Làm việc nhiều giờ là điều khá phổ biến ngày nay. Nếu thứ Hai đến thứ Sáu của bạn cảm giác như một chuỗi công việc và các dự án vất vả đến mức không có thời gian để ngồi thở, thì điều này là do bạn có quá nhiều công việc hay là vì bạn đang sử dụng thời gian không hiệu quả?

Thật dễ dàng để dành quá nhiều thời gian để hoàn thiện một việc gì đó hoặc bằng cách không tập trung đủ để cuối cùng bạn kéo dài công việc ra nhiều hơn mức bạn nên làm. Vì vậy, làm việc nhiều giờ hơn có nghĩa là bạn đang làm việc hiệu quả và hoàn thành được nhiều việc hơn không? Câu trả lời rất có thể là không. Khi bạn làm việc liên tục nhiều giờ hoặc dành quá nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, đó thường là dấu hiệu cho thấy bạn thật ra chỉ có quá nhiều việc phải làm. Quan trọng hơn, đó là một dấu hiệu bạn không dành thời gian, năng lượng và sự chú ý của mình một cách khôn ngoan.

Giai thoại về làm việc nhiều hơn để hoàn thành nhiều việc hơn

Cuộc sống của chúng ta bị chi phối bởi các công việc, nhiệm vụ và dự án do chúng ta tự đặt ra hoặc do môi trường làm việc đặt ra. Khi bạn cảm thấy số lượng công việc bạn cần hoàn thành ngày càng lớn, phản ứng tự nhiên của chúng ta là làm việc lâu hơn để hoàn thành chúng.

Đã bao nhiêu lần bạn nghe ai đó nói với bạn một cách bực tức rằng họ đã dành thời gian từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối tại văn phòng để làm việc rồi? Câu trả lời của chúng ta thường là một trong những điều đáng sợ về việc họ phải làm việc chăm chỉ như thế nào. Nhưng họ có thực sự vậy không? Năng suất được xem như để đo lường nhưng nếu một người dành 2 giờ cho một nhiệm vụ mà người khác có thể hoàn thành trong nửa giờ, thì đó là trường hợp kéo dài nhiệm vụ một cách không cần thiết. 

Làm việc nhiều hơn để hoàn thành nhiều việc hơn chỉ làm bạn cạn kiệt năng lượng cả về thể chất và tinh thần trong thời gian dài và có khả năng biến bạn thành một “người nghiện làm việc”. Điều này dẫn đến việc bạn không tạo ra kết quả tối ưu mà bạn cần và có thể kết thúc bằng cảm giác thất bại, thiếu động lực và kiệt sức.

Những điều thực sự có nghĩa với làm việc nhiều giờ

Mặc dù làm việc nhiều giờ có vẻ là cách tốt nhất để hoàn thành công việc, nhưng thực tế, điều đó có nghĩa là bạn có ít thời gian để nạp năng lượng và tái tập trung hơn - hai điều rất quan trọng để giảm căng thẳng và tăng thêm năng lượng. Khi chúng ta có nhiều việc phải làm, chúng ta thường tập trung vào lượng thời gian dành để hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết nhưng thay vào đó chúng ta nên chú ý đến việc chúng ta đang dành bao nhiêu năng lượng và sự tập trung.​​​​​​​

Thời gian là yếu tố ảo giác khi hoàn thành công việc. Bạn càng dành nhiều thời gian cho công việc, thì mức độ khẩn cấp từng phút càng giảm đi. Tuy nhiên, khi chúng ta có một khoảng thời gian bị giới hạn, chúng ta càng buộc phải tập trung và sử dụng năng lượng của mình một cách tối ưu để hoàn thành nó. Do đó, bạn càng kiểm soát được nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, bạn càng có thể kiểm soát năng lượng một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Một ví dụ về điều này có thể là những lần bạn để những bài tập ở trường đại học đến phút cuối - áp lực giới hạn thời gian đó có thể khiến bạn truyền một lượng năng lượng lớn hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn và do đó bạn đã hoàn thành nó nhanh hơn rất nhiều so với bình thường.

Vấn đề mà thời gian dài mang lại, đó là cảm giác về năng suất. Rõ ràng năng suất là một điều tốt nhưng như Chris Bailey giải thích trong cuốn sách Dự án năng suất của mình, các thí nghiệm mà anh thực hiện đã khiến anh phát hiện rằng anh cảm thấy làm việc hiệu quả hơn trong nhiều giờ so với những khoảng ngắn hơn mặc dù anh hoàn thành cùng một lượng công việc.

Điều này chỉ chứng tỏ rằng sự bận rộn không phải lúc nào cũng tương đương với năng suất tối ưu. Trong thực tế, năng suất là một ý tưởng khó nắm bắt. Thật khó để thực sự biết chúng ta đạt được bao nhiêu mỗi ngày nhưng chúng ta có xu hướng đo lường điều này theo mức độ bận rộn của chúng ta. Tuy nhiên, điều đó hiếm khi chính xác và có thể khiến chúng ta tin rằng chúng ta đã đạt được nhiều hơn những gì chúng ta bỏ ra qua một cách tiếp cận ngắn và tập trung hơn.

Cách tiếp cận “Ít hơn là nhiều hơn” đối với năng suất tối ưu

Đầu tiên và quan trọng nhất, khi nói đến các nhiệm vụ quan trọng thì ít hơn là tốt hơn! Và ý tôi khi nói điều này là thời gian bạn dành để hoàn thành các nhiệm vụ. Khi bạn làm điều này, một vài điều đáng chú ý sẽ xảy ra.

• Đặt ra thời hạn cho bản thân thúc đẩy bạn tiêu tốn nhiều năng lượng hơn và tập trung trong một khoảng thời gian ngắn hơn.
• Bạn tạo ra một sự khẩn cấp cần thiết với nhiệm vụ.
• Bạn loại bỏ nhiều yếu tố kích hoạt sự chần chừ có thể hình thành trong thời gian dài. Điều này là do bạn đang hình thành nên cấu trúc giúp ngăn tâm trí chán nản, thất vọng và mất tập trung.

Tốt nhất, bạn nên cố gắng trở nên chú tâm hơn đến các mô hình làm việc và mức độ năng suất của bạn. Khi bắt đầu, hãy lưu ý thói quen của bạn và liệt kê những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành trong một ngày. Viết ra bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và sử dụng nó để phản ánh lý do tại sao một số nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn các nhiệm vụ khác. Có cách nào bạn có thể dành ít thời gian hơn để hoàn thành một công việc không? Làm thế nào bạn có thể cải thiện điều này?

Một phương pháp hữu ích để ghi chú số lượng thời gian bạn dành cho mọi thứ là một ứng dụng theo dõi năng suất. Chúng tự động theo dõi thời gian bạn dành cho các tác vụ khác nhau trên máy tính để bàn, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động.

Đặt lời nhắc thời hạn cho bản thân là một cách khác để giữ cho bản thân theo dõi và thúc đẩy bạn sử dụng năng lượng của mình một cách khôn ngoan trong các khoảng thời gian ngắn hơn, tập trung hơn.

Vì vậy, hãy nhớ làm việc thông minh đừng làm việc chăm chỉ. Sử dụng tâm trí của chúng ta một cách tối ưu có nghĩa là rút ngắn khoảng thời gian chúng ta cần tập trung. Đừng bị cuốn hút vào việc tin rằng dành thời gian dài có nghĩa là bạn đã làm việc hiệu quả hơn. Thay vào đó hãy bắt đầu chú ý hơn về cách hoàn thành công việc nhanh hơn với hiệu quả tương đương. Điều này sẽ biến đổi cuộc sống của bạn và giải phóng thêm thời gian cho cuộc sống.

Nguồn ảnh bìa: Lisa Fotios từ pexels.com