Viết thư xin việc đòi hỏi sự khéo léo và đầy thử thách thậm chí với cả những người chuyên nghiệp có kinh nghiệm đang tìm kiếm cơ hội thay đổi nghề nghiệp.
Có nhiều luồng ý kiến khác nhau về những gì nên trình bày trong một lá thư xin việc để gây ấn tượng tốt ban đầu với những nhà quản lý tuyển dụng. Nhưng đừng lo lắng vì bài viết này sẽ đề cập đến cách làm thế nào để bạn thu hút sự chú ý của những nhà tuyển dụng.
Nhưng trước hết, thư xin việc quan trọng đến mức nào?
Có nhiều cuộc tranh luận về thư xin việc, nhưng điều quan trọng nhất là để cho nhà tuyển dụng tiềm năng thấy rằng tại sao bạn là người phù hợp nhất cho vị trí đó.
Một lý do khác khiến việc viết thư xin việc bắt đầu quay trở lại đó là việc tìm kiếm các nhân viên có thể giao tiếp bằng văn viết một cách hiệu quả, điều tạo ra một ấn tượng tích cực trong suốt quá trình tuyển dụng.
Không trì hoãn thêm nữa, sau đây chính là 21 mẹo viết thư xin việc để thu hút những nhà tuyển dụng:
1. Chắc chắn rằng sơ yếu lý lịch của bạn nổi bật nhất
Sau khi nói chuyện với một số nhà tuyển dụng và tham gia các diễn đàn việc làm, tôi nhận ra rằng mặc dù thư xin việc của bạn có xu hướng trở thành nhân tố X quyết định việc bạn có được tuyển hay không, có lẽ nó không phải là tài liệu quan trọng nhất... đầu tiên.
Đúng vậy, sơ yếu lý lịch của bạn được xem xét trước.
Bạn chỉ có từ 3 đến 6 giây để cố gắng thu hút các nhà tuyển dụng. Khi một nhà quản lý tuyển dụng nhìn lướt qua sơ yếu lý lịch của bạn và không thấy hứng thú, hồ sơ của bạn bị "phớt lờ" thậm chí trước khi nhà tuyển dụng xem xét thư xin việc để biết những điểm nổi bật của bạn.
Vì vậy, điều này thực sự đập tan niềm tin rằng một lá thư xin việc là cứu cánh cho một sơ yếu lý lịch yếu kém.
Dành nhiều thời gian cho sơ yếu lý lịch của bạn cũng như thư xin việc sẽ thể hiện một hồ sơ ứng tuyển đủ mạnh.
Nếu bạn muốn một vài mẹo thực tế cho sơ yếu lý lịch, hãy xem bài viết này:
2. Làm nó đơn giản và đi thẳng vào những điểm chính
Dài dòng và văn hoa sẽ không giúp hồ sơ ứng tuyển của bạn nổi bật. Thay vào đó, nó có lẽ sẽ giảm cơ hội việc làm của bạn bởi vì bạn có vẻ như đang khoe khoang.
Ví dụ, bạn không cần phải dùng từ "tận dụng" (utilize) khi bạn có thể đơn giản nói là "sử dụng" (use). Thay vì nói "Theo ý kiến của tôi, các ứng dụng di động...", hãy đi thẳng vào lý lẽ của bạn bằng cách khẳng định điều bạn tin như "Tôi tin là các ứng dụng di động..."
Thẳng thắn trong giao tiếp cũng thể hiện cách bạn đơn giản tóm lược những chi tiết quan trọng mà không bị dài dòng.
3. Sử dụng định dạng đơn giản
Dùng phông chữ Times New Romans kích cỡ 12. Những phông chữ khác được xem là quá kiểu cách và không chính thức.
Dù việc cách dòng là tùy chọn nhưng bạn cần chắc chắn rằng đoạn văn bản của bạn súc tích và không quá dài.
Thêm nữa, nên tránh thêm vào các "khung" và "đường viền" bởi vì bạn có thể bị mất các định dạng của mình sau khi nộp hồ sơ mà điều này có thể làm lệch toàn bộ văn bản của bạn.
4. Loại bỏ các lỗi chính tả và ngữ pháp
Bởi vì sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn là ấn tượng ban đầu thể hiện năng lực và sự chuyên nghiệp của bạn, nó yêu cầu sự chú ý hơn thường lệ vào cú pháp và sự liên kết.
Thư xin việc của bạn không phải là nơi bạn phô diễn năng khiếu sáng tạo bằng cách sử dụng các từ lóng, những từ ngữ không phù hợp hoặc từ viết tắt.
Sau đây là những lỗi thông dụng thường mắc phải ngày nay dù ở cấp độ cơ bản hay chuyên nghiệp:
- Nói "your" thay vì là "you're"
- Nói “their” thay vì là “there.”
- Nói “being” thay vì là “been.”
5. Giải thích về khoảng thời gian thất nghiệp hay sự thay đổi nghề nghiệp
Có một vài lý do cho việc đột ngột thay đổi sự nghiệp có lẽ chuyển hướng từ lộ trình cơ bản theo văn bằng học vị của bạn -- và điều đó hoàn toàn được. Nó không loại bỏ tư cách của bạn khỏi quá trình ứng tuyển, phần nào đó, nó khiến bạn trở nên khác biệt. Bạn chỉ cần làm nổi bật lên việc trường hợp của bạn đặc biệt như thế nào.
Nếu bạn đã từng trải qua những tình huống có thể bất lợi cho hồ sơ ứng tuyển của bạn, những điều khó mà giải thích bằng những gạch đầu dòng của tôi về sơ yếu lý lịch của bạn, lá thư xin việc là nơi tốt nhất có thể giải thích điều đó.
Những tình huống như dành thời gian chăm sóc con cái, triển khai đến phục vụ tại một quốc gia khác, v..v. nảy ra trong ý nghĩ.
Nhưng đó không phải là tất cả. Nếu hồ sơ ứng tuyển của bạn sẽ thay đổi cả sự nghiệp bạn thì sao?
Chẳng hạn như, bạn có lẽ đang cố gắng tham gia vào thế giới tiếp thị trong khi bạn đã từng là một chuyên gia chăm sóc sức khỏe trong phần lớn sự nghiệp của mình. Cố gắng giải thích lý do thay đổi, nói về quá khứ của bạn và quan trọng hơn hết, cách bạn có ý định đánh cược những thành công của mình và những điểm tiêu biểu của bản thân vào vai trò tiếp thị của mình.
6. Điều chỉnh thư xin việc của bạn tùy theo công việc hoặc sở thích cụ thể
Nhà tuyển dụng thích những ứng viên sẵn sàng cố gắng hơn nữa để cá nhân hóa thư xin việc của họ, vốn là điều hiếm hoi trong thị trường ngày nay.
Gửi cùng lúc một loạt các thư điện tử hoặc thư xin việc đến nhiều nhà tuyển dụng thể hiện dấu hiệu thiếu sự quan tâm và khá lười biếng.
Chẳng hạn như, đừng gửi một lá thư xin việc đến phòng kế toán; phản hồi về bài đăng tuyển cho vị trí chuyên viên tiền lương.
7. Có sẵn một mẫu thư xin việc
Thỉnh thoảng, điều đó giúp bạn có sẵn kế hoạch trước khi phản hồi về các bài đăng tuyển việc làm. Một trong các cách để thực hiện là có sẵn một mẫu thư xin việc mà bạn có thể điều chỉnh theo từng cơ hội mà bạn muốn.
Các mẫu làm sẵn đơn giản hóa quá trình hoàn tất và giảm phân nửa thời gian để bạn tập trung hơn vào các chi tiết khác.
Một lá thư xin việc đủ mạnh phải gồm 3 phần: giới thiệu, nội dung, và kết luận. Bạn không cần phải làm phức tạp hơn thế.
8. Luôn làm theo hướng dẫn
Một trong những lý do lớn nhất khiến ứng viên không được tham gia vòng phỏng vấn là do thiếu chú ý vào các chi tiết. Và hậu quả là phần lớn các ứng viên không nhận được cuộc gọi phản hồi.
Nếu bài đăng tuyển yêu cầu thư xin việc được đính kèm dạng tập tin PDF hoặc nằm trong trong nội dung thư điện tử của bạn, thì hãy làm như vậy.
Không làm theo các hướng dẫn có lẽ bị xem là dấu hiệu của việc không tuân theo chỉ thị của những người tuyển bạn trong tương lai, vốn là những người có thể phán xét bạn chỉ qua màn hình máy tính.
9. Tránh chào hỏi chung chung
Việc sử dụng "Kính gửi quý ông/quý bà" (Dear sir/mar) hay "gửi đến những người có liên quan" (to whom this may concern) thì nghe rất cuốn hút. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên tránh dùng nó.
Trước tiên, bạn có thể hoàn toàn đoán sai giới tính người phụ trách tuyển dụng. Thứ hai, đơn giản không phải nó là gu riêng mà bởi vì nó nghe có vẻ khá lười biếng.
Thay vào đó, bạn có thể luôn bắt đầu với "Kính gửi người phụ trách tuyển dụng" hoặc "Kính gửi nhóm XYZ" thì nghe có vẻ trung lập về giới tính hơn.
10. Tìm hiểu về công ty bạn ứng tuyển
Một giải pháp thay thế khác là tìm hiểu để biết cụ thể ai đang phụ trách việc xử lý hồ sơ ứng tuyển. Bằng cách này, bạn có thể đề cập cụ thể người đó trong thư xin việc của mình.
Cũng cần biết về công ty bạn đang ứng tuyển vào và những vị trí bạn ứng tuyển sẽ phụ trách. Ví dụ như, tìm hiểu trước ở nhà là cần thiết để biết là một công ty tiếp thị sẽ yêu cầu bạn di chuyển nhiều nơi để bán hàng hóa của công ty.
Làm cho thư xin việc của bạn nổi trội hơn nữa bằng cách làm nổi bật những điểm tương đồng bạn có với người phụ trách tuyển dụng. Bạn có quen biết với ai đó ở bộ phận khác hay không? Trước đây, bạn đã từng thực tập ở công ty hay không? Bạn và người phụ trách tuyển dụng cùng tốt nghiệp chung một trường hay không?
Rất đơn giản. Hãy tìm hiểu nó.
11. Tránh nói xấu công ty cũ
Thư xin việc của bạn không phải là nơi tiết lộ những sự kiện kịch tính đã khiến bạn rời bỏ công việc cũ.
Nếu bạn đang tìm cách thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng tiềm năng, bạn cần phải tỏ ra mình là người đáng tin và có thể tin cậy.
12. Tránh dùng lại những gì đã trình bày trong Sơ yếu lý lịch
Tránh dùng lại những gì bạn đã từng viết trong sơ yếu lý lịch chỉ để cho "đỡ trống". Hãy để mỗi từ trong thư xin việc của bạn có vị trí riêng và điều đó có nghĩa là đừng viết lại những gì đã có trong sơ yếu lý lịch một cách chán ngắt. Thư xin việc không phải để làm việc đó.
13. Chia sẻ những câu chuyện cá nhân có sức tác động mạnh mà có thể hỗ trợ việc ứng tuyển của bạn
Trong mọi thứ bạn làm, đừng quên là bạn có thương hiệu cá nhân. Đúng vậy, bạn chính là một thương hiệu. Bạn là giải pháp và tài sản đối với người tuyển dụng bạn.
Bạn càng bị cuốn hút bởi những công ty mà bạn ứng tuyển vào thì những nhà tuyển dụng cũng bị cuốn hút bởi bạn như vậy.
Vì vậy, bạn có những câu chuyện riêng có sức tác động mạnh mà có thể hỗ trợ cho việc ứng tuyển của bạn không? Bạn đã làm được những điều mà phần lớn những người ở vị trí giống như bạn chưa bao giờ có thể mơ tới và bạn đã học được những bài học giá trị từ nó đúng không? Hãy chia sẻ nó trong thư xin việc của mình.
Chẳng hạn như, trong hồ sơ ứng tuyển đến một đơn vị đo tín hiệu từ xa, một nữ y tá có thể chia sẻ nỗi sợ và việc cô đã được truyền cảm hứng bởi tinh thần đồng đội như thế nào khi chứng kiến một ca hồi sức một bệnh nhân mất nhận thức khi các thiên thần áo xanh vào cuộc.
Danh sách này là vô hạn nhưng tất cả đều bắt đầu bằng cách ghi chú lại những gì bạn học hàng ngày và làm nổi bật những câu chuyện đáng chia sẻ.
14. Thảo luận về những kết quả số liệu một cách cảm xúc
Hiếm khi thấy ứng viên nào đạt được và có thể kết hợp cả kĩ năng chuyên môn và kĩ năng mềm trong giao tiếp. Hãy hình dung sẽ có bao nhiêu kinh ngạc dành cho bạn khi bạn chuyển tải nó qua văn viết.
Tách hồ sơ ứng tuyển của bạn ra khỏi sự ca ngợi về bản thân bằng cách học cách kết nối các thống kê với con người. Đừng chỉ nói về phần trăm và bao nhiêu tiền bạn kiếm được cho công ty cũ, hãy nói việc đời sống bao người được cải thiện chỉ đơn giản bởi việc thiết kế những sản phẩm hiệu quả hơn nữa trên thị trường.
15. Thể hiện giá trị của bạn có vị trí như thế nào
Đó không chỉ là về các kỹ năng của bạn, những thành tựu hay tổ chức học thuật mà bạn đã tham dự. Nhà tuyển dụng muốn biết họ đang mang lại một người có thể là bộ mặt của công ty, một người mà họ có thể tin cậy.
16. Nêu ra những thách thức mà nhà tuyển dụng của bạn hiện đang phải đối mặt
Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo hoặc trực quan, điều này có lẽ nghe thú vị và khả thi với bạn.
Nhà tuyển dụng thích những ứng viên tiên phong trong việc giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành thảm họa. Gắn mình vào những thách thức hiện có cho thấy rằng bạn quen với phương thức hoạt động của tổ chức và sẵn sàng đầu tư vào kết quả của nó.
Tuy nhiên, hãy cẩn thận tránh xa khỏi những chủ đề gây tranh cãi (trừ khi đó chính xác là những gì bạn được yêu cầu).
17. Nói về những thất bại của bạn nữa
Không có gì nhân văn và dễ mến hơn việc đọc về một nhận thức lĩnh hội từ "thất bại" của các chuyên gia bạn yêu mến và ngưỡng mộ. Bạn cũng vậy, có thể học hỏi chiến lược đó -- nhưng với sự cẩn trọng.
Sau thất bại, điều gì xảy ra tiếp theo? Có một sự quay trở lại hay không?
Chẳng hạn như, khi bạn phải xoay xở lúc học đại học nhưng rồi đã phải từ bỏ vì thiếu tài chính, đó không hoàn toàn bị xem là một thất bại. Bạn đã học được những điều mà hầu hết những nhân viên khác không có cơ hội học như: quản lý thời gian tốt hơn, ủy thác, quản lý người khác và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc.
18. Nói với họ cách bạn học được từ những cơ hội
Vận dụng tốt kinh nghiệm kết nối của bạn bằng cách thể hiện nó trên đầu thư xin việc của bạn. Giữ các mối liên hệ cá nhân và chuyên nghiệp của bạn và đừng ngại sử dụng nó trong tìm kiếm công việc.
Điều đó sẽ tạo thêm nhiều tầng kết nối cá nhân vào hồ sơ ứng tuyển của bạn -- miễn là nó được sử dụng đúng. Bạn không cần phải tỏ ra quá huênh hoang.
Sau đây là một ví dụ:
Chúng ta đã gặp gỡ hôm qua tại căn nhà mới mở của trung tâm xây dựng Hubbs - tôi tin đó là tòa nhà mở rộng, nơi chúng ta trò chuyện hàng giờ về nhiều chủ đề. Thật là một trải nghiệm tuyệt vời! Rất vui được gặp bạn, được biết thêm về những điều bạn làm, và cách tôi có thể bằng cách nào đó trở thành một phần của nó.
19. Đừng chỉ chia sẻ, hãy yêu cầu một công việc
Khi bạn đang thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là người tốt nhất cho công việc này bằng cách chia sẻ những kinh nghiệm, v.v..., đừng quên một điều cốt yếu: yêu cầu một công việc.
Đúng vậy, bạn nên yêu cầu công việc đó. Mọi thứ sẽ không hoàn tất khi cuối cùng bạn không đề nghị được phỏng vấn.
20. Cám ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem qua thư xin việc của bạn
Dù những lá thư xin việc có hiệu quả hay không, đều sẽ có một con người thật đọc và phản hồi nó. Vì vậy, luôn luôn nhớ là hãy nói cám ơn.
21. Luôn đính kèm thông tin liên lạc của bạn
Vào cuối ngày, bạn muốn được trúng tuyển và được thông báo rằng bạn đã được nhận công việc đó. Một cách để thực hiện điều đó là thực sự để lại địa chỉ thư điện tử và số điện thoại mà người khác có thể liên lạc với bạn. Đó sẽ là một hành động tai hại khi đáng kinh ngạc là bạn chỉ để lại rất ít thông tin trên thư xin việc.
Một cách đơn giản để sửa chữa điều đó là cùng sử dụng phần tiêu đề tên/địa chỉ trên sơ yếu lý lịch trong thư xin việc để bạn có thể giữ nó liên tục xuyên suốt từng bước một.
Nhận định về thư xin việc
Một số nhà quản lý tuyển dụng đọc chúng và số khác thì không. Trong khi có thể nó không phải là loại văn bản phổ biến nhất được nộp trên các cổng thông tin việc làm, chỉ là nó có lẽ là một thứ có thể giúp bạn được tuyển.
Vì vậy, điều đó là đáng giá để biết cách viết một lá thư xin việc tốt.
Nếu bạn cần thêm những gợi ý về cách để hoàn thành tốt lá thư xin việc của mình, Trưởng bộ phận Quản lý Sản phẩm của Lifehack có một vài mẹo thêm nữa dành cho bạn:
Nguồn ảnh bìa: Pexels từ pexels.com