Sự nghiệp của bạn ngày càng thăng tiến, thường thì bạn sẽ càng nhận được nhiều trách nhiệm. Đây có thể là các chương trình xúc tiến thương mại, quản lý nhóm hoặc đảm nhận nhiều dự án và nhiệm vụ hơn. Chúng là những thay đổi tích cực, vì thật tốt khi phát triển và có thêm nhiều cơ hội.

Tuy nhiên, theo thời gian, bạn có thể nhận ra rằng có giới hạn về số lượng trách nhiệm bạn có thể xử lý. Bạn ngày càng bận rộn hơn, nhưng bạn đã không còn đạt được những điều lớn lao. Bạn có thể tự đặt ra các mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, nhưng khi bạn nhìn lại vào cuối mỗi tháng về các nhiệm vụ và mục tiêu của mình, bạn sẽ thấy rằng sự tiến triển đó rất kém - hoặc thậm chí không tồn tại.

Bẫy năng suất

Trong hầu hết các trường hợp, khi sự nghiệp của bạn tiến triển và bạn có được nhiều trách nhiệm hơn, thì sẽ có nhiều điều cản trở khả năng bạn làm việc hiệu quả. Dưới đây là một vài điều trong đó:

• Nhiều người muốn liên lạc với bạn vì công việc, kiến ​​thức và chuyên môn tốt của bạn.
• Bạn nhận được vô số email, lời mời gặp gỡ và kết nối trên LinkedIn.
• Bạn quản lý một nhóm với các thành viên liên tục yêu cầu sự giúp đỡ hoặc phản hồi của bạn.

Trừ khi bạn là siêu nhân, bạn sẽ thấy rằng các nhiệm vụ của bạn bị ngập trong những điều trên. Và mặc dù công bằng mà nói rằng các nhiệm vụ trên là có giá trị, nhưng chúng không phải thứ ý nghĩa hay hiệu suất nhất cho bạn hoặc sự nghiệp của bạn.

Nói cách khác, bạn đã rơi vào một cái bẫy năng suất. Loại bẫy này được gọi là làm việc cạn.

Bằng cách liên tục giúp đỡ người khác và xử lý các liên lạc không quan trọng, bạn mất thời gian và sức lực để tập trung vào những thứ quan trọng. Bạn có thể giúp làm nhóm hoặc bộ phận của mình hoạt động trơn tru, nhưng bạn không thực sự có những sự thay đổi lớn sao cho có lợi cho bạn. Ví dụ: bạn không còn thời gian để tìm kiếm những cải tiến liên tục và không còn cảm hứng cho việc sáng tạo và đạt được mục tiêu lớn.

Có thể có ích cho bạn khi nghĩ về nó theo cách này: 80% công việc của bạn có thể được dành cho các nhiệm vụ có giá trị thấp, trong khi chỉ 20% dành cho các nhiệm vụ có giá trị cao. Bạn ngồi trong các cuộc họp nửa ngày và dành phần lớn thời gian còn lại để xử lý chi phí, trả lời thư điện tử, giúp đỡ đồng nghiệp, v.v.

Nếu bạn muốn đưa sự nghiệp của mình trở lại đúng hướng và bắt đầu đạt được những điều lớn lao trở lại, thì bạn sẽ cần phải quản lý thời gian cho công việc của mình. Hãy xem nó được thực hiện như thế nào.

Làm thế nào để sử dụng thời gian làm việc của bạn một cách thông minh

Nguyên tắc Pareto là một cách tốt để bắt đầu. Nó đề cập đến việc quan sát rằng thường 20% ​​những gì chúng ta làm tạo ra 80% kết quả của chúng ta. Và ngược lại, 80% những gì chúng ta thực hiện chỉ là 20% kết quả của chúng ta.^[1]

Về công việc cá nhân của bạn, có khả năng 80% nỗ lực của bạn tập trung vào công việc nông cạn - điều chỉ mang lại cho bạn kết quả tối thiểu. Tuy nhiên, 20% nỗ lực còn lại của bạn (mà bạn đưa vào công việc không nông cạn), là phần tạo ra kết quả thực sự quan trọng.

Những bước nào bạn nên làm để đảo ngược điều này? Có hai điều bạn có thể bắt đầu làm ngay bây giờ.

1. Tối thiểu hóa các hoạt động làm việc không thiết yếu

Khi tôi nói tối thiểu hóa, thì nó không có nghĩa là cắt bỏ. Hầu hết các nhiệm vụ đều có giá trị, nhưng bạn cần đảm bảo rằng bạn tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao như một sự ưu tiên.

Để đạt được điều này, bạn có thể muốn xem xét "khóa thời gian". Đây là việc bạn sắp xếp thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng của riêng mình - mà không bị gián đoạn. Hãy tưởng tượng khi bạn nói với nhóm của bạn: Tôi sẽ làm việc ở phòng riêng trong hai giờ tới để hoàn thành một công việc khẩn cấp. Nói như vậy là bạn đã tạo ra ranh giới, và cũng cho bản thân thời gian để hoàn tất bất cứ nhiệm vụ hay dự án quan trọng nào trong danh sách.^[2]

Một gợi ý khác cho bạn, là đặt giới hạn tối đa mỗi tuần (và thậm chí mỗi ngày) để trả lời các câu hỏi hoặc thông báo của mọi người. Điều này có thể ngăn người khác tiếp cận bạn quá dễ dàng. Chẳng hạn, nếu đồng nghiệp thường mong đợi phản hồi gần như ngay lập tức từ bạn khi họ gửi email cho bạn, hãy bắt đầu nới lỏng thời gian trả lời của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ chứng minh rằng bạn thực sự bận rộn và đồng nghiệp của bạn có thể bắt đầu tìm kiếm câu trả lời ở nơi khác - hoặc thậm chí đưa ra câu trả lời của riêng họ.

2. Ủy thác nhiệm vụ và trách nhiệm

Bạn có đang làm công việc mà những người báo cáo cho bạn có thể làm không? Đó là một vấn đề phổ biến mà nhiều nhà quản lý (đặc biệt là những người mới) gặp phải. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đạt được mục tiêu của mình, bạn phải học cách ủy thác một số nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình.

Để làm điều này, đầu tiên quyết định những gì bạn có thể ủy thác. Nếu đó không phải là điều mà chỉ bạn mới có thể làm, hãy cân nhắc việc ủy thác nó cho người khác. Bạn nên là người để ý đến bức tranh tổng thể - nhưng không lạc trong chi tiết.

Làm thế nào để ủy thác tốt nhất? Điều quan trọng nhất là xây dựng các hướng dẫn rõ ràng cho mọi người. Đừng cho phép bất kỳ sự mơ hồ nào trong hướng dẫn của bạn và đừng cho rằng người khác sẽ hiểu mọi thứ bạn yêu cầu họ làm.

Thông thường, ủy thác trách nhiệm thay vì chỉ giao các nhiệm vụ một lần sẽ có ý nghĩa hơn. Ví dụ: thay vì yêu cầu một người trong nhóm của bạn chuẩn bị các số liệu thống kê của tháng này cho bản trình bày, hãy khiến họ chịu trách nhiệm về tất cả các số liệu thống kê mà nhóm bạn cần. Bằng cách này, họ có khả năng trở thành chuyên gia tìm nguồn cung ứng và đối chiếu các số liệu thống kê, và sẽ vui vẻ với những trách nhiệm bổ sung được giao cho họ.

Tất nhiên, sẽ có lúc mọi người không đáp ứng mong đợi của bạn. Điều này có thể khiến bạn phải suy nghĩ: Tại sao họ không thể làm những việc tôi đã yêu cầu? hoặc Tại sao tôi không thể làm họ hiểu những gì tôi muốn? Hãy cẩn thận, khi bạn bắt đầu tự hỏi những câu hỏi này, mức độ căng thẳng tăng lên và bạn sẽ bắt đầu nghĩ về việc lấy lại một số nhiệm vụ mà bạn muốn giao phó.

Câu trả lời cho vấn đề nan giải trên, là thường xuyên xem xét hiệu suất của những người bạn đã ủy thác nhiệm vụ hoặc trách nhiệm. Điều này sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng họ hiểu những gì được yêu cầu ở họ và nếu cần, bạn sẽ có thể thêm hướng dẫn bổ sung cho họ.

Nó cũng sẽ hữu ích cho cả hai bên, nếu bạn tập trung nhiều hơn vào các kỹ năng tổng thể cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ, thay vì đi qua từng bước cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Nói cách khác, hãy học cách buông tay.^[3] Chẳng hạn, thay vì tìm từng từ thông qua cách viết email bán hàng, chỉ cần tập trung vào các yếu tố chính, chẳng hạn như tiêu đề mạnh mẽ, câu ngắn gọn và kêu gọi hành động mạnh mẽ.

Thu nhận những phần thưởng xứng đáng bằng cách dành thời gian cho bạn bè của bạn

Nếu sự nghiệp của bạn không đi đúng hướng, thì bạn sẽ cần dành thời gian để đánh giá lại các ưu tiên của mình, cách bạn quản lý khối lượng công việc của mình.

Hãy chắc chắn rằng các nhiệm vụ quan trọng là ưu tiên của bạn và để chúng chiếm khoảng 80% thời gian làm việc của bạn. Sử dụng 20% ​​thời gian còn lại của bạn để làm việc cho các nhiệm vụ không thiết yếu. Nếu điều này dẫn đến việc bạn không có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ không thiết yếu, thì đó là lúc nhớ đến sự ủy nhiệm.

Huấn luyện các thành viên có thẩm quyền trong nhóm của bạn để đảm nhận các nhiệm vụ và trách nhiệm mà bạn không có thời gian dành cho nó. Họ sẽ được hưởng lợi từ việc học những điều mới và bạn sẽ có lợi khi có thời gian tập trung vào những thứ quan trọng.

Chỉ có chừng ấy thời gian trong một ngày, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng nó một cách khôn ngoan. Hãy làm điều này, và bạn sẽ bắt đầu đạt được nhiều hơn bạn nghĩ.

Nguồn ảnh bìa: Pixabay từ pixabay.com

Tài liệu tham khảo