Hầu hết chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày giao tiếp với mọi người ở chỗ làm, nhưng chúng ta ít khi dừng lại và suy nghĩ liệu ta có thật sự giỏi ​​​​​​​giao tiếp hay không.

Với bất kì kỹ năng nào khác, bạn đều liên tục tìm kiếm cách để cải thiện và phát triển.

Vậy tại sao không phải là giao tiếp?

Có một điều đã được chứng minh là các doanh nghiệp với sự giao tiếp hiệu quả có 50% nhiều khả năng sẽ có tỉ lệ nhân viên nghỉ việc thấp hơn ^[1]. Kỹ năng giao tiếp tốt cũng làm công việc trở nên thú vị hơn, giảm thiểu rủi ro dự án đi sai hướng, và làm giảm mâu thuẫn nơi làm việc. 

Học cách giao tiếp tốt cần đến sự chăm chỉ và tận tâm cố gắng. Hãy bắt đầu với những kỹ năng giao tiếp công sở cần thiết dưới đây. Chúng ta sẽ nói về:

• Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn
• Làm thế nào để lắng nghe tốt hơn
• Làm thế nào để đối mặt với sự khác biệt văn hoá
• Làm thế nào để đón nhận sự phê bình
• Làm thế nào để đưa ra phản hồi có ích

Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn

Giải quyết mâu thuẫn ở nơi làm việc chủ yếu cần bình tĩnh, lắng nghe quan điểm của mọi người một cách cẩn thận, và hãy thấu hiểu hết sức có thể.^[2]. Lần tới khi bạn gặp phải mâu thuẫn trong công việc, hãy thử những bước sau đây: 

• Bình tĩnh. Nếu có thể, hãy tạm tách ra khỏi sự bất đồng và làm gì đó vui vẻ hoặc thư giãn, như ngồi thiền, đọc sách hoặc đi dạo quanh. Bạn có thể giải quyết vấn đề tốt hơn khi bạn không giận dữ hoặc không bị làm phiền. 
• Lắng nghe. Hãy cho tất cả mọi người liên quan đến mâu thuẫn đó một cơ hội để trình bày ý kiến của họ. Sử dụng những phương pháp chủ động lắng nghe, như là nhắc lại với người khác một phần lời họ nói ra, để họ thấy rằng bạn thật sự chú ý. 
• Hãy thấu hiểu. Chứng tỏ rằng bạn có thể thông cảm với đồng nghiệp. Thay vì nói rằng "Tại sao bản báo cáo không được hoàn thành đúng hạn?", hãy nói gì đó kiểu "Tôi hiểu rằng bạn đang phải xoay sở với rất nhiều vấn đề và đang rất cố gắng". 
• Đừng nhận xét mang tính cá nhân. Thay vì nói rằng "Bạn luôn đến buổi họp muộn!", hãy nói "Việc chúng ta bắt đầu buổi họp đúng giờ rất quan trọng".
• Cùng nhau tìm cách giải quyết. Bằng cách làm tất cả mọi người cùng tham gia tìm hướng giải quyết, không ai sẽ cảm thấy họ bị đối xử không công bằng. Một khi vấn đề được xử lý xong xuôi, hãy cùng nhau làm gì đó tích cực, ví dụ như cùng uống cà phê hoặc cùng xem một đoạn phim hài hước. Kết thúc ở một điểm tích cực luôn là cách tốt nhất. 

Làm thế nào để lắng nghe tốt hơn

Chủ động lắng nghe ở nơi làm việc rất quan trọng. Hãy thử những phương pháp dưới đây để đảm bảo nhìn bạn không có vẻ chán nản hoặc không có hứng thú khi nói chuyện với người khác^[3].

• Nhìn vào mắt người đối thoại và mỉm cười. Đừng bao giờ nhìn bâng quơ đâu đó. 
• Chú ý tư thế của bạn. Hãy quay mặt về phía người bạn đang nói chuyện cùng, có thể hướng nhẹ về phía trước hoặc nghiêng đầu về một phía.
• Đặt câu hỏi. Điều này cho thấy bạn có chủ động chú ý và suy nghĩ kĩ về những gì họ nói với bạn. 
• Nhắc lại hoặc tóm tắt thông tin. Điều này làm người nghe yên tâm rằng bạn đang chú ý và hiểu hết mọi thứ.

Làm thế nào để đối mặt với sự khác biệt văn hoá

Một công ty với đa dạng kiểu nhân viên có thể rất tốt, nhưng cũng có thể gây ra nhiều vấn đề. Bạn có thể thấy rằng các thành viên của nhóm có những ý kiến khác nhau về việc điều gì chấp nhận được và điều gì không. Ngăn chặn những vấn đề tiềm tàng bằng cách giữ sự giao tiếp mở, nhấn mạnh những mặt tích cực của việc có một đội ngũ được tạo nên bởi rất nhiều cá nhân độc nhất, và hướng đến nhu cầu văn hoá của tất cả nhân viên. 

Làm thế nào để đón nhận sự phê bình

Đón nhận sự phê bình có thể rất khó khăn, đặc biệt khi bạn đã làm việc rất chăm chỉ cho một dự án. Hãy làm quá trình này dễ dàng hơn bằng cách làm theo những bước sau. 

• Nhớ rằng nó không hề mang tính cá nhân. Thậm chí những người thành công nhất cũng mắc sai lầm, và đây là cách chúng ta lớn lên và tiến bộ hơn. 
• Tập trung vào sự phê bình mang tính xây dựng. Nếu bạn nhận được một nhận xét không giúp bạn tiến bộ hơn, hãy mặc kệ nó. Tập trung vào lời phê bình thật sự giúp đỡ bạn.
• Lên kế hoạch. Chia nhỏ những gì bạn cần làm thành những bước nhỏ và đơn giản. Tức là bạn có thể viết lại bản báo cáo mỗi phần một lần, học một khoá học để cải thiện kỹ năng, hoặc yêu cầu nhiều sự trợ giúp hơn trong công việc.

Làm thế nào để đưa ra phản hồi có ích

Đưa ra phản hồi đôi khi cũng khó khăn như đón nhận nó vậy – không ai muốn làm tổn thương đồng nghiệp của mình. Khi đưa ra phản hồi hãy rõ ràng và ngắn gọn – đi vào ý chính, hơn là nói vòng vo. Nhận xét với mục đích giúp đỡ đồng nghiệp, hơn là xúc phạm họ. Thay vì nói là "Định dạng của bạn sai hết rồi", hãy nói rằng "Nó trông thậm chí sẽ đẹp hơn với định dạng đúng". Tránh dùng những từ như "bạn" sẽ làm đồng nghiệp của bạn thấy đỡ bị công kích hơn. 

Kỹ năng giao tiếp tốt rất cần thiết bất kể bạn làm việc ở đâu. Bắt đầu học từ bây giờ và bạn sẽ trải nghiệm một công việc dễ dàng và thú vị hơn nhiều.

Tài liệu tham khảo