Bạn có bao giờ cảm thấy dường như bạn không có đủ thời gian không? Bạn có luôn vội vã từ trách nhiệm này sang trách nhiệm khác mà không có thời gian cho bản thân hay chưa? Bạn có cảm giác rằng bạn đang lãng phí thời gian không?
Không chỉ mình bạn đâu.
Theo một cuộc thăm dò của Gallup, 61% người Mỹ đang làm việc cho rằng họ không có đủ thời gian để làm những gì họ muốn.[1]
Trên hết, có đến 68 phần trăm là những người cảm thấy họ không được nghỉ ngơi đầy đủ (với sự giao thoa đáng kể giữa các nhóm dân cư này).[2]
Nhưng đây có thực sự là kết quả của việc quá tải trách nhiệm không? Hoặc chỉ đơn thuần là sản phẩm của việc quản lý thời gian kém?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét tất cả các kiểu bạn đang lãng phí thời gian và làm thế nào để không làm như vậy... bắt đầu ngay từ bây giờ.
Rất có thể, bạn đã bị hấp dẫn bởi khả năng đầu tiên – rốt cuộc, bận rộn đã trở thành một loại biểu tượng trạng thái ở Hoa Kỳ.
Nhưng nếu thậm chí có khả năng bạn đang lãng phí thời gian mà không nhận ra điều đó, bạn có thể tự làm phiền mình với những trách nhiệm chiếm nhiều giờ không cần thiết hàng ngày.
Theo đó, bạn nợ chính mình và những người xung quanh bạn để chú ý đến những thói quen lãng phí thời gian mà bạn thậm chí không biết là mình đã có và bắt đầu các giải pháp táo bạo để sửa chúng.
Bạn có thể là một người quản lý thời gian hiệu quả, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn hoàn hảo. Rất có thể là ít nhất một số trong những thủ thuật này có thể giúp bạn ngừng lãng phí thời gian:
Có lẽ bạn đang lãng phí thời gian vào email mà không nhận ra nó, liệu bạn có đang mất quá nhiều thời gian để soạn thảo thư của bạn hay cho phép các chuỗi email của bạn làm bạn rối tung đến mức không thể quản lý được, hoặc cho phép các liên hệ không hiệu quả can thiệp vào ngày của bạn.
Chúng ta dành 6,3 giờ mỗi ngày để kiểm tra email, vì vậy gần như chắc chắn rằng một lượng lớn thời gian lãng phí đang xảy ra trong hộp thư đến của bạn.[3] Cách duy nhất để chắc chắn là sử dụng một ứng dụng phân tích, chẳng hạn như EmailAnalytics để phân tích thói quen email của bạn và xác định chính xác nơi bạn đang lãng phí nhiều thời gian nhất.
Khi bạn nhận ra khu vực có vấn đề của mình, hãy đưa ra một kế hoạch về cách giải quyết nó. Ví dụ: bạn có thể quyết định bắt đầu ít chuỗi hội thoại hơn hoặc tự đặt giới hạn 10 phút cho mình khi soạn thảo email mới.
Thật khó để nói “không” với bất cứ điều gì, cho dù đó là một nhiệm vụ mới từ một ông chủ, hoặc một cuộc tụ họp xã hội từ một trong những người bạn thân nhất của bạn. Thật không may, mỗi lần nói “có”, bạn cho đi một khoảng thời gian mới mà bạn sẽ phải dành ra để làm một việc gì đó có thể hoặc không thể mang lại lợi ích cho bạn về lâu dài.
Nói “không” có thể giải phóng nhiều giờ thời gian của bạn với mỗi trường hợp, và miễn là bạn lịch sự và tôn trọng, khả năng sẽ không có bất kỳ hậu quả nào. Là một phần thưởng bổ sung, nói không có thể cho bạn quyền để ít phải điều chỉnh hơn và có thể đòi hỏi nhiều sự tôn trọng hơn từ sếp và đồng đội của bạn.
Bạn dành nhiều thời gian hơn trong trạng thái thiếu quyết đoán hơn bạn nghĩ. Bạn có thể có một cuộc tranh luận nội bộ về việc có nên bắt đầu dự án ngay bây giờ, lúc 4 giờ chiều, hoặc đợi để bắt đầu vào sáng mai.
Bạn có thể không đưa ra hành động vì bạn biết có khả năng bạn sẽ ủy thác nó trong tương lai.
Trong bất cứ trường hợp nào, mỗi phút bạn dành để suy nghĩ về quyết định của mình là một phút lãng phí tiềm năng – giả sử không có thông tin mới để xem xét. Nhằm mục đích đưa ra quyết định nhanh hơn, và bạn sẽ loại bỏ sự lãng phí thời gian này ra khỏi cuộc sống của bạn ngay lập tức.
Bạn có thường xuyên kiểm tra thông báo mạng xã hội của mình suốt cả ngày hoặc thấy mình lang thang để chơi trò chơi di động mà bạn đã tải xuống không?
Rất có thể, bạn lãng phí nhiều thời gian hơn cho các ứng dụng hút thời gian có chủ ý này hơn bạn biết. May mắn thay, có nhiều cách để thiết lập giới hạn thời gian cho bản thân để bạn có thể giảm thời gian này xuống một con số cố định, hợp lý.
Nếu bạn sử dụng thiết bị iOS, bạn có thể sử dụng Quyền truy cập có định hướng của Apple để hạn chế khả năng truy cập của các ứng dụng khác trên điện thoại hoặc nếu bạn sử dụng Android, bạn có thể sử dụng một ứng dụng như AppDetox để đặt giới hạn cho các ứng dụng cụ thể mà bạn biết sẽ lãng phí thời gian của bạn.
Vào giữa ngày làm việc của bạn, việc cho rằng chỉ dành thêm một giờ cho công việc, thay vì nghỉ trưa, sẽ mang lại năng suất cao hơn là điều tự nhiên – nhưng không nhất thiết phải như vậy.
Làm việc quá lâu mà không nghỉ ngơi sẽ khiến bạn khó tập trung vào công việc hơn, có nghĩa là một nhiệm vụ thường mất 30 phút có thể mất 45 phút hoặc thậm chí lâu hơn.
Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ làm-nghỉ lý tưởng là làm việc 52 phút, sau đó nghỉ 17 phút – nhưng điều này sẽ thay đổi dựa trên loại công việc bạn đang làm và, tất nhiên, theo các sở thích cá nhân của bạn.
Điểm mấu chốt là bạn cần nghỉ ngơi nhiều hơn trong ngày nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian làm việc của mình; nếu không, bạn sẽ lãng phí năng lượng.
Thỉnh thoảng mọi người đều phàn nàn, cho dù đó là vấn đề tẩy rửa ống thông gió hay một nỗ lực để có được sự hỗ trợ của xã hội cho một vấn đề chung.
Thật không may, dành thời gian để phàn nàn là một cách thức nghèo nàn; phàn nàn nói chung sẽ không làm bạn cảm thấy tốt hơn và sẽ không làm gì để thay đổi tình huống khiến bạn thất vọng ngay từ đầu. Thay vì phàn nàn, hãy tạo ra hành động.
Ví dụ: nếu bạn tức giận vì bị kẹt xe, hãy ghi nhớ trong đầu để ngày mai đi làm sớm hơn. Nếu nơi chuyển hàng nhận sai đơn hàng của bạn, hãy chọn nơi chuyển hàng khác vào lần tới. Nếu ứng dụng của bạn không hoạt động, tạm thời chuyển sang tác vụ khác.
Sự mất tập trung có vẻ như chỉ lãng phí một vài giây thời gian của bạn, nhưng nghiên cứu cho thấy phải mất hơn 23 phút để khôi phục hoàn toàn sự tập trung của bạn sau khi bị phân tâm.[4]
Thông báo từ những thứ như email và nền tảng tin nhắn tức thời, bất kể mục đích của chúng là gì, gần như chắc chắn sẽ kéo bạn ra khỏi bất kỳ nhiệm vụ nào bạn đang tập trung.
Cân nhắc tắt chúng đi; bạn có thể ngoại tuyến trong vài giờ, nhưng bạn sẽ làm được nhiều việc hơn thế. Tùy thuộc vào văn hóa tại nơi làm việc của bạn, bạn có thể cần gửi một lời cảnh báo chủ động để mọi người biết bạn sẽ ngoại tuyến khi nào và trong bao lâu.
Trừ khi bạn làm việc ở nhà, bạn sẽ dành thời gian để đi lại mỗi sáng.
Với việc đi lại trung bình ở Hoa Kỳ là khoảng 25 phút mỗi chiều, điều đó có thể có nghĩa là bạn lãng phí khoảng 5 giờ mỗi tuần chỉ trong những chuyến đi cần thiết. Vì không có cách nào để thoát khỏi thời gian đó, lựa chọn tốt nhất của bạn ở đây là tối đa hóa thời gian đó.
Sử dụng phương tiện giao thông công cộng có thể giải phóng bàn tay và sự chú ý của bạn để bạn có thể tập trung vào công việc trên đường đi làm (và tiết kiệm tiền cùng một lúc).
Đi xe đạp đi làm có thể giúp bạn tiết kiệm một chuyến đi đến phòng tập thể dục sau này. Và nếu bạn bị kẹt xe, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi hội nghị trực tuyến hoặc cập nhật những bài sách nói để tận dụng tối đa từng phút.
Các cuộc họp là cơ hội chính để lãng phí thời gian vì chúng bao gồm rất nhiều người, thường được tổ chức kém và chiếm phần không đáng kể trong ngày của bạn.
Người lao động trung bình dành một phần ba thời gian của họ trong các cuộc họp, và thời gian đó thường được sử dụng không hiệu quả. Nếu bạn dành 9 giờ một ngày để làm việc, điều đó tương đương với 3 giờ mỗi ngày trong các cuộc họp, hoặc 15 giờ mỗi tuần.
Hãy tưởng tượng nếu bạn cắt giảm số lượng các cuộc họp mà bạn tham dự còn một nửa hoặc nếu bạn giảm các cuộc họp kéo dài một giờ xuống còn 30 phút thì bạn sẽ tiết kiệm được 7,5 giờ mỗi tuần.
Hãy biến các cuộc họp của bạn thành cập nhật email để giữ thông tin luôn được biết kịp thời.
Con người là đối tượng của sự ngụy biện chi phí chìm; đó là một thành kiến nhận thức khiến chúng ta miễn cưỡng giảm thất thoát cho các dự án và chiến dịch mà chúng ta đã đầu tư rất nhiều.
Ví dụ: giả sử bạn đã dành 10 giờ để thực hiện chiến lược quảng cáo mới, nhưng không thấy lợi nhuận trên mức trung bình.
Về mặt logic, bạn nên chuyển sang một chiến lược mới, nhưng vì bạn đã đầu tư quá nhiều thời gian vào nó, bạn có thể muốn chi tiêu nhiều hơn trong nỗ lực để bù lại khoản lỗ của mình.
Học cách cắt giảm những mất mát đó và thoát ra sớm có thể giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian và hàng ngàn đô la.
Nhiều chuyên gia hiện nay không muốn giao việc, giả vờ rằng đào tạo ai đó để thực hiện nhiệm vụ sẽ mất nhiều thời gian hơn là tự mình thực hiện nhiệm vụ.
Điều này có thể đúng, nhưng đó là một chiến lược ngắn hạn; đào tạo ai đó để thực hiện một nhiệm vụ thường xuyên là một khoản đầu tư giúp bạn không phải làm lại nhiệm vụ đó.
Bạn có thể mất thời gian trong đào tạo ngày hôm nay, nhưng bạn sẽ tránh mất thời gian vô thời hạn trong tương lai. Đừng ngại ủy thác các nhiệm vụ ưu tiên thấp của bạn nếu điều đó có nghĩa là bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho những gì bạn làm tốt nhất.
Đa tác vụ được chứng minh rõ ràng là gây hại cho hiệu suất của bạn trong mỗi nhiệm vụ bạn cố gắng phối hợp; nói cách khác, thực hiện một nhiệm vụ tại một thời điểm đến khi kết thúc là một lựa chọn hiệu quả hơn.
Có vẻ như việc quản lý hai cửa sổ riêng biệt cùng một lúc là điều hiệu quả nhất, nhưng nó gây áp lực không đáng có lên não của bạn và có thể làm giảm chất lượng công việc của bạn trong cả hai lĩnh vực.
Thay vào đó, hãy tập trung vào chỉ một nhiệm vụ tại một thời điểm; bạn sẽ ít mắc lỗi hơn và có thể cuối cùng sẽ hoàn thành cả hai nhiệm vụ nhanh hơn
Cho dù bạn quản lý một không gian làm việc vật lý hoặc tất cả các tệp quan trọng của bạn đều được lưu trữ kỹ thuật số, việc tổ chức là điều quan trọng.
Nếu bạn mất thêm 5 phút mỗi lần bạn cần theo dõi một mẩu tin, bạn sẽ không thể thực hiện được nhiều việc trong suốt cả ngày.
Dành một giờ để sắp xếp lại một cách có hệ thống không gian làm việc của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm hơn rất nhiều thời gian trong thời gian dài. Và, nếu bạn vẫn đang làm việc với các hệ thống bàn giấy, hãy xem xét chuyển sang chương trình đám mây; thật khó để đánh bại hiệu quả của tìm kiếm được hỗ trợ bởi kỹ thuật số.
Lời khuyên phổ biến là hãy “bắn vào mặt trăng”, hướng tới mục tiêu cao để thúc đẩy bản thân làm việc tốt hơn.
Nhưng liên tục đấu tranh để đạt được những mục tiêu cao này có thể phản tác dụng.
Bạn không chỉ dành thời gian cho các nhiệm vụ không được tối ưu hóa cho khả năng của chính bạn, mà cuối cùng bạn còn có thể làm tổn hại đến tinh thần của chính mình khi không đạt được chúng. Rốt cuộc, bí mật thực sự của hạnh phúc là đặt ra những kỳ vọng khiêm tốn, cho cả bản thân bạn và những người xung quanh bạn.
Đặt các mục tiêu thấp hơn, có thể đạt được sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn và cho phép bạn đặt các mốc thời gian thực tế hơn.
Khi bạn cho rằng bạn đang bận rộn, bạn có thể không nghĩ về tất cả các trách nhiệm nhỏ nhặt tạo nên một ngày của bạn hoặc tất cả các nhiệm vụ tùy chọn mà bạn chọn để thực hiện (vì vô tình hoặc không có thói quen).
Thay đổi cách diễn đạt của bạn có thể giúp thu hút sự chú ý của bạn đến những sự lãng phí vi thời gian này. Thay vì nói “tôi quá bận rộn” vì một nhiệm vụ hoặc cơ hội nhất định, hãy nói rằng, “đó không phải là ưu tiên của tôi lúc này”.
Đó là một thủ thuật tâm lý tinh tế giúp bạn nhận ra các ưu tiên của chính mình nằm ở đâu, và thu hút sự chú ý đến các thói quen và lịch trình hàng ngày khiến bạn mất nhiều thời gian hơn bạn nhận thấy.
Bạn có thực sự quá bận rộn không?
Bạn là người thiết lập lịch trình của bạn.
Nhiều trong số các chiến lược này yêu cầu bạn thay đổi thói quen hoặc tạo ra những cái mới, điều này không dễ dàng cho dù bạn có cam kết giải quyết vấn đề lãng phí thời gian như thế nào.
May mắn thay, nâng cao nhận thức của bạn về những vấn đề này là một nửa trận chiến và bất kỳ bước nào bạn thực hiện để cải thiện những vấn đề đó sẽ có tác động có thể đo lường được đối với cả năng suất làm việc và cán cân cuộc sống - công việc của bạn.
Nếu bạn gặp khó khăn khi bắt đầu, hãy bắt đầu chỉ với một trong những mẹo ở trên và cố gắng tối ưu hóa phong cách làm việc của bạn để cải thiện nó trong suốt tuần tới.
Không có gì phải xấu hổ với cách tiếp cận dần dần, và cuối cùng có thể tốt hơn để giúp bạn duy trì các thói quen tích cực. Vì vậy, ngừng lãng phí thời gian hôm ngày thì bạn sẽ tốt lên nhiều.
Nguồn ảnh bìa: Pexels.com từ pexels.com
Tài liệu tham khảo
| [1] | ^ | Gallup: Người Mỹ nhận thức được thời gian khủng hoảng không tệ hơn quá khứ |
| [2] | ^ | Mental Floss: 68% số người không được nghỉ ngơi đầy đủ |
| [3] | ^ | Huffington Post: Công nhân Hoa Kỳ dành 6,3 giờ mỗi ngày để kiểm tra email |
| [4] | ^ | Inc.: Phải mất 23 phút để phục hồi sau khi mất tập trung |