Email. Chúng dường như không bao giờ dừng lại, và bạn dễ dàng bị vùi lấp trong đống thư đó. Nhưng có một số người, họ có thể kiểm soát được hộp thư đến mà chẳng có vấn đề gì. Vậy bí mật của họ là gì? Đó là họ đã thành thạo 7 kỹ năng chính để quản lý hiệu quả các email dồn tới hàng ngày của họ và hoàn thành nhiều công việc hơn.
Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về cách những người thành công tổ chức email một cách hiệu quả:
Họ dành thời gian hàng ngày để xử lý email
Hãy dành thời gian mỗi ngày để xử lý hộp thư đến của bạn và tập trung vào việc trả lời chúng. Tùy thuộc vào công việc của họ mà một số chuyên gia sẽ mất năm phút vào đầu mỗi giờ để xử lý tin nhắn hoặc dành mỗi buổi sáng và chiều để giải quyết email. Hãy đặt thời gian báo trên lịch điện tử của bạn cho việc xử lý email hàng ngày, vì bất kỳ cuộc họp hay sự phiền toái nào đều khiến bạn không xử lý được email. Bằng cách đặt thời gian trên lịch hàng ngày để xử lý email, họ đã tăng năng suất toàn diện bởi vì họ không lo lắng về nó khi đang viết bản báo cáo quan trọng.
Họ ưu tiên trả lời email quan trọng trước
Hãy nhìn nhanh vào hộp thư đến của bạn và một vài tin nhắn tự quan trọng khiến bạn chú ý: email từ sếp của bạn, một khách hàng quan trọng hay khách hàng tiềm năng. Hãy mở chúng ra và trả lời ngay lập tức; mở chúng một lần và giải quyết xong một cách nhanh chóng. Hãy chờ đợi một khoảng thời gian trong ngày để đọc email từ các đại lý bán lẻ ưu thích.
Họ sử dụng những câu trả lời được mặc định sẵn
Tùy thuộc vào công việc của bạn, có thể có các câu và cụm từ chìa khóa được sử dụng thường xuyên. Hãy định dạng chúng lại và ghim chúng trong email của bạn; chúng sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn. Ví dụ, nếu bạn nhận được quá nhiều đề nghị do một phần công việc của mình, bạn có thể tạo ra một tin nhắn giống như: "Cám ơn vì đã liên hệ với tôi và gửi cho tôi đề xuất của bạn. Tôi sẽ xem xét và trả lời cho bạn sớm nhất có thể." Nếu bạn sử dụng những câu trả lời được mặc định, bạn sẽ giảm được khối lượng thời gian trả lời email đấy.
Họ trả lời email trong vòng 24 giờ
Điều này nghe có vẻ dễ dàng, nhưng khi có nhiều email gửi đến, chúng sẽ bị đẩy xuống và có thể dễ dàng bị lãng quên. Hãy đặt mục tiêu trả lời trong vòng một ngày làm việc đối với tất cả các tin nhắn đến.
Họ không trả lời với mọi email
Đúng là như điều bạn đang đọc đấy. Không phải mọi email đều cần phải trả lời. Nếu email chỉ mang tính chất thông tin và không yêu cầu trả lời thì đừng gửi thư trả lời lại. Hoặc nếu bạn là một trong những người mà họ phải trả lời, hãy gửi một câu phản hồi lại như là "Cám ơn bạn. Tôi đã nhận được email".
Họ loại bỏ bản thân khỏi những danh sách đăng kí không cần thiết
Người quản lý email hiệu quả thực sự không đăng ký nhận bản tin hàng ngày, cập nhật blog và thông báo của các tài khoản phương tiện truyền thông xã hội của họ. Họ sử dụng các công cụ khác, như là nguồn cấp dữ liệu RSS hoặc trình đọc blog để theo dõi các blog ưu thích và các nguồn cung cấp thông tin. Và những gì về email từ các nhà bán lẻ ghim sản phẩm của họ? Sử dụng một email riêng để xử lý tất cả những yêu cầu và duyệt qua khi họ có thời gian. Bằng cách này, bạn sẽ không bị lãng quên cuộc giảm giá cuối cùng tại cửa hàng ưa thích của bạn khi bạn đáp ứng yêu cầu từ ông chủ của bạn.
Họ để lại các email với đường liên kết đến bài viết và video để giải quyết sau
Những email này thường mất nhiều thời gian và thường gửi cho bạn thông tin (hoặc giải trí). Hãy tiết kiệm thời gian mỗi ngày - có thể vào giữa buổi chiều khi bạn đang tìm kiếm một chút nghỉ ngơi - bạn có thể nhấp vào những email này và đọc các bài báo hoặc xem video. Khi bạn đã xem xong, bạn có thể trả lời người gửi nếu cần hoặc chỉ cần nhấp vào xóa.
Bằng các bước đơn giản này, bạn có thể xử lý các email hiệu quả và dành thời gian tập trung hơn để tập trung vào công việc.