Ban đầu, việc viết biên bản cuộc họp có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn. Một nhóm người nói về nhiều chủ đề trong một khoảng thời gian khủng khiếp và bạn phải quyết định điều gì là quan trọng nhất rồi ghi chép lại một cách rõ ràng để người khác có thể xem lại sau.
Biên bản cuộc họp có giá trị vì nhiều lý do. Chúng có thể rất quan trọng trong việc khiến các thành viên trong nhóm có trách nhiệm. Chúng được sử dụng để thông báo cho những người vắng mặt tại cuộc họp. Chúng là bản ghi chép lịch sử giúp cho những ý tưởng và quyết định không bị lãng quên.
Viêc phải ghi chép biên bản cuộc họp có thể căng thẳng nhưng chúng có thể vô giá. Các thành viên trong nhóm sẽ cảm ơn bạn rất nhiều khi mà, một ngày nào đó, bạn đưa cho họ các biên bản cuộc họp để nhắc họ những nhiệm vụ quan trọng và trả lời các câu hỏi đã bị lãng quên.
Những chỉ dẫn sau đây sẽ giúp bạn lập nên những biên bản họp hữu hiệu. Thậm chí, dù bạn đã có kinh nghiệm viết biên bản họp trước đó đi chăng nữa thì bạn vẫn có thể tìm thấy điều gì đó mang lại cho bạn đạt được nhiều hiệu quả hơn:
1. Cần biết trước cuộc họp sẽ nói về vấn đề gì
Bất cứ ai phụ trách cuộc họp cũng nên chuẩn bị một chương trình để bạn xem xét trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn có thể sử dụng chương trình này để hỗ trợ cho những ghi chú của mình, điều mà bạn cho rằng sẽ rất có ích về sau này.
Để sắp xếp các ghi chú thì việc tạo ra một biểu mẫu mà bạn có thể nhanh chóng điền vào trong cuộc họp sẽ rất hữu ích.
Nếu bạn không có nội dung cuộc họp thì có lẽ bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ đó. Nội dung rất hữu ích trong việc giúp các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Bạn có thể đề nghị đội ngũ lãnh đạo tạo ra nội dung đó. Hoặc bạn có thể tự tạo bằng cách đặt câu hỏi xoay quanh những điểm mà các ban lãnh đạo cuộc họp có đề cập tới.
2. Thiết lập mẫu biên bản cuộc họp
Việc điều chỉnh những ghi chép kĩ thuật số khi mắc lỗi hoặc thực hiện thay đổi nào đó thì dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn không phải là một người đánh máy giỏi thì tốt nhất bạn nên gắn bó cùng giấy bút để sau đó có thể ghi lại những gì quan trọng nhất.
Đối với việc ghi chép kĩ thuật số, bạn có thể thử sử dụng các mẫu bản tin email mà bạn có thể tìm thấy trên mạng để tạo thành mẫu cho mình. Chúng trông cũng đẹp đẽ để chia sẻ (còn nhiều lợi ích hơn sau đó). Nói chung, những ghi chép bằng bàn phím cũng dễ gửi đi hơn.
Một tùy chọn khác để tạo ra bản phác thảo kĩ thuật số là sử dụng các bảng trong Google Docs. Hãy chọn hoặc tạo đúng mẫu hoặc chương trình phù hợp với thông tin bạn cần phải viết.
3. Sắp xếp những gì bạn sẽ viết
Mỗi tổ chức và có lẽ đội nhóm sẽ có các biểu mẫu biên bản họp khác nhau. Điều cần thiết là quyết định thông tin nào quan trọng và tạo ra sự sắp xếp rõ ràng xung quanh đó.
Bạn có thể muốn tham khảo ý kiến của các thành viên cuộc họp trước và sau mỗi cuộc họp để xem họ thích gì đối với biên bản cuộc họp.
Dưới đây là một số mục quan trọng để đưa vào biên bản cuộc họp của bạn:[1]
- Ngày giờ
- Người tham dự
- Biên bản cuộc họp trước
- Quyết định đưa ra, các mục hành động
- Ngày giờ cuộc họp tiếp theo
Việc liệt kê người tham dự rất quan trọng vì họ có thể là người phải chịu trách nhiệm và cần cho mục đích lưu giữ hồ sơ. Bạn cũng có thể liệt kê những người không thể tham dự cuộc họp và chắc chắn sẽ có ai đó xem lại biên bản cuộc họp của bạn với họ sau này.
Đối với mục hành động, hãy đảm bảo liệt kê các bước cụ thể cần thực hiện và ai chịu trách nhiệm cho từng phần. Mục hành động phải nổi bật trong số tất cả các nội dung ở một phần riêng dành cho chúng hoặc bằng cách bôi đậm. Đây có thể là những mục quan trọng nhất trong biên bản cuộc họp của bạn.
Một lần nữa, các thành viên trong nhóm có thể muốn nhiều hoặc ít nội dung hơn dựa trên vài thử nghiệm đầu của bạn. Hãy tham khảo ý kiến của họ để tìm hiểu xem nên cho thêm hoặc loại bỏ điểm nào. Họ cũng có thể thích một thiết kế khác.
Đừng hoàn toàn nghe theo những phản hồi và hãy cố gắng đạt được sự đồng thuận nhóm càng nhiều càng tốt. Những gì một người thích, có thể không phải là điều tốt nhất cho cả nhóm.
4. Phương pháp ghi chú thích hợp
Có nhiều phương pháp ghi chú, vì vậy bạn cần phải tìm phương pháp phù hợp nhất với mình.
Hãy nhớ rằng bạn không cần viết ra từng chữ đã nói mà chỉ cần viết ra một bản tóm tắt của những điều quan trọng cho các thành viên cuộc họp ghi nhớ sau này.
Nếu bạn lo lắng về việc thu thập tất cả các thông tin quan trọng thì bạn cũng có thể thử ghi chú bằng điện thoại hoặc máy tính để xem lại sau. Hãy tập trung nhưng đừng quá căng thẳng.
Bạn luôn có thể nhờ ai đó nhanh chóng xem lại bất cứ điều gì bạn có thể đã bỏ lỡ. Nhóm của bạn sẽ an tâm khi bạn yêu cầu làm rõ vấn đề vì họ hiểu tầm quan trọng của việc có những chi tiết đó sau này.
Nếu bạn thấy mình phải chật vật trong việc tập trung thì biên bản họp của bạn có thể sẽ bị ảnh hưởng. Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ năng lượng bằng cách ăn uống nhẹ trước đó. Hãy loại bỏ những phiền nhiễu như điện thoại. Bạn có thể phải hy sinh việc được ngồi bên cạnh người đồng nghiệp yêu thích nếu bạn thấy mình nói chuyện thì thầm qua lại quá nhiều.
Bạn chỉ cần nhớ tầm quan trọng của nhiệm vụ. Bạn không muốn chịu trách nhiệm về việc bỏ lỡ một quyết định hoặc mục hành động quan trọng nào đó, phải không nhỉ?
Một số mục cần có thời hạn. Mục hành động có thể cần liệt kê các bước thực hiện. Tất cả các mục hành động cần được đặt tên gắn liền với người chịu trách nhiệm thực hiện chúng.
Nếu người chủ trì cuộc họp không chỉ định mục hành động cho ai đó hay thời hạn, họ sẽ rất cảm ơn nếu bạn yêu cầu họ làm điều đó. Apple Apple Steve Jobs đã có một "Cá nhân Chịu trách nhiệm Trực tiếp" (DRI) cho mỗi nhiệm vụ được giao trong một cuộc họp.
Thời hạn và những cái tên đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ được hoàn thành. Đây không phải là danh sách hàng tạp hóa mà nó là một bản đồ chỉ dẫn cho tuần tới.
5. Hãy khiến cho nó thu hút
Biên bản họp hay có nghĩa lý gì không khi mà chả ai muốn đọc chúng?
Bạn có một biểu mẫu gọn gàng và có tổ chức. Thêm các yếu tố sẽ giúp chúng dễ được đón nhận hơn như sử dụng phông chữ đậm và nghiêng thích hợp. Phông chữ đậm có thể được sử dụng cho các tiêu đề hoặc để làm nổi bật thông tin rất quan trọng.
Nhưng cũng đừng sử dụng quá nhiều phông chữ đậm nếu không nó sẽ bị mất giá trị và trở nên lộn xộn. Phông chữ màu cũng có thể thường trông khó hiểu hoặc thu hút quá nhiều sự chú ý; vì vậy hãy cẩn thận trong cách sử dụng chúng.
Đường viền màu có thể hiệu quả trong việc phác thảo một phần của hành động quan trọng. Hãy thử nghiệm và xem điều gì có lợi nhất, mang lại sự hấp dẫn cho biên bản họp của bạn.
Bên cạnh việc làm nổi bật thông tin quan trọng bằng thiết kế hấp dẫn, bạn cũng có thể cải thiện thương hiệu trong công sở. Bằng cách đính kèm thương hiệu trong biên bản cuộc họp bạn cũng có thể truyền cảm hứng về sự nhất quán thương hiệu tuyệt vời hơn giữa các thành viên trong nhóm.[2] Họ sẽ thấy được nỗ lực của bạn và sức hấp dẫn của những vật liệu này, sau đó muốn áp dụng điều đó vào đầu ra của chính họ. Hãy thêm vào biên bản logo tổ chức của bạn và màu sắc thương hiệu.
Trên hết, hãy làm cho biên bản thật dễ hiểu.
6. Phân phát biên bản
Biên bản cuộc họp cần được phân phát càng sớm càng tốt sau cuộc họp để các thành viên trong nhóm có thể làm việc với các mục hành động. Điều này cũng rất quan trọng cho những người có thể đã bỏ lỡ cuộc họp.
Đó là cách dễ dàng nhất để phân phát biên bản một cách kỹ thuật số qua email hoặc bằng cách cung cấp liên kết Google Doc mà mọi người có thể xem. Nhiều người vẫn muốn có một bản in để giữ lại. Bằng cách này, họ có thể ghi chú trên đó và bỏ qua các mục khi mà họ hoàn thành.
Bạn có thể hoặc là chuẩn bị sẵn những thứ đó tại một địa điểm chung ở trong văn phòng hoặc là hỏi ai muốn được nhận bản in.
Quan điểm cuối cùng
Biên bản cuộc họp đòi hỏi một quá trình cống hiến và sàng lọc. Đôi khi, bạn có thể sẽ nghe thấy phàn nàn từ đồng nghiệp về điều gì đó còn thiếu trong biên bản.
Đừng để ý điều đó một cách cá nhân. Nó là một nhiệm vụ khó khăn cần rất nhiều sự tập trung và nỗ lực. Có thể đôi khi nhóm của bạn không hoàn toàn đánh giá cao những biên bản họp nhưng bạn không bao giờ biết được ngày hay tuần nào họ có thể sẽ gặp rắc rối nếu không có chúng.
Nhiệm vụ ghi biên bản cuộc họp của bạn là vô giá vì bạn khiến nhóm có trách nhiệm. Việc lưu trữ hồ sơ của bạn làm cho chúng hiệu quả hơn bởi vì, trung thực mà nói, con người thường hay quên. Nhờ bạn mà các cuộc họp vẫn có ý nghĩa trong suốt một tuần.
Điều may mắn nhất là bạn xác định và hoàn thiện quá trình của mình. Hãy tiếp tục nhận phản hồi để cải thiện kỹ năng và biểu mẫu. Mỗi nhóm không giống nhau và thích những loại biên bản họp khác nhau. Hãy tìm kiếm những gì hiệu quả nhất cho nhóm của bạn.
Với những nỗ lực tuyệt vời của bản thân, bạn đang dẫn dắt nhóm của mình đạt được hiệu quả và trách nhiệm cao hơn.
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com