Mỗi một người trong nhóm của tôi đều có một lượng công việc nhất định mà họ phải xử lý mỗi ngày. Hầu hết việc của họ là sáng tạo và giải quyết các vấn đề.
Mặc dù phải gánh vác nhiều công việc nhưng nhóm của chúng tôi luôn có thể sáng tạo và làm việc một cách kiên định để hướng đến các mục tiêu.
Làm sao chúng tôi quản lý được như vậy?
Tôi sắp tiết lộ cho bạn biết làm cách nào tôi đã giúp nhóm của mình hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn thông qua sức mạnh của việc xác lập thứ tự ưu tiên một cách đúng đắn. Vài phút đọc bài viết này có thể giúp bạn tiết kiệm hàng nghìn giờ trong dài hạn. Vậy, hãy bắt đầu với phương pháp của tôi trong việc xác lập thứ tự ưu tiên (prioritize):
Phương Pháp Chiếc Cân – một phương pháp nâng cao năng suất mà tôi tạo ra vài năm trước.
Làm sao xác lập thứ tự ưu tiên và làm việc nhanh hơn 10 lần với Phương Pháp Chiếc Cân
Một trong các biên tập viên mới của chúng tôi đã đến gặp tôi một ngày nọ và kể tôi tôi nghe cô ấy đã phải vật lộn với quá nhiều công việc và hạn chót như thế nào.
Vào cuối mỗi ngày, cô ấy cảm thấy dường như bản thân mình đã hoàn thành được rất nhiều thứ nhưng thường thì không thể có được những ý tưởng sáng tạo và không thể đăng bài thành công. Từ những gì cô ấy kể, rất dễ nhận thấy rằng cô ấy đang cảm thấy quá tải và ngày càng thất vọng trong việc thực hiện những mục tiêu của mình mặc dù phải làm thêm giờ hầu hết các ngày.
Sau khi nghe lời khuyên của tôi - tôi đã giới thiệu Phương pháp Chiếc cân cho cô ấy - Cô ấy ngay lập tức nâng cao được hiệu suất công việc một cách mạnh mẽ như sau:
- Cô ấy có thể tạo ra các ý tưởng sáng tạo nhiều gấp ba lần cho các bài viết trên blog
- Cô ấy có thể đăng tất cả các bài viết đúng hẹn
- Và cô ấy có thể hoàn tất mọi việc trong ngày đúng hạn (không làm ngoài giờ nữa!)
Bạn có tò mò về việc cô ấy đã làm như thế nào? Hãy đọc những chỉ dẫn sau từng bước một:
1. Dành 10 phút để lên kế hoạch
Khi cần giải quyết những vấn đề liên quan đến hiệu suất, việc lên kế hoạch trước khi hành động có tác dụng lớn. Mặc dù vậy, không nên chú tâm quá nhiều vào việc lên kế hoạch vì có thể khiến bạn "sa lầy" trong đó và không bao giờ vượt qua ranh giới đầu tiên.
Kiến nghị của tôi là hãy cho bạn một khoảng thời gian cụ thể để lên kế hoạch - nhưng ngắn thôi. Lý tưởng là 10 hoặc 15 phút. Bao nhiêu đó là đủ để bạn suy nghĩ về kế hoạch của mình.
Sử dụng khoảng thời gian này để:
- Nhìn một bức tranh tổng thể.
- Nghĩ về mục tiêu hiện tại và đích đến mà bạn cần/muốn đạt được.
- Đặt ra tất cả các công việc bạn cần phải làm.
2. Sắp xếp các công việc với mục tiêu của bạn
Đây là phần cốt lõi giúp cho Phương pháp Chiếc cân phát huy hiệu quả.
Nó hoạt động như sau:
Nhìn qua tất cả các công việc bạn đang làm, rồi xem xét mức độ quan trọng của từng công việc. Đặc biệt, hãy "cân" mức độ quan trọng của mỗi công việc thông qua "phí tổn" và "lợi ích" của nó.
Về "phí tổn", tôi muốn tính đến công sức bỏ ra cho mỗi công việc (bao gồm thời gian, tiền bạc và nhiều yếu tố khác). "Lợi ích" chính là mức độ đóng góp của công việc này vào mục tiêu của bạn.
Để đơn giản cho bạn, tôi sẽ liệt kê dưới đây bốn sự kết hợp giúp bạn xác định nhanh chóng và dễ dàng mức độ ưu tiên của mỗi công việc của bạn:
Phí tổn thấp + Lợi ích cao
Hãy làm những công việc này trước tiên bởi vì nó đơn giản và giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu của mình.
Duyệt một bức ảnh in lên các tờ thông tin bán hàng có vẻ rất phù hợp với nhóm này. Bạn có thể dễ dàng quyết định xem bạn thích hình ảnh/bày trí nào, quyết định của bạn để duyệt nó sẽ kích hoạt việc in các tờ rơi và theo đó là lợi ích bán hàng trong việc gửi tờ rơi đến những khách hàng tiềm năng.
Phí tổn cao + Lợi ích cao
Phân nhỏ công việc tiêu tốn nhiều năng lượng thành những việc nhỏ hơn. Nói cách khác, hãy chia công việc lớn thành công việc nhỏ tốn ít hơn một giờ để hoàn thành. Và sau đó là đánh giá lại những công việc nhỏ này rồi đặt chúng vào đúng thứ tự ưu tiên.
Hãy tưởng tượng nếu bạn được yêu cầu viết một bản kế hoạch ra mắt sản phẩm cho nhà cung cấp bột đạm (protein) không sữa mới. Thay vì cố gắng viết kế hoạch một lần - hãy viết nhiều phần khác nhau vào nhiều lần khác nhau (ví dụ: dành 30 phút viết giới thiệu, 01 giờ viết phần thân và 30 phút viết kết luận).
Phí tổn thấp + Lợi ích thấp
Nhóm này bạn cần phải để ưu tiên thấp nhất. Có thể dành ra 10-15 phút để xử lý chúng hoặc xử lý chúng xen kẽ những công việc có ích như một cách nghỉ ngơi.
Đây thực ra là những việc cần thiết (ví dụ: Công việc hằng ngày như kiểm tra e-mail) nhưng nó không đóng góp nhiều vào mục tiêu mong ước của bạn. Giữ nó ở dưới danh sách của bạn.
Phí tổn cao + Lợi ích thấp
Hãy xem xét lại nếu thực sự những công việc này là cần thiết. Hãy nghĩ làm cách nào để giảm bớt phí tổn cho nó nếu bạn quyết định rằng những công việc này cần phải được hoàn thành.
Ví dụ, có công cụ nào hoặc hệ thống nào giúp làm những việc này nhanh hơn không? Trong danh mục này, bạn sẽ tìm được những việc như kiểm tra và cập nhật thông tin danh bạ bán hàng trong bảng tính. Đây có thể là việc làm tốn thời gian nếu không muốn gặp lỗi. Hiện có nhiều ứng dụng có thể giúp làm những việc này một cách trôi trải.
Bây giờ, hãy trở lại với biên tập viên mà tôi đã nhắc ở trên, hãy xem qua danh sách công việc hằng ngày của cô ấy:
Sau khi nghe lời khuyên của tôi, cô ấy đã chia những công việc trong nhóm Phí tổn cao + Lợi ích cao thành những công việc nhỏ hơn. Danh sách công việc của cô ấy giờ trông như vầy (theo thứ tự ưu tiên):
Và đối với công việc về quảng bá bài viết đến các nền tảng khác nhau, sau khi xem lại lợi ích của nó, chúng tôi đã quyết định chỉ tập trung vào một nền tảng hiệu quả nhất - bằng cách đó đã giảm rõ rệt phí tổn về thời gian thực hiện.
3. GỢI Ý THÊM: Xử lý các công việc với hạn chót
Khi bạn đã đánh giá các công việc của bạn, bạn sẽ biết mỗi việc có tầm quan trọng thế nào. Điều này ngay lập tức sẽ cho bạn một bức tranh rõ nét về những công việc sẽ giúp bạn đạt được nhiều hơn (trong trường hợp thực hiện mục tiêu). Đôi khi, bạn sẽ không thể quyết định được thứ tự ưu tiên của các công việc bởi vì thời hạn của nó được đặt ra bởi một người khác ví dụ người quản lý hay cơ quan.
Trong những trường hợp này bạn phải làm gì?
Tôi đề nghị sau khi cân nhắc mức độ quan trọng và giá trị của các công việc của bạn, hãy điền thời hạn của mỗi công việc và điều chỉnh thứ tự ưu tiên tương ứng.
Ví dụ, hãy xem xét danh sách của người biên tập viên một lần nữa.
Vài bài viết mà cô ấy chỉnh sửa cần phải được đăng vào một ngày cụ thể. Phương pháp cân cho phép việc đó, và trong trường hợp này, danh sách sau khi chỉnh sửa của cô ấy như sau:
Hy vọng bây giờ bạn thấy được việc đánh giá tầm quan trọng của các công việc và cách sắp xếp chúng trong một danh sách với thứ tự ưu tiên dễ thế nào.
Phương pháp chiếc cân khác với mọi thứ mà bạn đã thử
Bằng cách sử dụng Phương pháp chiếc cân, bạn sẽ bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng đắn cho công việc, và điều quan trọng nhất - nâng cao năng suất của bạn lên gấp 10 lần!
Và không giống những phương pháp khác khi chúng không thực sự giải thích làm sao để quyết định độ quan trọng của một việc, phương pháp của tôi sẽ giúp bạn chia nhỏ các việc thành hai phần: Phí tổn và lợi ích. Phương pháp của tôi cũng sẽ giúp bạn thực hiện hành động tiếp theo dựa trên các nhóm phí tổn và lợi ích khác nhau.
Hãy bắt đầu ngay từ bây giờ bằng cách dành 10 phút để đánh giá những công việc hàng ngày của bạn và sự liên quan của chúng tới mục tiêu của bạn. Khi bạn có được thông tin này, tôi có thể đặt các công việc của bạn vào một danh sách sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách rất dễ dàng. Phần còn lại chỉ là bạn hãy bắt đầu ngày làm việc tiếp theo bằng cách làm theo danh sách đó.
Hãy tin tôi, khi bạn bắt đầu sử dụng Phương pháp chiếc cân - bạn sẽ không bao giờ muốn quay lại cách mà bạn làm việc ngày trước.
Nguồn ảnh bìa: Vector Stock từ vectorstock.com