Bạn có một dự án lớn sắp tới hay một loạt các nhiệm vụ khiến bạn choáng ngợp khi nghĩ tới. Sự quá tải này xảy ra với tôi quá thường xuyên^[1] nhưng khi tôi bắt đầu sử dùng sơ đồ tư duy để làm rõ hướng đi thì dự án và các nhiệm vụ dường như không quá đáng sợ nữa.

Bất kể vị trí hay nơi làm việc của bạn thế nào thì điều hiển nhiên là bạn luôn có nhiều hơn một nhiệm vụ để giải quyết tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này có thể là do thời hạn phải hoàn thành gấp rút một dự án lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau hay đơn giản là bạn đang tự  dồn ép bản thân làm nhiều hơn; làm thế nào mà điều sau vẫn hiệu quả với bạn?

Trước khi lập sơ đồ tư duy, tôi ghi lại tất cả các nhiệm vụ tôi biết vào notepad hay trong workflowy. Một mặt, điều này tuyệt vời vì khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bạn gạch chéo nó đi và cảm thấy thật tuyệt khi hoàn thành công việc.^[2] Mặt khác, tôi lại liên tục cảm thấy rằng tôi không đang hoàn thành "đúng công việc". Tôi đã gạch đi các nhiệm bên trái và bên phải nhưng liệu chúng có đang phù hợp với mục tiêu và mục đích chung của tôi không? Hay tôi chỉ đang liệt kê các nhiệm vụ để rồi gạch chéo chúng đi?

Với sơ đồ tư duy, tôi có một quy trình có tổ chức để tuân theo và giúp tôi tránh bỏ lỡ các nhiệm vụ trong khi vẫn phù hợp với nhu cầu tổng thể.

Mục đích của Sơ đồ tư duy

Sơ đồ tư duy là một quy trình đơn giản có tổ chức sử dụng sơ đồ để liệt kê thông tin, ý tưởng và chi tiết rồi sau đó đánh giá bức tranh tổng thể.  

Bạn bắt đầu với một trang giấy trắng, viết chủ đề chính, dự án hay ý tưởng vào giữa trang giấy và sau đó giống như một mạng nhện hay các nhánh cây, mở rộng bằng việc thêm các ý tưởng bổ sung kết nối với nó và cứ thế các nhánh nhỏ hơn sẽ tiếp tục kết nối nhau. Hãy nghĩ nó như một cây gia đình hay cây quyết định nhưng giúp bạn tổ chức một dự án lớn.

Cách tạo Sơ đồ tư duy từ lúc ban đầu

Cách tốt nhất để bắt đầu vẽ sơ đồ tư duy là với một trang giấy trắng. Viết chủ đề chính giữa trang, bắt đầu lên ý tưởng và chia nhỏ nó thành các phần trọng tâm hơn nhưng không trừu tượng. Bạn có thể vẽ sơ đồ trong cuốn sổ, giấy trắng cũng như là các giải pháp trực tiếp dành cho những ai không thể ngừng kết nối. (Tôi sẽ đề xuất vài công cụ trực tuyến trong bài viết này.)

Khi bạn tiến bộ, bạn mở rộng nhiều nhánh hơn từ các danh mục đến các danh mục con để đảm bảo bạn chú ý hoàn thành các chi tiết công việc để không có gì bị lãng quên. 

Lưu ý: đây là để tổ chức các nhu cầu của dự án chứ không phải là bản tuyên ngôn để bạn bắt đầu tham dự mọi nhiệm vụ trong sơ đồ. Nghĩa là nếu có một nhánh chứa nội dung cho "các trang sản phẩm", thì bạn không nên chia nhánh nhỏ ra và thêm các nội dung của bất kì trang cụ thể nào. Chúng ta cần giữ nó sạch sẽ và gọn gàng còn việc hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân là bên ngoài sơ đồ. 

Hãy lấy ví dụ như một dự án của một trang web mới. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn mà nó có thể đơn giản hay rất phức tạp nhưng bất kể nhu cầu của bạn là gì thì với sơ đồ tư duy, bạn có thể dễ dàng giải quyết nó.

Bạn bắt đầu ở giữa trang với chủ đề dự án “Trang web mới” và có thể mở rộng nhiều nhánh khác nhau như : “thiết kế”, “phát triển”, “nội dung”, vân vân. Nhưng nó không dừng lại ở đó vì mỗi chủ đề có thể được chia nhỏ hơn nữa; với thiết kế, nó có thể đi vào "chi tiết kĩ thuật" (những mong muốn của một trang web mới ), "sự mô tả đặc điểm" (hành vi và kinh nghiệm), "thương hiệu" (phối màu, chủ đề, phong cách) và nhiều hơn nữa.

Việc chia một dự án chính thành các danh mục riêng biệt (và sau đó là các danh mục con) cho phép chúng ta thực hiện một dự án lớn, dễ dàng tiếp nhận và minh bạch. Những gì bắt đầu như một mong muốn trừu tượng thì bây giờ đã rõ ràng với hướng đi thực sự và được chia thành những nhiệm vụ có kích thước vừa phải.

Từ đó, chúng ta có thể tạo ra một sơ đồ tư duy riêng cho mỗi danh mục chính để làm rõ hơn (nếu cần), cũng như ưu tiên và lập thời gian biểu phù hợp với các nhiệm vụ đang đợi giải quyết.

Bắt đầu kế hoạch sơ bộ của việc thiết kế trang web mới bằng việc mở rộng ra tất cả các góc khác nhau ngoài thiết kế cũng như bối cảnh thực tế, ví dụ như nội dung trang web mới, và sự mở rộng các loại nội dung của chính nó như là trang sản phẩm, trang công ty, trang hỗ trợ, blog và nhiều hơn nữa.

Quy trình sơ đồ tư duy cho phép bạn nghĩ rộng hơn và tổ chức dự án rõ ràng hơn và đảm bảo rằng tôi không tiến hành cho đến khi thấy toàn bộ phạm vi dự án được tổ chức. Từ đó, tôi ưu tiên các nhiệm vụ và tôi nhận thức rõ nếu bất kì nhiệm vụ nào phụ thuộc vào nhiệm vụ khác hay được tiến hành song song nên tôi nắm được toàn bộ tiến trình.

Có nhiều ứng dụng, trang web và nhiều hơn thế giúp bạn lập sơ đồ tư duy. Chúng có thể bao gồm các đặc điểm đa dạng như là mã màu sắc, chia sẻ/cộng tác, liên kết (với ghi chú, trang web, hình ảnh), bổ sung thiết kế/phong cách và nhiều tính năng thú vị khác để giúp bạn tạo ra một sơ đồ cần thiết để sắp xếp suy nghĩ của bạn, lên ý tưởng chia nhỏ nhiệm vụ và hơn thế nữa.

Bất cứ công cụ hay phương pháp sơ đồ tư duy nào làm bạn hài lòng đều tuyệt vời nhưng tốt nhất là nên bắt đầu đơn giản, nhận ra lợi ích và chỉ sau khi quá trình đó chứng minh có lợi cho bạn thì mới nâng cấp các tính năng bổ sung. 

Vào cuối ngày, lập sơ đồ tư duy nhằm mục đích giúp bạn sắp xếp suy nghĩ, nhiệm vụ, ý tưởng và những thứ này giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu chính là hoàn thành mọi thứ. Nếu các tính năng bổ sung làm sơ đồ của bạn khá hơn nhưng không đưa bạn đến gần với mục tiêu hơn thì bạn vẫn chưa được hưởng lợi từ quá trình tuyệt vời này. 

Tôi nhận thấy bản thân yêu chuộng Coggle vì nó rất dễ sử dụng, sự cung cấp miễn phí đủ cho hầu hết mọi người và sự kết hợp sẵn có cho phép nhóm của bạn mở rộng. Tuy nhiên, một trang giấy thông thường luôn hữu hiệu vì lúc đó ngòi bút của bạn sẽ trở nên linh hoạt.

Sức mạnh của sơ đồ tư duy

Có rất nhiều công cụ, phương pháp, quy trình khác nhau và nhiều hơn thế mà mỗi cái có thể sử dụng khi bạn cố gắng sắp xếp suy nghĩ hay lên ý tưởng cho một dự án mới. Tôi nhận thấy sơ đồ tư duy là một quy trình rất đơn giản để thực hiện và khá tự nhiên để sử dụng và mở rộng thêm.

Sự thực dụng của của sơ đồ tư duy giúp cá nhân mỗi người có được một bức tranh lớn đầy trực quan và rõ ràng không tốn quá nhiều nổ lực. Sự linh động làm nó dễ dàng phát triển và do đó cho phép các ý tưởng tuôn chảy trong khi vẫn giữ được trọng tâm duy nhất luôn hiện hữu trước mắt bạn từ đầu đến cuối.

Như mọi khi, việc thích nghi với một công cụ hay một quy trình mới không phải là việc dễ dàng, bạn hẳn nhận ra được lợi ích nhưng cảm thấy rằng nó tốn thời gian và thay vào đó bạn có thể đã bị nhấn chìm trong dự án rồi hay bạn không thể xác định rõ đó là thể loại hay nhiệm vụ gì và nhiều hơn thế nữa.

Tôi gặp khó khăn khi bắt đầu thích nghi với phong cách tự do và vẽ sơ đồ hơn là liệt kê dàn ý trên máy tính của tôi. Nhưng khi nó làm dự án trở nên cụ thể, sắp xếp suy nghĩ và các nhiệm vụ cũng như giúp tôi tránh bỏ lỡ các bước quan trọng suốt quá trình thì tôi đã bị nó cuốn hút.

Kể từ khi bắt đầu, tôi nhận ra rằng cuối cùng tôi cũng làm nhiều việc hơn vì mọi dự án đều rõ ràng, tất cả các nhiệm vụ đều được liệt kê và tôi có thể kiểm soát tốt hơn thông qua các mục và đa nhiệm một cách hiệu quả (không chỉ vì lợi ích của việc đa nhiệm).^[3]

Tôi có thể tự mình chịu trách nhiệm và đồng thời hoàn thành mọi thứ theo mục đích và mục tiêu của mình theo cách hiệu quả và hiệu suất cao hơn.

Tài liệu tham khảo