Bạn cảm thấy đau khổ khi đọc một kế hoạch đề xuất dày hàng trăm trang giấy phải không? Người viết nó cũng có cảm giác y như bạn.
Mọi người đều vật vã để viết được một bản kế hoạch đề xuất toàn diện, hoàn hảo và mong muốn người khác đều biết đến ý tưởng của mình. Nhưng họ không muốn nhận được lời phê bình như "quá dài để đọc". Vì vậy, đã đến lúc tận dụng tốt bản tóm tắt dự án để làm nổi bật ý tưởng của bạn vì không có ai sẽ thực sự đọc từng từ bạn viết nếu có hàng trăm trang giấy .
Một bản tóm tắt dự án có thể là tóm tắt sơ lược lại một bản báo cáo, một kế hoạch đề xuất hay bất kì loại tài liệu nào. Không giống bản tóm tắt sách hay luận án, một bản tóm tắt dự án là một phiên bản cô đặc lại toàn bộ tài liệu hơn là một bản khái quát hay định hướng. Nó chủ yếu được dùng cho các bản kế hoạch kinh doanh để người đọc nhanh chóng nắm bắt được phần lớn nội dung mà không thực sự đọc nó.
Một bản tóm tắt dự án tốt có thể gây ấn tượng với người đọc ngay lập tức. Sau đây, tôi sẽ cung cấp mọi thứ bạn cần để có một bản tóm tắt dự án tốt.
Bản tóm tắt dự án là sự trình bày ý tưởng của bạn
Hãy tưởng tượng bạn đang ở trong nhà sách tìm một cuốn sách. Bạn sẽ quyết định mua một cuốn sách nào đó như thế nào? Tôi chắc bạn sẽ nhìn vào bìa sách và sau đó lật sách lại để đọc phần tóm tắt.
Bản tóm tắt dự án cũng tương tự vậy. Nó như một cổng vào thiết yếu để đọc bản kế hoạch kinh doanh. Mục đích của nó là để thu hút sự chú ý của người đọc và làm họ muốn biết nhiều hơn về bất cứ cái gì mà tài liệu thể hiện.
Trong khi đối với một nhà doanh nghiệp luôn viết tài liệu thì nó cũng rất quan trọng. Việc viết bản tóm tắt dự án giúp bạn phát triển một tầm nhìn kinh doanh tốt hơn và bạn có bức tranh hình dung về câu chuyện của bạn. Bạn sẽ biết được khía cạnh nào của công ty bạn có lợi điểm bán hàng rõ ràng nhất và khía cạnh nào đòi hỏi nhiều sự minh bạch hơn.
Hãy viết trong một trang và có thể dễ dàng đọc lướt qua các phân đoạn
Một bản tóm tắt dự án là để thu hút sự chú ý chứ không cung cấp chi tiết. Vì vậy bạn nên viết ngắn gọn và xúc tích.
Một trang là đủ để khái quát tất cả những yếu tố cần thiết của một bản tóm tắt dự án. Hãy nhấn mạnh các ý chính và làm nổi bật những phát hiện quan trọng hoặc chỉ những ý tưởng đặc biệt. Đừng cố gắng thể hiện tất cả đồ thị và số liệu trong một khoảng chật hẹp thế này. Và đừng lãng phí một từ nào trong bản tóm tắt dự án. Mỗi từ nên tồn tại với một mục đích rõ ràng ở đấy.
Tiêu đề phụ luôn quan trọng. Khi chia bản tài liệu thành những phân đoạn, người đọc có thể nhanh chóng và dễ dàng đọc lướt qua. Họ có thể nắm được ý tưởng của bạn trong vòng một hoặc hai phút chỉ với việc đọc các tiêu đề phụ. Điều này cũng giúp bạn sắp xếp các ý tưởng rõ ràng hơn để người đọc dễ dàng theo dõi.
Hãy viết mỗi phần rõ ràng theo cấu trúc sau
Nhìn chung, một bản tóm tắt dự án có cấu trúc tốt bao gồm:
- Sứ mệnh
- Tiểu sử/thông tin công ty
- (Sự phát triển) điểm nổi bật
- Sản phẩm/dịch vụ
- Tóm tắt kế hoạch tương lai
Nhưng chính xác cái nên được thêm vào những phần này của bản tóm tắt dự án là gì?
Nó không quá phức tạp để viết phần sứ mệnh. Nó giải thích về cái mà bạn kinh doanh và mục tiêu kinh doanh của bạn.
Đối với tiểu sử/thông tin công ty, hãy nghĩ về những mốc sự kiện quan trọng trong lịch sử công ty. Công ty được thành lập khi nào? Nó được đặt ở đâu? Ai thành lập? Vai trò của họ là gì? Bạn cũng có thể đề cập đến quy mô công ty và bất cứ gì bạn nghĩ nó nổi bật.
Điều gì làm công ty bạn nổi bật? Khi bạn nói về những điểm nổi bật, bạn có thể thêm các ví dụ về sự phát triển của công ty như là những điểm nổi bật về tài chính và thị trường. Biên lợi nhuận, thị phần, hay bất kì chỉ mục nào bạn thấy ấn tượng. Bạn có thể thêm vào đồ thị và biểu đồ. Nhưng chỉ một hoặc hai thôi.
Bạn cũng nên mô tả ngắn gọn sản phẩm/dịch vụ công ty cung cấp. Hãy xem xét về việc liệu rằng người đọc có biết về sản phẩm hay dịch vụ của công ty không. Hãy cung cấp một ít mô tả chi tiết nếu người đọc không biể về chúng.
Một mục tóm tắt kế hoạch tương lai là để giải thích nơi bạn muốn kinh doanh. Nó có thể là trong ngắn hạn hoặc dài hạn. Người đọc sẽ hứng thú muốn biếu liệu rằng bạn có cùng tầm nhìn với họ không.
Vài ví dụ điển hình về bản tóm tắt dự án
Hãy nhìn vào phần trích đoạn bên dưới, những ý tưởng chính và những thông tin nào mà bản báo cáo đề cập tới và xem nó nếu bạn nghĩ nó tốt.
Ví dụ 1
Nó (bản báo cáo) làm nổi bật loại hành vi mua của người tiêu dùng hoặc của doanh nghiệp được thể hiện trong việc mua một sản phẩm hay dịch vụ và giải thích tại sao mỗi hành vi này lại xảy ra. Điều này có thể rút ra kết luận từ việc ứng dụng lý thuyết vào thực tiễn.
Bạn nghĩ thế nào? Tốt hay xấu?
Tôi muốn nói rằng đây nó không phải là một bản mẫu tốt. Nó thật sự trình bày ngắn gọn ý tưởng của bản báo cáo nhưng không thành công trong việc nhận lại kết quả, rút ra kết luận và đưa ra các khuyến nghị của một bản tóm tắt. Người đọc không thu hoạch được gì sau khi đọc bản tóm dự án như thế này.
Ví dụ 2
Bên dưới là phần trích đoạn từ một bản tóm tắt dự án mẫu của Tiệm bánh mì ở Washington, D.C.:
Với việc tạo ra một ngách mới trong ngành nhà hàng, Rutabaga Sweets sẽ tăng doanh số khoảng hơn $145,000 trong vòng 3 năm trong khi duy trì biên lợi nhận gộp khoảng 80%. Từ triết lý “không có gì ngoài điều tốt nhất” về cả sản phẩm và dịch vụ, Rutabaga Sweets sẽ tự thiết lập như là một nhà hàng chuyên phục vụ các món tráng miệng cao cấp đặc biệt ở Washington DC. Chúng tôi cũng sẽ giành lợi thế cạnh tranh về các món tráng miệng mang về và được phục vụ.
Bạn nhìn thấy điểm khác biệt không? Nó cung cấp các số liệu và một bản tóm tắt cụ thể thay vì một bản tóm tắt mơ hồ. Khi người đọc đang đọc nó, họ có thể thật sự nhận thấy điểm đến của cách diễn đạt của bạn.
Nếu bạn hứng thú muốn đọc nhiều hơn về các thí dụ mẫu tốt, bạn có thể tham khảo một bản của một công ty dược trực tuyến và một bản của một trung tâm dịch vụ chăm sóc thú cưng.
Hãy nhớ rằng bản tóm tắt dự án là cơ hội đầu tiên và có lẽ là duy nhất cho bạn gây ấn tượng với người đọc. Vì vậy hãy đừng phạm bất kì lỗi ngớ ngẩn nào và hãy sẵn sàng trình bày những ý tưởng sáng giá của bạn đi!
Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com