Các chuyên gia và doanh nhân ngày nay có cuộc sống cực kỳ bận rộn. Dù có đầy đủ các dụng cụ, công cụ, và công nghệ khác nhau có thể cải thiện năng suất, thì ngày nay thời gian con người vẫn làm việc^[1] nhiều hơn bao giờ hết – dẫn đến việc áp lực quá mức và giảm thiểu hiệu suất làm việc theo thời gian.

Dù bạn đang làm việc cho khách hàng hay đang theo đuổi dự án riêng, thì bạn cần thông minh hơn trong cách xử lý các công việc để phát triển trong thế giới đầy cạnh tranh này. Để làm được điều này, bạn cần áp dụng các chiến lược để có thể duy trì năng suất^[2] và làm việc hiệu quả với những nguồn tài nguyên có sẵn. Quan trọng nhất, hãy luôn nhớ rằng tinh thần của bạn là vũ khí vĩ đại nhất – vậy nên hãy bình tĩnh, tập trung, và có tổ chức.

Phương pháp phân tích đường găng là gì và cách nó giúp bạn luôn nhạy bén và tập trung

Đơn giản thôi, phương pháp phân tích đường găng (Critical Path Analysis - CPA) là một phương pháp có thể giúp bạn đảm bảo hoàn thành những công việc quan trọng đúng thời gian. Trong quá trình này, mục tiêu lớn được chia nhỏ thành những mục tiêu nhỏ hơn. Sau đó, bạn phải quyết định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc và mối quan hệ giữa chúng. 

Theo một phương pháp đơn giản hơn là sử dụng biểu đồ mạng lưới, cụ thể bạn cần thời gian bắt đầu sớm nhất, thời gian kết thúc muộn nhất, và thứ tự phù hợp các công việc phải được hoàn thành. 

Bằng việc thu thập những thông tin này, CPA cho phép bạn tính toán lượng thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành tất cả dự án. Điều này, cùng với tất cả các công việc được yêu cầu để đạt được mục tiêu chung, tạo nên cái gọi là đường găng. Trong trường hợp có kế hoạch khác ngắn hơn, phương pháp này cũng giúp bạn xác định những công việc có thể trì hoãn hoặc "giảm đi" trong khi vẫn làm theo lịch trình.

Cách bạn hưởng lợi từ việc sử dụng CPA để giải quyết những công việc phức tạp hàng ngày

Những nhà quản lý dự án sử dụng CPA khi theo dõi những công việc phức tạp, nhưng nó cũng có thể được áp dụng cho mọi người gần như trong bất kỳ lĩnh vực nào. Tất cả những gì bạn cần làm là hiểu được mô hình, biết cách vận hành, và học cách vẽ biểu đồ CPA của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể hưởng những lợi ích sau: 

• Là một quản lý dự án hoặc một nhà lãnh đạo, sử dụng CPA cho phép bạn luôn tập trung trong suốt quá trình dự án. Nó giúp bạn nhận thức được chính xác mọi người cần làm gì để luôn đi đúng hướng.

• Với cách tiếp cận đúng, CPA là một công cụ quản lý rủi ro và chi phí hiệu quả.^[3]

• Mốc thời gian xác định bằng CPA có thể là nền tảng của những quyết định đưa ra trong tương lai.

• CPA giúp bạn nhìn ra cơ hội để khiến các công việc trở nên ngắn hơn trong khi vẫn đạt được kết quả cuối cùng giống nhau. Sự chỉnh sửa có thể được làm bằng cách tăng thêm ngân sách, xây dựng một đội ngũ lớn hơn, hoặc thực hiện tự động hoá ^[4] và các chiến lược tiết kiệm thời gian khác.

• Xác định công việc có thể được làm đồng thời để loại bỏ sự trì hoãn trong đường găng.

• Một biểu đồ CPA được đánh đầy dấu sẽ cho bạn một cái nhìn toàn cảnh của một dự án phức tạp.

Mặc dù CPA là một công cụ đắc lực nhưng bạn vẫn nên biết những điều này

Trong khi CPA có thể rất có ích trong bất kỳ việc gì, thì nó cũng không thiếu một vài lỗi nhỏ:

• Vẽ biểu đồ cho dự án không có đầy đủ dữ liệu sẽ bắt bạn phải phụ thuộc vào giả thuyết.

• Những dự án quy mô lớn đòi hỏi bạn phải nghiên cứu rất nhiều yếu tố phụ thuộc, hướng đi, và công việc – khiến CPA trở thành một quá trình tốn thời gian.

• Kể cả với CPA, bạn vẫn cần phải linh động và phát triển kế hoạch cho các sự việc bất ngờ.

Hướng dẫn từng bước cách áp dụng CPA

Dưới đây là những bước quan trọng để tận dụng CPA cho dự án lớn sắp tới của bạn:

1. Liệt kê những công việc quan trọng

Trước tiên, bạn cần xác định mọi thứ bạn cần làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ, nếu bạn lên kế hoạch mở một cửa hàng online mới, dưới đây là một vài mục tiêu có thể bạn cần đạt được:

A. Lựa chọn và nghiên cứu một phân khúc – 1 ngày

B. Nghiên cứu từ khoá – 2 ngày

C. Làm khảo sát nghiên cứu sản phẩm – 10 ngày

D. Làm nghiên cứu sản phẩm online – 3 ngày

E. Xây dựng trang web (cài đặt WordPress, cài đặt bảo mật web, v.v...) – 4 ngày

F. Tạo ra nội dung – 10 ngày

G. Phát triển và tối ưu hoá các trang sản phẩm – 20 ngày

2. Xác định các yếu tố phụ thuộc

Sau đó, bạn cần sắp xếp một thứ tự tất cả các hoạt động bằng cách xác định yếu tố phụ thuộc của chúng. Hãy bắt đầu với các công việc phải hoàn thành trước trước khi mọi việc khác kết thúc.

Ví dụ, bạn cần làm A (chọn phân khúc) trước khi bạn làm B, C, hay D. Bạn cũng phải làm E (gây dựng trang web) trước khi bắt đầu công việc F hoặc G. Giờ đây, liệt kê các yếu tố phụ thuộc yêu cầu cho mỗi công việc vì chúng cần thiết cho bước tiếp.

3. Tạo biểu đồ CPA

Thường một biểu đồ CPA cần ba nội dung – một giao điểm, các hoạt động, và thời gian.

Giao điểm thường được thể hiện bởi một vòng tròn. Nó bao gồm thời gian bắt đầu sớm nhất (EST), thời gian kết thúc muộn nhất (LFT), và số hoạt động.

Trong mạng lưới CPA, các công việc được thể hiện bằng những mũi tên, kết nối các giao điểm để xác định sự phụ thuộc. Hãy nhớ rằng mũi tên—không phải giao điểm—thể hiện công việc bạn vừa xác định lúc trước. Đừng nhầm lẫn con số hoạt động với mục đích cụ thể.

Đây là một hình minh hoạ giúp bạn hiểu:

Nhìn vào ví dụ trên, công việc A (chọn phân khúc) ở giữa giao điểm 1 và 2, trong khi công việc B ở giữa giao điểm 2 và 3. Để thứ tự hợp lý, trình bày ngắn gọi miêu tả công việc dưới mũi tên.

Cuối cùng, thời gian có thể được thêm vào ở bên đối diện của phần môt tả công việc. Vị trí của miêu tả và thời gian có thể thay đổi được.

4. Tính chỉ số EST

Để xác định EST, đầu tiên bạn phải dàn trải các hoạt động từ bắt đầu đến kến thúc:

Hãy nhớ EST chỉ ra thời gian bắt đầu sớm nhất cho công việc tiếp theo. Để tính, bạn phải cộng tất cả thời gian của các công việc trước.

Ví dụ, vì công việc A (chọn phân khúc) không có hoạt động gì trước nó, EST của giao điểm đầu tiên bằng 0. Công việc B thành công (nghiên cứu chìa khoá) sẽ phải chờ qua thời gian tối đa của công việc A. Vậy nên, EST tiếp theo bằng 1. 

Vì công việc B có thời gian tối đa là 2 ngày, thì EST thứ ba là 3 – là tổng thời gian của công việc A và B (1 ngày + 2 ngày). Đó là vì công việc C hoặc D sẽ phải chờ cho hết cả thời hạn công việc A và B. 

Điền EST cho mọi công việc còn lại trông như thế này:

Chú ý rằng, trong trường hợp có hai công việc cách quãng trong một hoạt động, công việc với thời gian dài hơi sẽ được sử dụng trong đường găng. Ví dụ, vì công việc C (làm khảo sát) có thời gian dài hơn công việc D (làm nghiên cứu sản phẩm online), thời gian là 10 ngày sẽ được sử dụng để tính EST tiếp theo. Nói cách khác, nó sẽ được cộng vào tổng thời gian cùng với thời gian của việc tiếp theo – 3 ngày + 10 ngày + 4 ngày = 17 ngày.

Sau bước này, bạn có thể vẽ được đường găng, với khoảng thời gian dài nhất có thể:

5. Tính chỉ số LFT

Một khi bạn xác định được EST cho mọi giao điểm, bạn có thể tiếp tục tính LFT. Lần này, bạn cần bắt đầu từ bên trái và trừ đi thời gian của công việc trước từ số ngày tổng cộng.

Luôn nhớ rằng giao điểm cuối cùng luôn có LFT bằng với tổng thời gian của dự án, trong khi giao điểm đầu tiên luôn có LFT bằng không. Để tính LFT tiếp theo, hãy trừ số thời gian của công việc trước từ EST của giao điểm bên phải. Vì công việc G (phát triển các trang sản phẩm) có thời gian 20 ngày, và EST của giao điểm cuối cùng là 47, thì LFT của giao điểm tiếp theo ở bên trái sẽ là 27 (47 ngày – 20 ngày). Nếu bạn tiếp tục làm vậy cho mọi con đường, bạn sẽ thấy EST và LFT sẽ khác biệt ở những điểm có hai hoặc nhiều hơn công việc được giao:

Hãy nhớ rằng khi tính toán LFT tiếp theo, hiệu nhỏ nhất có thể sẽ luôn được sử dụng. Trong biểu đồ bên trên, hiệu giữa hai công việc là 3 (13 EST – 10 ngày) và 5 (8 EST – 3 ngày). Vì 3 < 5, giá trị của LFT tiếp theo sẽ là 3. 

Tóm lại, nó có nghĩa là bạn cần sử dụng giá trị từ đường găng, và LFT của giao điểm đầu tiên luôn bằng không.

6. Tính toán "phao"

 "Phao" ở đây là lượng thời gian một công việc có thể được trì hoãn mà không ảnh hưởng tới khung thời gian của toàn dự án. Điều này có thể tính với công thức đơn giản: LFT – thời gian công việc trước – EST giao điểm trước.

Trong ví dụ trên, LFT của công việc D (thực hiện nghiên cứu sản phẩm) là 13, thời gian của việc D là 3 ngày, và giao điểm trước có EST là 3. Áp dụng công thức ngày sẽ cho:

13 (LFT) – 3 ngày (Thời gian) – 3 (EST) = 7 ngày.

Điều này có nghĩa là bạn hoặc nhóm của bạn có thể trì hoãn công việc D cho tới 1 tuần mà không ảnh hưởng tới thời gian của toàn dự án. Hãy chú ý rằng nếu bạn áp dụng cùng công thức cho nhiệm vụ trong đường găng, bạn sẽ luôn nhận được không vì những công việc đó không trì hoãn được.

Dành ra chút thời gian trước sẽ tiết kiệm rất nhiều sau này

Bạn đã sẵn sàng để kiểm soát mục tiêu của mình chưa? Tạo ra một biểu đồ CPA có thể rất mệt mỏi, nhưng một khi bạn có cái nhìn đầy đủ về mốc thời gian của dự án, bạn sẽ thấy một cơn sóng động lực và nhiệt huyết. Bước tiếp theo là, hãy thử dùng công cụ biểu đồ CPA như Lucidchart^[5] hoặc học thêm nhiều mẹo quản lý dự án từ bài này^[6]. Nếu bài học trên giúp bạn đạt được kết quả, hãy cứ tự nhiên chia sẻ trải nghiệm của bạn dưới comment nhé!

Tài liệu tham khảo