ăn, đậu ở một góc phố nhộn nhịp.

Khi bánh mì xúc xích bắt đầu bán ra, bạn thấy mình càng ngày càng có thêm nhiều khách hàng.

Dần dà công việc phát đạt đến mức bạn phải thuê vài nhân viên phụ giúp mình.

Tuy nhiên vào thời điểm này, mục tiêu của bạn bắt đầu thay đổi từ việc làm và bán bánh mì xúc xích sang huấn luyện và kèm cặp các nhân viên mới. Thật không may, những nhân viên giúp việc mới thuê không giỏi bằng bạn trong việc làm bánh mì xúc xích (bất kể được huấn luyện).

Dẫu sao công việc kinh doanh của bạn vẫn ổn. Khi số người đến với xe bán bánh mì của bạn ngày một đông, nhiều người trong họ cũng hỏi về đồ uống, nên bạn quyết định rằng tự làm và bán món nước chanh của mình sẽ là một ý tưởng hay.

Bạn dành vài tuần điều chỉnh công thức món nước chanh của mình cho đến khi tìm ra hương vị bạn tin là hoàn hảo. Sau đó bạn bắt đầu làm nó, dành hàng giờ mỗi ngày cho công việc này.

Buồn thay, khi đưa món đồ uống này ra mắt khách hàng, bạn sửng sốt nhận ra rất ít người thích nó. Và vì các nhân viên mới không thể làm món bánh mì xúc xích ngon như bạn đã làm, ngày càng có ít khách hàng đến tiệm.

Nhìn lại, bạn có thể thấy rằng công việc kinh doanh thành công ban đầu của mình đã đi trệch hướng một cách tai hại. Bạn tạo ra loại bánh mì xúc xích không đủ tiêu chuẩn và món nước chanh không ai muốn uống. Trên hết, bạn đang mất rất nhiều thời gian chỉ để quản lý nhân viên.

Tình huống nói trên mô tả khá đúng những gì xảy ra trong hầu hết các doanh nghiệp và với những người làm việc trong đó.

Đảo ngược tình thế với chiến lược "Kim tự tháp Thời gian" ít người biết đến

Tôi đoán bạn chưa bao giờ nghe nói về Kim tự tháp Thời gian đúng không? Không mấy người biết đến nó. Tuy vậy, đó là một công cụ cực kỳ hữu hiệu để hình dung được ngay tức khắc những việc mà bạn nên dành thời gian thực hiện.

Hãy suy nghĩ một chút về công việc hiện tại của bạn, bạn có dành phần lớn thời gian để làm những nhiệm vụ có giá trị cao nhất không? Nhiều khả năng là không, vì phần lớn mọi người dành rất ít thời gian cho những việc có tầm ảnh hưởng lớn nhất. (Hãy nghĩ lại về tình huống kinh doanh bánh mì xúc xích ở trên).

Kim tự tháp sử dụng thời gian làm việc của hầu hết mọi người sẽ trông giống như thế này:

Như bạn có thể thấy trên hình, những công việc nằm ở đỉnh tam giác có giá trị cao nhất, hoặc có ảnh hưởng lớn nhất khi chúng được hoàn thành. Phần giữa kim tự tháp bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhưng vẫn có giá trị thấp hơn những công việc ở đỉnh. Cuối cùng đáy kim tự tháp chỉ dành cho những công việc có giá trị hoặc tầm ảnh hưởng thấp nhất.

Trong thực tế, hầu hết mọi người sử dụng phần lớn thời gian vào những nhiệm vụ có giá trị thấp nhất. Đó là những nhiệm vụ giống như việc làm món nước chanh trong câu chuyện bán bánh mì xúc xích ở trên, đó là những việc nên làm, nhưng không làm xoay chuyển tình huống theo hướng đúng đắn.

Bạn có phải đang tự hỏi làm cách nào sử dụng kim tháp thời gian một cách có lợi cho mình?

À, đó là một câu hỏi hay, và là câu hỏi thực ra có câu trả lời rất đơn giản. Bạn chỉ cần xoay ngược kim tự tháp hiện tại của mình, như thế này:

Những nhiệm vụ có giá trị cao nhất mà bạn đang dành ít thời gian nhất trở thành ưu tiên của bạn. Các nhiệm vụ ở giữa giữ nguyên, và các nhiệm vụ ít có giá trị nhất mà bạn hiện đang dành phần lớn thời gian cho chúng, được đặt xuống đáy kim tự tháp – về đúng vị trí của mình!

Cách sử dụng Kim tự tháp Thời gian

Khi bắt đầu sử dụng kim tự tháp thời gian đúng cách, bạn sẽ lập tức có thể nhận ra nhiệm vụ nào cần được bạn dành thời gian và sự quan tâm ngay lập tức, và nhiệm vụ nào không cần. Việc giảm thiểu thời gian dành cho những nhiệm vụ giá trị thấp, trong khi dành thời gian tối đa cho những nhiệm vụ quan trọng nhất là việc dễ dàng đến khó tin.

Bằng cách thực hiện sự thay đổi đơn giản nhưng mạnh mẽ này đối với cách làm việc của mình, bạn sẽ bắt đầu nhanh chóng gặt hái những phần thưởng đáng kể.

Lấy ví dụ, hãy hình dung bạn làm một người quản lý dự án. Trước khi biết về Kim tự tháp Thời gian, bạn thấy mình dành những khoảng thời gian tốt nhất cho công việc họp hành, trả lời email và giải quyết các công việc hành chính. Mặc dù tất cả những việc này là hữu ích và cần thiết, chúng lấy mất thời gian của bạn dành cho công việc quản lý dự án thực sự. Sau khi biết đến Kim tự tháp Thời gian, bạn lập tức nhận ra sai lầm trong cách làm của mình. Từ hôm đó trở đi, bạn tập trung nỗ lực vào các nhiệm vụ giúp dự án hoàn thành một cách nhanh nhất và suôn sẻ nhất có thể.

Bạn sẽ thực sự ngạc nhiên trước những kết quả cao hơn mình đạt được khi dành phần lớn thời gian giải quyết các nhiệm vụ chính. Bây giờ, hãy xem cách thực hiện như thế nào.

Dành thời gian tối đa cho những nhiệm vụ quan trọng

Hãy cân nhắc áp dụng những phương pháp như “khóa thời gian” (dành khoảng thời gian lớn cho nhiệm vụ quan trọng - để khách hàng và đồng nghiệp không làm phiền bạn), lên kế hoạch cho những việc quan trọng, đặt phòng họp cho riêng mình (để bạn có thể hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt).

Trở lại ví dụ bán bánh mì xúc xích, thời gian nên được dành cho việc nghĩ ra các ý tưởng để cải thiện và duy trì chất lượng bánh mỳ.

Giảm thiểu thời gian cho những việc có giá trị thấp

Hãy chọn hạn chế thời gian dành cho những nhiệm vụ này, và lên kế hoạch thời gian cụ thể để hoàn thành chúng. Bạn cũng nên ủy thác những nhiệm vụ không phải là thế mạnh của mình, hoặc sẽ đem lại giá trị cao hơn nếu người khác thực hiện.

Ví dụ, bạn sẽ rất dễ dàng bị cuốn vào đống email gửi vào hòm thư của mình hàng ngày không dứt. Phần lớn chúng không yêu cầu khẩn cấp, nên thay vì cố gắng trả lời chúng ngay lập tức, bạn nên bố trí một khoảng thời gian trong ngày để duyệt qua chúng. Bằng cách này, bạn sẽ không trở thành nạn nhân của những yếu tố gây xao lãng không bao giờ dứt.

Trong câu chuyện bán bánh mỳ xúc xích, rõ ràng người chủ nên ủy thác nhiệm vụ làm nước chanh cho một người thực sự giỏi việc đó, hoặc đơn giản là mua món nước chanh chất lượng cao pha sẵn.

Hoàn thành đúng việc

Tôi muốn tổng kết bài viết này bằng cách đưa cho bạn một ví dụ về Kim tự tháp Thời gian để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với tình huống công việc của bạn. Hãy nói về công việc kinh doanh bánh mì xúc xích một lần nữa.

Tôi giả sử người chủ làm việc trung bình chín giờ mỗi ngày. Từ đó tôi có cách phân bố thời gian như sau:

• Dành năm giờ mỗi ngày cho những việc quan trọng như cải tiến và duy trì chất lượng bánh mì xúc xích, đưa ra những ý tưởng để mở rộng doanh nghiệp thành công.
• Với những việc kém quan trọng hơn, tôi dành ba giờ mỗi ngày. Đó là thời gian đủ cho việc chế biến thức ăn, huấn luyện nhân viên, v.v...
• Sau cùng, tôi dành một giờ mỗi ngày cho những việc có mức độ ưu tiên thấp nhất. Thời gian này có thể dùng cho những công việc như gọi nguồn cung cấp các món ăn và đồ uống.

Tôi không thể nói hết tầm quan trọng của Kim tự tháp Thời gian, đó là một công cụ mạnh mẽ đến khó tin. Nó sẽ giúp bạn nhanh chóng đặt ưu tiên cho những nhiệm vụ thực sự có ý nghĩa với doanh nghiệp của bạn, và chỉ trong vài ngày, bạn sẽ bắt đầu được trải nghiệm những lợi ích tích cực và rõ ràng.

Nguồn ảnh bìa: Vecteezy từ vecteezy.com