Là trưởng nhóm, có thể bạn đã gặp phải một hoặc các vấn đề sau:

• Các thành viên trong nhóm của bạn hiếm khi tham gia các buổi họp và dường như họ không có hứng thú hoặc thiếu năng lượng. Điều này có thể khiến cho việc tổ chức các buổi họp hoàn toàn trở nên vô dụng.

• Bạn có thể thấy rằng nhóm mình gặp khó khăn khi tìm ra bất kỳ ý tưởng hay giải pháp mới, thú vị hoặc thay thế nào. Có thể thực sự họ thiếu tư duy phản biện trong nhóm của bạn. Điều này có thể giết chết hiệu suất làm việc nhóm.

• Trong các buổi họp hay trong các buổi thảo luận, một số thành viên giữ im lặng hay nếu họ có nói thì chỉ ám chỉ một vấn đề ở đâu đó, nhưng không bao giờ chỉ rõ vấn đề đó là gì. Điều này đồng nghĩa với việc các vấn đề nghiêm trọng trong nhóm của bạn không được giải quyết, điều đó gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của nhóm.
• Nếu bạn muốn xem liệu nhóm mình có thống nhất với nhau điều gì đó, thì bạn thấy rằng một vài người chỉ đồng ý vì lợi ích của thỏa thuận mà thôi. Đây có thể là một vấn đề thực sự vì những người này có thể có những ý tưởng tuyệt vời.

Bất kỳ một trong những vấn đề nêu trên được chứng minh là vấn đề rất nghiêm trọng và nếu tồn tại nhiều hơn trong số này thì có thể là một thảm họa tiềm tàng.

Tuy nhiên, tất cả những vấn đề này không biến mất và nhiều vấn đề hơn thường phát sinh từ cùng một vấn đề và chỉ có thể giải quyết các vấn đề đã được nhận diện.

Vấn đề ở đây là, nhóm bị thiếu Cảm giác an toàn trong công việc.

Cảm giác an toàn trong công việc là gì?

Cảm giác an toàn trong công việc là niềm tin (thường được chia sẻ) rằng nhóm là một môi trường an toàn để chấp nhận rủi ro. Đó là nơi có được sự cởi mở khi chia sẻ ý tưởng và là nơi trao đổi mà không sợ bị chỉ trích hay chế giễu.

Nhiều năm trước, Google đã triển khai Dự Án Aristotle,^[1] một dự án xác định cách thiết lập nhóm hoạt động hiệu quả nhất có thể. Google đã mất nhiều năm nghiên cứu chi tiết 180 nhóm khác nhau. Nghiên cứu của họ chi tiết đến nỗi họ thậm chí còn theo dõi tần suất các thành viên trong nhóm ăn uống cùng nhau. Trong dự án này, Google đã học được rất nhiều cách các nhóm hoạt động hiệu quả. Một thứ mà họ cho là chìa khóa cho hầu hết các nhóm thành công là môi trường tạo nên cảm giác an toàn trong công việc.

Khi mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi đóng góp và lên tiếng, họ trở thành điểm nóng của các ý tưởng, các thành viên trong nhóm ít có khả năng rời đi, và cuối cùng, họ đã thành công hơn. Tất cả điều đó là bởi vì họ cảm thấy an toàn trong công việc.

Lợi ích của cảm giác an toàn trong công việc

Lợi ích chính của cảm giác an toàn trong công việc là nó thúc đẩy và khuyến khích sự hợp tác và tương tác trong nhóm.

Ban đầu thường khó có thể nói xem ý tưởng của bạn có hữu ích hay không. Ai đó có thể có ý tưởng tuyệt vời nhưng lại không dám lên tiếng vì sợ xấu hổ. Nếu nhóm của bạn làm việc trong môi trường mà mọi người đều cảm thấy thoải mái, tự do khi trao đổi, họ sẽ tự nhiên nghĩ ra được nhiều ý tưởng. Một số ý tưởng tất nhiên sẽ tốt hơn những cái khác (nhưng có thể cải tiến ngay cả những ý tưởng tệ trong một nhóm làm việc hiệu quả). Mười ý tưởng tệ hay tầm thường vẫn tốt hơn là không có ý tưởng nào cả.

Trong các nhóm có cảm giác an toàn trong công việc, mọi người sẽ không quá sợ việc mắc nhiều lỗi và ngay cả khi họ mắc lỗi, họ cũng sẽ có nhiều cơ hội học hỏi từ chúng, giúp tăng hiệu quả làm việc của họ trong tương lai.

Hãy cân nhắc việc động não (hay thậm chí cải thiện sự hài hước trong nhóm!), lý do nó rất phổ biến là bởi vì nó nuôi dưỡng môi trường cảm giác an toàn trong công việc. Hãy nghĩ về điều đó trong một buổi động não hiệu quả, nơi mà mọi thành viên trong nhóm đều phải đóng góp, chẳng mấy chốc bạn mà bạn sẽ có hàng tá ý tưởng và kế hoạch được thực hiện mà trước đó bạn chỉ có rất ít. Chắc chắn không phải tất cả các ý tưởng đó đều có thể thực hiện được, nhưng sự tồn tại tuyệt đối của chúng chứng tỏ rằng mỗi thành viên trong nhóm cảm thấy họ có thể đóng góp và là một phần của nhóm.

Tuy nhiên, nếu trước đây ai đó đưa ra một ý tưởng tệ thì bị bắn hạ và chỉ trích quá mức, điều đó có thể khiến họ ít lên tiếng sau này, ngay cả khi họ có ý tưởng có khả năng đột phá. Như vậy, rất khó để đi sai đường với một nhóm có cảm giác an toàn trong công việc.

Tất cả những gì cần thiết là khiến cho mọi người cảm thấy rằng họ có thể lên tiếng, thậm chí đưa ra chỉ trích nếu có. Mọi người sẽ tham gia vào một nhóm tích cực hơn nếu họ cảm thấy mình là một phần của nhóm và điều họ đang định hình và người biết được, có thể trong bài phê bình của họ là một ý tưởng giúp tăng cường hiệu quả lớn cho nhóm, và với nó, sẽ tạo thành công cho nhóm của bạn.

Nhưng bạn nên bắt đầu ở đâu?

Tất cả đều bắt đầu từ chính bản thân bạn.

Cảm giác an toàn trong công việc không phải là thứ có thể tự xuất hiện một cách hữu cơ từ hư không. Nếu môi trường nhóm không tạo ra cảm giác an toàn trong công việc thì trưởng nhóm phải nỗ lực hơn để biến nó thành một môi trường an toàn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo được con đường của mình:

• Làm gương cho người khác: Trở thành một mẫu hình cho những gì bạn nghĩ các thành viên lý tưởng trong nhóm nên làm, nếu không ai nói, hãy hỏi mọi người, tiếp tục khuyến khích mọi người tương tác với nhóm. Hãy chắc chắn làm những điều đó một cách thân thiện, nếu không mọi người chỉ có thể nói những gì họ nghĩ bạn muốn họ nói. Về cơ bản, hãy hỏi họ thật nhiều câu hỏi.

• Không được cắt ngang buổi trò chuyện. Nếu ai đó đang nói hay một vài người đang hào hứng trò chuyện, hãy để chúng diễn ra một cách tự nhiên. Cắt ngang cuộc trò chuyện sẽ khiến cho mọi người có ấn tượng rằng họ không được trò chuyện một cách thoải mái và do đó, bạn sẽ phải quay lại bắt đầu từ đầu.

• Nếu nói theo một cái gì đó, hãy đảm bảo tóm tắt bằng từ ngữ của chính bạn và nếu bạn nghĩ đã hiểu sai điều ai đó đã nói, hãy yêu cầu họ làm rõ. Điều này chứng minh rằng bạn đang lắng nghe và quan tâm đến những gì họ nói.
• Không bao giờ trả lời theo kiểu phán xét. Nếu ai đó cảm thấy rằng bạn muốn chỉ trích ý kiến ​​của họ, họ sẽ không muốn đưa ra ý kiến nữa và do đó môi trường nhóm một lần nữa sẽ thành không có cảm giác an toàn.
• Đừng biến mình thành một chúa tể. Điều quan trọng là khi thấy một người mắc lỗi, hãy coi như lỗi mà làm người ai chẳng từng mắc phải. Ngay cả những điều đơn giản như việc nói "xin lỗi, tôi có thể đã bỏ lỡ điều gì đó" sẽ giúp xây dựng sự kết nối với các thành viên trong nhóm mạnh mẽ hơn so với việc bạn chỉ sử dụng quyền hạn của mình. Trò chơi sẽ đi tới hồi kết nếu các thành viên trong nhóm của bạn cũng bắt đầu cảm thấy bực bội khi làm việc.

Với những lời khuyên này, bạn sẽ có cách tốt hơn để biến nhóm của mình hoạt động hiệu quả, năng động và thành công hơn bao giờ hết.

Tài liệu tham khảo