Viết một lá thư giới thiệu hoàn hảo dường như là một điều kinh hoàng, đặc biệt nếu bạn chưa từng viết một lá thư giới thiệu nào. Tranh đấu giữa việc giữ sự trung thực của bản thân với việc cố gắng không phá hủy tương lai của một người thì luôn là một thách thức lớn. Bạn không muốn bịa ra điều gì nhưng bạn thậm chí cũng không sẵn lòng viết một lá thư theo cách mơ hồ, ngớ ngẩn và không thuyết phục. 

Thư giới thiệu có thể thực sự quyết định tương lai của một người. Nếu viết cẩn thận thì lá thư có thể giúp người đó nổi bật trong số các tài năng khác. Ngược lại, nó sẽ giống một lá thư tồi tệ hơn một lá thư ấn tượng. Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn viết một lá thư ấn tượng (cùng với mẫu thư giới thiệu hữu ích!)

1. Sử dụng cấu trúc thư chuẩn cho thư giới thiệu của bạn

Một lá thư giới thiệu tuân thủ các nguyên tắc chung giống như bất kì lá thư chuyên nghiệp khác.

• Địa chỉ của bạn nên được viết trên cùng phía bên phải và theo sau đó là ngày tháng
• Bên dưới địa chỉ của bạn, ở phía bên trái, viết tên và địa chỉ người nhận
• Bắt đầu với một lời chào trịnh trọng. Ví dụ, "Dear Sir hay Madam"

2. Bắt đầu thư bằng cách bày tỏ sự ca ngợi nồng nhiệt của bạn một cách ngắn gọn

Hãy để nhà tuyển dụng tiềm năng của ứng viên bạn đề cử biết rằng bạn tin tưởng người này từ lúc bắt đầu. Hãy cố không quá nhiệt tình vì bạn sẽ không muốn họ nghĩ rằng nó không chân thực.

“Bất kỳ công ty nào cũng nên tin tưởng rằng họ thật may mắn khi có một nhân viên quyết đoán, sắc sảo và thân thiện như Mark.”

3. Thể hiện bạn hiểu biết rõ về ứng viên như thế nào

Đưa ra thí dụ và ngữ cảnh cụ thể về sự giới thiệu của bạn. Thông báo cho người đọc về cách bạn đã gặp họ, bạn đã làm việc với họ bao lâu, kinh nghiệm làm việc với họ và tóm tắt về phẩm chất và năng lực của bạn.

“Với cương vị là giám đốc điều hành của Trung tâm truyền thông, tôi đã trực tiếp giám sát Mark trong khoảng thời gian từ năm 2007 đến năm 2011. Chúng tôi đã cùng nhau làm một vài dự án quan trọng vì vậy tôi biết anh ấy là một người làm việc chăm chỉ.” 

4. Làm nổi bật phẩm chất, năng lực và thành tựu trước đây của ứng viên

Đưa ra sự mô tả rõ ràng và chính xác về điều người đó đã làm cho công ty của bạn. Trích dẫn thành tựu tuyệt vời nhất của họ trong lĩnh vực được bổ nhiệm cũng như các dự án làm việc nhóm. Đưa ra các ví dụ, bằng chứng hay tóm tắt quá trình làm việc của họ.

“Lòng nhiệt huyết của Mark trong giải quyết vấn đề về truyền thông kết hợp với sự hiểu biết về công nghệ truyền thông, kỹ năng biên tập được tôi luyện và tinh thần làm việc nhóm đã cải thiện năng suất làm việc của công ty trong lĩnh vực truyền thông in ấn và đồ hoạ."

5. Mô tả sự thành công của họ và điều gì khiến họ nổi bật thông qua sự so sánh

Sự so sánh giúp người đọc có cơ sở để tìm hiểu lý do tại sao bạn giới thiệu ứng viên này.

“Khả năng hoàn thành công việc trước thời hạn, bắt kịp xu hướng công nghệ và đáp ứng thị trường đa dạng của Mark đã vượt qua kết quả từ sự kết hợp các nổ lực của truyền thông khác mà tôi đã chứng kiến trong suốt 5 năm tại XXX LTD.”

6. Trích dẫn điều và cách ứng viên đang cải thiện mà không có sự phóng đại nào

Không đặt kỳ vọng vào các ứng viên không thể đáp ứng hay khen ngợi họ một cách vô lý.

“Mark luôn tích cực tham gia hội thảo, hội nghị và các khóa học bổ sung vì anh ấy làm việc chăm chỉ để cải thiện kỹ năng kỹ thuật trong công tác hiện trường.”

7. Đề cập đến các phẩm chất tốt của họ bên ngoài công việc

Đưa ra những hoạt động cơ bản mà họ tham gia cho dù đó là đội thể thao của công ty hay công việc tình nguyện.

“Mark cũng là thành viên năng nổ trong đội bóng của công ty và anh ấy thể hiện rất xuất sắc.”

8. Duy trì cách viết định hướng hành động

Bắt đầu mỗi đoạn văn với sự khẳng định chủ động các đặc điểm và phẩm chất của ứng viên.

Thay thế “Tôi đã hài lòng với công việc của anh ấy hiện tại” bằng “Kỹ năng của Mark đã cải thiện đáng kể trong vài tháng qua. Thái độ vị tha của anh ấy là nguồn cảm hứng."

9. Kết thúc thư với giọng điệu khẳng định

Chỉ trong vài từ, hãy khẳng định lại sự giới thiệu của bạn về ứng viên và mời người nhận liên lại với bạn.

“Với tất cả lý do trên, tôi biết Mark sẽ có giá trị to lớn đối với công ty của bạn khi được thêm vào nhóm. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với tôi theo số điện thoại và địa chỉ ở trên.”

10. Đừng quên ký tên của bạn nhé!

Sau cùng, điều quan trọng nhất là sự chuyên nghiệp. Nếu thư giới thiệu của bạn được gửi tới địa chỉ thực thì hãy in ra và ký bằng tay. Mặt khác, bạn có thể đánh tên của bạn trên máy và ký tên.

Hãy nhớ rằng viết tốt về họ mà không quá tôn sùng họ là người hoàn hảo. Bạn đang đặt danh tiếng của bạn vào người này nên hãy làm thật hoàn hảo. Nếu bạn hoàn toàn không tự tin về việc đã bao gồm mọi thứ trong lá thư của bạn hay chưa thì hãy hỏi ý kiến của đồng nghiệp cũng biết về ứng viên này.

Vài lời khuyên từ chuyên gia để giúp bạn viết một lá thư giới thiệu toàn diện

Nó không dừng lại ở đây. Chúng ta vẫn có thể dùng các từ khôn ngoan từ các chuyên gia trong lĩnh vực. Chuyên môn và kinh nghiệm của họ là bằng chứng hoàn hảo cho uy tín của họ. Và rất nên lắng nghe họ trước khi bắt đầu viết thư hoặc là bạn sẽ vô tình mắc vào bẫy mà có thể phòng tránh được. 

Viết thư giới thiệu ngắn gọn và chính xác

Viết tối đa một trang. Điều này dường như là bình thường nhưng có thế gây khó cho bạn nếu bạn đang cố gắng xoay xở với nhiều thành tích hay đó là người có CV dài. Nếu bạn có thể đi vào trọng tâm của vấn đề trong một trang, việc làm nổi bật người đó sẽ đáng tin hơn thay vì viết văn vẻ về việc họ tuyệt vời như thế nào. — Brandyce Stephenson, Cố vấn văn hóa doanh nghiệp^[1]

Không viết mơ hồ, thay vào đó hãy liệt kê các thí dụ để mô tả phẩm chất của ứng viên

Lời khuyên tốt nhất cho bạn để viết thư giới thiệu hiệu quả là hãy tập trung viết và ca ngợi một dự án hay lĩnh vực cụ thể mà người đó đã hoàn thành. Thay vì nói những lời sáo rỗng như ứng viên X là “người chăm chỉ, chu đáo và luôn chú ý đến chi tiết”, hãy nói chính xác việc họ đã làm khi làm việc chung với bạn và điều gì khiến bạn kinh ngạc. Ví dụ, bất kỳ ai cũng có thể là “người lao động tận tâm”, nhưng ít ai ngoan cường chịu đựng để làm việc nhiều giờ và tăng ca đêm để đạt được mục tiêu hay khả năng liên tục tham gia học một chương trình trực tuyến mới.— Jake Tully, Tổng biên tập Công việc lái xe tải^[2]

Đề cập đến ấn tượng lâu dài

Kết thúc thư với tuyên bố là bạn sẽ “rất vui khi lần nữa tuyển dụng X”. Điều này chắc chắn cho nhà tuyển dụng mới thấy được bạn kết thúc tốt đẹp với ứng viên đó. — Jamie Stone, Cố vấn nhân sự, Hẹn hò trực tuyến của người trưởng thành^[3]

Cũng giới thiệu về bản thân người viết trong lá thư

Nó có thể không rõ ràng với người đánh giá rằng bạn là ai và tại sao bạn có tư cách giới thiệu người này. Hãy nêu rõ trong thư lý do tại sao bạn có kinh nghiệm để đánh giá. Ví dụ như, tôi nói: “Tôi là giáo sư y khoa với 25 năm kinh nghiệm. Tôi đã hướng dẫn cho hàng trăm nghiên cứu sinh hậu tiến sĩ tại một trung tâm nghiên cứu nằm trong top 20. Vì vậy, tôi có nhiều kinh nghiệm để đánh giá ứng viên ở trình độ này” — Tiến sĩ Luz Claudio, giám đốc chương trình huấn luyện và tác giả của Cách viết và xuất bản một luận vắn khoa học: Hướng dẫn từng bước^[4]

Điều chỉnh thư đúng với công việc ứng tuyển

Hiểu về vị trí tuyển dụng để mà bạn có thể điều chỉnh thư theo các yêu cầu cụ thể của công việc. Nếu công việc đòi hỏi cao về sự quản lý, đảm bảo rằng bạn đề cập đến khoảng thời gian họ đã làm rất tốt công việc ngay cả khi đó không phải là trách nhiệm chính của họ. — Freda Francis, Chuyên gia nhân sự, Các bà mẹ đi làm^[5]

Kích hoạt cảm xúc cá nhân

Mọi người thích được làm cho xúc động một chút và nếu có người có thể chịu đựng được ai đó đủ để được tuyển dụng hoặc là có người là một sinh viên thực sự muốn được giới thiệu sau khi đã có kinh nghiệm, họ có lẽ sẽ nghĩ rằng họ là người khá tử tế. Lựa chọn giữa sự chân thành và sự hoàn hảo. Mọi người đều hiểu điều này. — Joan Barrett, Nhà văn tự do, Truyền thông Joan Barrett ^[6]

Nhấn mạnh thái độ tuyệt vời của người bạn đang viết về

Một lá thư giới thiệu tốt nói lên thái độ là việc ưu tú của ứng viên. Tôi không luôn mong đợi các ứng viên đáp ứng mọi yêu cầu công việc miễn là học làm được những điều cơ bản. Nhưng tôi cũng kỳ vọng họ có thái độ tốt và năng lượng tích cực để giải quyết thử thách mới. Bạn có thể đào tạo họ về kỹ năng nhưng bạn hầu như không thể đào tạo cho họ về thái độ. — Jeff Kear, Founder, Lên kế  hoạch Pod^[7]

Với tất cả những lời khuyên và đề nghị này, bây giờ bạn có thể viết một lá thư giới thiệu cuốn hút, xúc tích và đầy thuyết phục. Không còn nỗi lo về khả năng gây sát thương cho người nào đó nữa rồi. Và hãy chuẩn bị để trở nên yêu thích viết nhiều hơn thư giới thiệu nữa trong tương lai đi nào!

Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com

Tài liệu tham khảo