Có khoảng 3,69 triệu kết quả trên khi tìm kiếm của Google với từ khóa "mẫu thư xin việc", đó không phải là một kết quả bất ngờ. Nhiều người quan tâm đến việc đảm bảo rằng họ có định dạng thư xin việc phù hợp, vì vậy họ luôn tìm kiếm chúng.

Ở đây, có một vấn đề với cách tiếp cận đó là: theo định nghĩa, một mẫu (đặc biệt là các mẫu nằm trong trang 1 của kết quả tìm kiếm Google) là thứ mà hàng ngàn người đang sử dụng. Những mẫu này không thể làm bạn nổi bật hơn so với những người khác. Mẫu thư xin việc bạn nên dùng sẽ bắt đầu từ những trang giữa của kết quả tìm kiếm.

Số lượng ứng viên trung bình cho một công việc hiện nay là 59,^[1] với những công việc tốt thì con số đó còn nhiều hơn nữa. Các nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng chỉ đơn giản là không có thời gian để đọc qua hơn 60 hồ sơ và thư xin việc kỹ lưỡng mà không phải hy sinh nhiều công việc cần ưu tiên khác trong ngày.

Một lá thư xin việc hay, thú vị - đặc biệt là một lá thư lôi cuốn người đọc ngay lập tức - có thể là một sự khác biệt rất lớn trong việc giúp bạn có một công việc. Một thư xin việc chung chung trên cùng một mẫu mà nhà tuyển dụng đã thấy vào từ 50 lần khác, là nó chăng? Không.

Khi chúng ai thảo luận về định dạng thư xin việc, hãy để tập trung chuyển sang cách làm cho mình nổi bật với tư cách là một ứng cử viên thông qua thư xin việc của bạn.

Làm nó mang dấu ấn cá nhân (Giống như bạn biết nhà tuyển dụng)

Điều này thực sự dễ dàng hơn nhiều trong thời đại hiện đại, bởi vì bạn có thể sử dụng LinkedIn thường xuyên để tìm người quản lý tuyển dụng cụ thể cho vị trí công việc này. Ví dụ: công việc viết lách có thể báo cáo cho người quản lý tiếp thị hoặc tiếp thị nội dung và công việc thiết kế có thể báo cáo cho người quản lý tiếp thị hoặc nhà thiết kế chính. Khi bạn biết người quản lý tuyển dụng, bạn có thể cá nhân hóa định dạng thư xin việc khá dễ dàng:

• Không dùng ông/bà; sử dụng tên.
• Nhìn vào sự nghiệp của họ và đề cập đến một điểm chung giữa họ và của bạn.
• Đề cập đến một kỹ năng hoặc khái niệm mà bạn nghĩ rằng bạn có thể học hỏi từ họ.

Bây giờ thư xin việc được viết nhắm vào một người và hoàn toàn cá nhân. Đây là một bước đầu tiên rất tuyệt vời.

Nếu bạn có thể, hãy tìm hiểu về các điểm yếu tiềm năng của nhà tuyển dụng trực tuyến. Một số nguồn là Google News, Seeking Alpha, The Wall Street Journal và các nguồn tài chính khác. Nếu bạn xác định những vấn đề lớn nhất mà họ gặp phải và bạn có thể trình bày một vài câu về vai trò của bạn có thể giải quyết chúng như thế nào, điều đó có thể khiến bạn "lọt vào mắt xanh" của họ.

Kể câu chuyện của bạn

Không có gì cộng hưởng cho bộ não của con người như những câu chuyện. Có một điều tuyệt vời ở đây mà tôi phải nói - đặc biệt là khi có hạn chế về thời gian cho người quản lý tuyển dụng để đọc tất cả các chữ cái này. Một số lời khuyên:

• Sử dụng phương pháp kim tự tháp ngược và đặt thông tin quan trọng nhất lên hàng đầu.
• Giả sử rằng với mỗi từ bạn thêm vào, cơ hội người quản lý tuyển dụng tiếp tục đọc nó sẽ giảm. Bạn có thể chấp nhận điều này bởi vì nó đã được chứng minh bởi sự nghiên cứu.^[2]

Một đoạn giới thiệu theo cốt truyện hay có thể diễn ra như thế này:

Xin chào Ông Peterson,

Tôi thấy rằng ông đã làm công việc hướng dẫn viên du lịch trên sông vào lúc ông 20 tuổi. Tôi cũng đã làm công việc đó được ba năm và trải nghiệm những giờ khắc sống còn mà tôi với một nhóm đồng nghiệp đã trải qua từ một khóa huấn luyện của công ty mà nó đã thay đổi mọi thứ về cách tôi quan tâm đến sự nghiệp của mình.

Ông Peterson có khả năng sẽ tiếp tục đọc. Câu chuyện đã cuốn hút anh ấy.

Phát triển sự kết nối của bạn với công ty

Đây là nơi nghiên cứu của bạn (LinkedIn và các trang khác) đi vào hoạt động. Bạn cần truyền đạt lý do tại sao làm việc cho công ty cụ thể đó lại quan trọng đối với bạn, chứ không chỉ là khái niệm có việc làm. Mục tiêu là xây dựng sự gắn kết tình cảm dựa trên quá trình nghiên cứu bạn đã làm. Dưới đây là một ví dụ:

Xin chào Ông Smith,

Cha tôi luôn nói với tôi những trải nghiệm tốt nhất của ông ấy là trong các doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình, vì vậy tôi đã hướng về những điều đó trong nghiên cứu gần đây của tôi. Tôi phát hiện ra nhóm của ông đã giành được bao nhiêu giải thưởng, bao gồm giải thưởng Doanh nghiệp tốt nhất 2017 trong lĩnh vực tàu điện ngầm và tôi bắt đầu nghiên cứu thêm về văn hóa doanh nghiệp của ông. Có vẻ rất tuyệt vời, đặc biệt là một phần về trách nhiệm của toàn công ty và xây dựng nền tảng "những ngày rực rỡ". Tôi muốn thể hiện cho ông thấy lý do tại sao tôi là ứng cử viên sáng giá nhất ở đây.

Tài liệu tham khảo nghiên cứu này, cho thấy bạn quan tâm đến công ty và chơi theo cách của những người đã làm việc trong công ty. Nó là một chiến thắng nhân ba!

Chỉ tập trung vào 3 thuộc tính

Khi iPhone lần đầu tiên ra mắt, đã có hơn 200 tính năng. Steve Jobs có thể đã thảo luận về tất cả chúng trong sự kiện công khai lần đầu với báo chí nổi tiếng đó. Ông chỉ bàn về bảy tính năng. Nếu ông ta đã thảo luận hơn 200 tính năng, sự kiện sẽ kéo dài mãi và không ai nhớ các yếu tố chính là gì.

Bạn không cần bảy tính năng cho một thư xin việc, nhưng chọn ba thuộc tính thường là một khởi đầu tốt. Nó có thể trông giống như thế này:

Tôi tin rằng tôi có thể tăng giá trị công ty trong vai trò này theo ba cách cụ thể, đó là phân tích dữ liệu nâng cao, truyền thông và trình bày dữ liệu đó cho lãnh đạo cấp cao, và quản lý dự án xung quanh các giai đoạn ban đầu để chuyển những dữ liệu vào kế hoạch hành động trực tiếp. Tôi đã làm việc trong lĩnh vực về dữ liệu sáu năm và một số ví dụ về các dự án lớn nhất của tôi bao gồm…

Từ/mục sẽ tiếp tục được liệt kê, nhưng điểm quan trọng là bạn xác định cụ thể giá trị của mình. Những kinh nghiệm nhấn mạnh những giá trị của bạn sẽ gia tăng cho công ty tiếp sau đó.

Tại thời điểm này, định dạng thư xin việc tối ưu là tập trung vào:

• Cảm xúc
• Những câu chuyện
• Bối cảnh cá nhân
• Nghiên cứu về nền tảng của công ty
• Xác định giá trị gia tăng của bạn
• Giọng điệu thân thiện

Và bây giờ, hãy đến với một số công cụ hỗ trợ bạn.

Làm cho nó dễ đọc

Điều này có nghĩa là dùng phông chữ (Arial, Courier New, Times New Roman, v.v.) và kích thước (thường là 12-14). Sử dụng lề tiêu chuẩn. Nó phải nằm trong một trang hoặc ngắn hơn và lưu nó (như với resume của bạn) dưới dạng PDF thay vì tệp MS Word có thể bị thay đổi định dạng trên các thiết bị khác nhau.^[3]

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng nó có tiêu đề rõ ràng là thư xin việc, vì đôi khi bạn sẽ gửi dưới dạng tệp đính kèm với sơ yếu lý lịch. Mặc dù điều này có vẻ nhỏ nhặt, nhưng việc nhầm lẫn đó có thể khiến một nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng ném thư xin việc của bạn chỉ trong vài giây.

Tiêu chuẩn: không có sai lầm. Tránh lỗi dùng từ, hành văn, ngữ pháp kém hoặc lỗi chính tả (đặc biệt là tên của công ty hoặc tên nhà tuyển dụng). Đây là một tiêu chuẩn nếu phạm phải thì bất kỳ lá thư xin việc nào cũng sẽ bị vứt sang một bên. Đọc lại và đảm bảo bạn đã kiểm tra lỗi chính tả.

Kết luận

Khi số lượng nộp đơn cho một vị trí tiêu chuẩn tăng lên, bạn phải làm cho thư xin việc của bạn nổi bật. Một lá thư xin việc ấn tượng sẽ giúp bạn vượt qua các giai đoạn của các nhà tuyển dụng hàng đầu và tiếp tục đến một cuộc phỏng vấn với người quản lý tuyển dụng.

Định dạng thư xin việc bạn nên hạn chế dùng mẫu tốt nhất được nhiều sử dụng nhất và kể nhiều hơn về câu chuyện bạn muốn truyền tải. Nó sẽ đẩy cánh cửa mở rộng hơn trong quá trình tuyển dụng cho bạn.

Tài liệu tham khảo