Ngồi tại bàn và làm việc không có nghĩa sẽ luôn giúp bạn làm việc có năng suất cao. Chúng ta đang sống trong thời đại mà tất cả mọi người đều trở nên dễ tiếp cận hơn bao giờ hết, nhưng điều đó cũng đi kèm với nguy cơ đánh mất sự tập trung cho những thứ không phù hợp vào những lúc không thích hợp.
Có sự khác biệt giữa các khái niệm: hiệu quả, hiệu suất và năng suất làm việc, mà đối với hầu hết các công ty và các cá nhân thì sự tập trung được dành cho cái cuối cùng.[1]
Điều đó không phải tự nhiên mà có, một vài trong số những người có ảnh hưởng nhất trên thế giới đã đạt đến vị trí hiện tại của họ bằng cách phát triển, duy trì và cải thiện năng suất làm việc. Những người thành đạt đỉnh cao như Mark Zuckerberg, Bill Gates, Satya Nadella và Warren Buffett đã làm chủ được những kỹ năng sau đây để luôn duy trì năng suất làm việc cao nhằm đạt được những thứ mà họ muốn.
1. Hãy làm cho mọi cuộc giao tiếp đều trở nên có ý nghĩa
Hoạt động giao tiếp có thể là yếu tố cản trở năng suất. Việc dồn năng lượng vào sai chỗ sẽ dẫn đến lãng phí thời gian.
Ví dụ như nhà đồng sáng lập của Microsoft, Bill Gates, là người ủng hộ việc giao tiếp qua thư điện tử. Và việc tự xem mình là người thành thạo về thư điện tử cũng là một cách để ông trùm kinh doanh Elon Musk duy trì năng suất cao; như chính lời ông đã tuyên bố lý do cho việc này là, "Tôi rất giỏi về thư điện tử".[2]
Việc giảm đến mức tối thiểu sự giao tiếp qua điện thoại hoặc các cuộc họp sẽ giải phóng thời gian để tập trung vào các vấn đề thiết yếu hơn. Vậy nên chừng nào thư điện tử còn chưa bị loại bỏ hoàn toàn, thì các tin nhắn có thể được hoãn lại và nhờ đó cho phép bạn kiểm soát thời gian biểu của mình.[3]
2. Hãy tối ưu hóa mọi cơ hội
Musk cũng không ngừng ủng hộ việc đặt câu hỏi về năng suất làm việc của bản thân.[4] Hãy tự hỏi mình rằng làm thế nào để có thể hoàn thành một việc gì đó một cách hiệu quả hơn, hoặc sử dụng thời gian hằng ngày của mình tốt hơn cho càng nhiều các sự kiện, hội họp và kế hoạch dự án đã được lên lịch càng tốt.
Ý tưởng về việc tối ưu hóa thời gian và công việc này cũng đúng đối với Mark Zuckerberg, giám đốc điều hành của Facebook, người thích giữ cho mọi thứ được đơn giản. Anh loại bỏ hết những thứ vô vị nhàm chán, hay theo cách nói của chính anh là những quyết định "ngớ ngẩn và vặt vãnh" trong cuộc sống, từ đó cho phép anh tập trung vào công việc của mình và đạt năng suất cao nhất có thể. Một ví dụ dễ thấy của tính đơn giản này là bộ trang phục đi làm ưa thích nhất của anh gồm áo thun xám và quần jean mà ngày nào anh cũng mặc. Hãy tìm hiểu thêm xem việc giữ cho mọi thứ được đơn giản sẽ dẫn tới các quyết định tốt hơn như thế nào: Hãy Đưa Ra Các Quyết Định Tốt Hơn Bằng Cách Hiểu Rõ Cơ Chế Hoạt Động Của Hiện Tượng Thiếu Sáng Suốt Vì Phải Quyết Định Quá Nhiều (Decision Fatigue)
Và anh ấy cũng không phải là người duy nhất đâu - Steve Jobs quá cố cũng nổi tiếng là hầu như lúc nào cũng mặc áo cổ rùa màu đen, Albert Einstein được biết đến với việc mặc đúng một bộ com-lê màu xám và có mái tóc rối bù, và bạn sẽ chỉ thấy Obama mặc com-lê màu đen hoặc xám mà thôi. Hãy xem qua Lý Do Tại Sao Những Người Thành Công Đến Đỉnh Cao Ngày Nào Cũng Mặc Cùng Một Bộ Đồ
Việc tìm ra cách đơn giản nhất và tối ưu nhất để hoàn thành các công việc và kế hoạch cũng có nghĩa là năng lượng được dùng vào những việc vặt vãnh có thể được tái định hướng lại để dùng cho những quyết định quan trọng hơn đối với công việc kinh doanh của bạn.
Điều này cũng liên quan tới việc hoàn thành những việc đơn giản trước. Bằng cách đó, những công việc và quyết định nhỏ hơn sẽ không làm ta phân tâm khi giải quyết những thứ lớn hơn. Sau đây là hướng dẫn để bạn làm chủ các công việc của mình một cách có năng suất: Làm Thế Nào Để Điều Chỉnh Công Việc, Thay Đổi Tâm Trạng Của Bạn Và Nâng Cao Năng Suất
3. Hãy dẹp đi kiểu làm nhiều việc cùng một lúc
Các nghiên cứu đã cho thấy rằng bộ não không làm nhiều việc cùng một lúc, mà thay vào đó là chuyển đổi qua lại giữa các công việc. Ứng dụng vào năng suất làm việc, điều đó có nghĩa rằng thay vì tập trung vào nhiều thứ tại cùng một thời điểm thì chúng ta lại đang tiêu tốn năng lượng và năng lực trí óc vào hành động chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác. Nếu bạn vẫn cho là mình có thể làm nhiều việc cùng lúc thì hãy đọc bài này: Tại Sao Bộ Não Không Thể Làm Nhiều Việc Cùng Một Lúc
Do đó, việc thôi không làm nhiều việc cùng một lúc có thể giúp làm tăng năng suất. Việc sống cho hiện tại và tập trung vào một công việc nhất định sẽ cho phép bạn hoàn thành nó mà không phải đắn đo lo nghĩ về những việc sắp diễn ra tiếp theo trong ngày hoặc trong cuộc họp sắp tới đây.
Một cách để làm được như vậy là hãy ủy thác công việc và hợp tác với người khác. Satya Nadella thuộc tập đoàn Microsoft đã thông báo vào năm 2014[5] rằng công ty sẽ
“đổi mới năng suất làm việc nhằm tiếp thêm sức mạnh cho tất cả mọi người và tất cả các tổ chức trên hành tinh để có thể làm được nhiều việc hơn và đạt được nhiều thứ hơn.”
Với số lượng vô vàn các ứng dụng và dịch vụ hiện nay cho phép phối hợp làm việc thông qua các hội nghị video, các cuộc họp từ xa và thậm chí là cả thực tế ảo và thực tế tăng cường, thì việc tận dụng các công nghệ này (mặc dù hầu hết chúng vẫn do Microsoft sở hữu độc quyền) sẽ giúp cho những người giống như Nadella luôn duy trì được năng suất cao.[6]
4. Hãy kiên trì với một thứ và thành thạo nó
Khi viết về Bill Gates, tác giả Cal Newport gần đây đã tranh luận rằng sự phân tâm sẽ làm giảm đến mức tối thiểu tầm tác động của công việc mà ta làm cũng như tiềm năng tổng thể của chúng ta.[7] Trong một quá trình mà ông gọi là "làm việc tập trung cao độ" (deep working), ý tưởng ở đây là chúng ta có thể tối đa hóa sức ảnh hưởng một cách thành công bằng cách dành ra một khoảng thời gian tận tâm (thậm chí chỉ một hoặc hai giờ) để làm việc một cách khẩn trương và loại bỏ hết mọi sự phân tâm.[8]
Trên thực tế, chính khả năng dồn hết sự tập trung một cách tỉ mỉ vào một công việc tại một thời điểm như vậy đã cho phép Bill Gates lập nên doanh nghiệp trị giá tỷ đô chỉ trong vòng vài tháng.
Một cách khác để hoàn thiện nghệ thuật của sự tập trung đến từ ông trùm kinh doanh người Mỹ Warren Buffett, người đã sử dụng một chiến lược năng suất gồm 3 bước (còn được biết đến là chiến lược "2 list") để giúp đỡ các nhân viên của mình.
- Bước 1 – Hãy lập ra một danh sách gồm hai mươi lăm mục tiêu (đó có thể là các mục tiêu trong sự nghiệp, mục tiêu cho một dự án cụ thể, hoặc thậm chí là các mục tiêu tổng quát cho một tuần hoặc một tháng).
- Bước 2 – Hãy xem lại danh sách đó, tô đậm năm mục tiêu quan trọng nhất, rồi tách riêng chúng ra thành một danh sách mới riêng biệt. Đó là 5 mục hàng đầu của bạn.
- Bước 3 – Hãy tập trung vào việc đạt được các mục tiêu trong danh sách 5 mục hàng đầu của bạn trước, đừng nghĩ đến các mục tiêu còn lại đã được viết ra trước đó cho đến khi 5 mục kia được hoàn thành.
Trong chiến lược này, Buffet cho rằng sự tập trung nên được dành cho danh sách 5 mục tiêu hàng đầu trước, và xem hai mươi mục tiêu còn lại như là những yếu tố gây phân tâm.
Việc tập trung vào một số ít các mục tiêu quan trọng trước sẽ cho phép bạn có một lối làm việc có thể được quản lý tốt hơn, và do đó là dễ đạt được thành công hơn. Kết quả là bạn có thể lập ra thời gian biểu của riêng mình và kiểm soát được thời gian của mình.
Hãy học hỏi cách mà Buffett xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu trong đời mình ở bài viết này: Hầu Hết Mọi Người Rốt Cuộc Đều Ở Mức Trung Bình Vì Họ Không Giữ Bản Danh Sách Này
Việc hoàn thành mọi việc một cách nhanh chóng chưa bao giờ dễ như hiện nay
Chúng ta đang sống trong một thời đại mà ta không cần phải khởi sự một hành động hoặc một cuộc đối thoại để có được những thông tin mà mình cần. Trí tuệ nhân tạo đang bước vào nơi làm việc của chúng ta, và rất nhiều các ứng dụng cũng như dịch vụ hiện nay đang tích hợp các tính năng dự đoán bước đi tiếp theo của chúng ta và tối ưu hóa, xếp thứ tự ưu tiên và làm nhiều việc cho ta cùng một lúc, nhờ đó cuối cùng sẽ cho ta có thêm nhiều thời gian và nhiều "bộ nhớ" trong trí óc để nâng cao năng suất hết mức có thể.
Điều thiết yếu đối với tất cả chúng ta là hãy xác định rõ ưu tiên của mình, kiên trì gắn bó với nó và giảm đến tối thiểu mọi sự phân tâm để đạt được những gì mà ta muốn có nhất.