Bạn luôn thiếu thời gian và trì trệ trong công việc đúng không? Phải chăng năng suất làm việc của bạn bị ảnh hưởng vì một ngày chỉ có 24 giờ? Thế thì điều bạn cần có là các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà các nhân vật tiếng tăm của các công ty tập đoàn lớn và những người nổi tiếng đã thành thạo đến mức hoàn hảo. Bởi lẽ họ là những người biết cách làm được thật nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian như tất cả mọi người khác.

Một quan điểm mà những người thành công đều có - Thời gian là món hàng quý giá nhất

Những người thành công biết rằng thời gian là món hàng thiết yếu và quý giá giống như tiền vậy - thế nên họ sử dụng nó một cách khôn ngoan và hợp lý. Thời gian đã bị lãng phí sẽ không bao giờ có thể lấy lại được - mỗi phút đều phải được sử dụng một cách khôn ngoan vì điều đó sẽ quyết định bạn có một ngày làm việc với năng suất tuyệt vời hay không.^[1]

Việc quản lý thời gian là cực kỳ quan trọng nếu bạn muốn kết thúc các công việc và việc vặt trong ngày một cách có trật tự và không cảm thấy một chút tội lỗi nào vì đã lãng phí thời gian, hay thậm chí là có đủ thời gian rảnh rỗi dư ra để dành cho gia đình, bạn bè hoặc thậm chí là bản thân bạn nữa.

8 quy tắc quản lý thời gian mà những người thành công tuân theo

Hãy duy trì một bản ghi chép thời gian

Khi bạn bắt đầu bước vào chương trình tập luyện để giảm cân, các nhà dinh dưỡng học và chuyên gia về ăn uống thường khuyên bạn nên duy trì một bản ghi chép về thức ăn và việc tập luyện - tức là ghi chép lại tất cả những thứ bạn ăn trong một ngày, lượng thức ăn được nạp vào và thậm chí là chế độ tập luyện cho ngày hôm đó nữa. Tương tự như vậy, những doanh nhân thành công thường khuyên bạn nên bắt đầu một chương trình quản lý thời gian bằng cách duy trì một bản ghi chép thời gian - việc này sẽ cho bạn biết mình đã sử dụng thời gian như thế nào và mình đang lãng phí nó vào đâu - nó có thể khiến bạn cảm thấy mình hơi giống một kẻ lười biếng, nhưng cuối cùng nó sẽ giúp bạn định hướng đúng đắn cho một ngày làm việc của mình và giúp bạn trả lời câu hỏi dai dẳng là "thời gian của mình biến đi đâu rồi nhỉ?"^[2]

Hãy tập thể dục một chút vào buổi sáng

Richard Branson - người phụ trách tập đoàn kinh doanh, đồng thời là một nhân vật tiếng tăm cực kỳ nổi danh và siêu giàu - thức dậy vào lúc 5 giờ sáng để tập thể dục, và khẳng định rằng chế độ tập thể dục buổi sáng giúp ông có một ngày làm việc cực kỳ năng suất. Và ông đã không sai - việc tập thể dục vào buổi sáng giúp duy trì tinh thần sắc sảo và thể chất năng động cho bạn suốt cả ngày - và bạn cũng nhận được cảm giác vui tươi phấn chấn của việc tập thể dục, bởi chất endorphin hay còn gọi là nội tiết tố hạnh phúc tuôn trào trong cơ thể, và bạn cũng sẽ lên tinh thần vì đã làm được một việc tích cực cho bản thân vào buổi sáng sớm!^[3]

Hãy cân nhắc chọn ra một danh sách việc cần làm

Doanh nhân kiêm ngôi sao trong chương trình The Profit (Lợi Nhuận) của kênh CNBC là Marcus Lemonis có một mẹo tuyệt hay khác để chỉ cho các khán giả của mình - anh lập ra một danh sách các việc cần làm vào mỗi buổi sáng - dù anh gọi nó là "danh sách cần hạ đo ván". Và tất nhiên anh ấy có những tấm thẻ để trong phòng tầng hầm của mình, được làm ra để chuyên dùng cho mục đích đó, và sau khi đã hoàn thành năm việc trong ngày mà đơn giản là không được phép trì hoãn, nếu còn thời gian, anh sẽ làm thêm nữa. Và tấm thẻ của ngày hôm đó sẽ được biến thành một chiếc máy bay giấy sau khi tất cả công việc đã được hoàn tất... Vậy thì điều cốt yếu nhất đối với bạn cũng giống như thế, dù bạn không cần có những tấm thẻ chuyên dụng - một cuốn sổ, một bản hoạch định thời gian đơn giản, hay thậm chí là một cuốn nhật ký là đủ rồi, và bạn cũng không cần phải gấp máy bay giấy từ chúng - thay vào đó hãy làm trò gì của riêng bạn ấy.^[4]

Hãy làm những việc khó vào buổi sáng

Có những thứ - dù bạn gọi chúng là công việc, việc vặt hay việc chán ngấy cũng được - mà tất cả chúng ta đều có xu hướng kêu than rên rỉ và trì hoãn lại đến phút cuối mới làm. Đó là những công việc mà bạn nên giải quyết trước tiên vào buổi sáng, khi bạn còn sảng khoái, tinh thần sắc sảo và chưa cảm thấy mệt mỏi nhàm chán bởi những sự việc diễn ra trong ngày. Hãy làm những việc mà bạn thấy là nhàm chán và kém hấp dẫn trước, và phần còn lại của ngày hôm đó thường sẽ trôi qua một cách thú vị và vui vẻ hơn nhiều đối với bạn - nếu cứ tiếp tục trì hoãn những công việc đó lại thì rốt cuộc bạn có thể sẽ mất rất nhiều thời gian khi phải quay lại làm chúng. Buổi sáng là thời điểm mà ý chí tinh thần của bạn ở mức cao nhất - thời điểm thật tốt để giải quyết những việc mà bình thường sẽ khiến bạn phải suy tính do dự rất nhiều mới hoàn thành được.^[5]

Hãy làm cho công việc trở nên thú vị

Jack Groetzinger, nhà đồng sáng lập kiêm giám đốc điều hành của SeatGeek luôn làm cho các công việc của mình trở nên vui vẻ bằng cách biến chúng thành các trò chơi. Anh đã tạo ra một phần mềm giúp tính toán lượng thời gian mà mình cần để làm một việc gì đó - chẳng hạn như viết một bức thư điện tử - và duy trì một bản ghi chép hằng ngày giống như vậy. Mỗi ngày anh đều cố gắng tự phá kỷ lục của chính mình bằng cách làm cùng những việc đó nhưng nhanh hơn, kể cả khi chỉ là vài giây thôi. Và mặc dù không phải ai trong số chúng ta cũng có đủ năng khiếu về công nghệ để làm giống như vậy, thì vẫn có rất nhiều các ứng dụng sẵn có giúp theo dõi thời gian của chúng ta theo đúng nghĩa đen, và giúp bạn hoàn thành công việc của mình nhanh hơn - bằng cách sử dụng lời nhắc nhở, hoặc thậm chí là những câu cảnh báo hiện ra trên màn hình.^[6]

Hãy tập trung vào những năng lực cốt lõi của mình

Những việc mà bạn không biết rõ sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian để làm. Chúng ta ai cũng xuất sắc trong một số việc nào đó, nhưng không giỏi lắm hoặc không có năng khiếu trong những việc khác. Hãy đảm bảo là khi nói đến các kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ giải quyết các công việc nằm trong phạm vi năng lực cốt lõi nhất của mình, thay vì làm những việc mà trước tiên bạn phải học về chúng hoặc những việc mà đơn giản là không khiến bạn hứng thú. Như vậy cũng không có nghĩa là bạn không nên học những điều mới mẻ hoặc thử làm những việc mà mình chưa từng làm trước đây, nhưng hãy giữ những việc đó lại để làm vào thời gian rảnh hoặc để giải khuây thôi. Bill Smith, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của Shipt nói rằng bên cạnh việc rất thích tự mình làm mọi việc, thì ông lại thích giao phó mọi việc cho những nhân viên có năng lực hơn, nhờ đó ông được tự do làm những việc mà mình giỏi nhất - đó là giám sát và chỉ đạo.^[7]

Hãy sử dụng thời gian rảnh của mình và lên kế hoạch cho những lần nghỉ giải lao

Nhà văn kiêm doanh nhân Arianna Huffington luôn có những khoảng nghỉ giải lao trong suốt một ngày, đặc biệt là vào các bữa ăn, và tin rằng việc tạm nghỉ như vậy sẽ thúc đẩy năng suất làm việc và giảm căng thẳng. Tương tự, Daymond John, doanh nhân kiêm nhà sáng lập và giám đốc điều hành của FUBU luôn cố gắng tối đa hóa thời gian của mình - nếu đang di chuyển trên đường thì anh sẽ không ngủ ngon lành để thời gian trôi đi, mà thay vào đó, anh sẽ hoàn thành các bức thư điện tử của mình... Thế nên khi bạn có thời gian rảnh thì hãy tận dụng nó vào thế mạnh của mình thay vì giết thời gian vẩn vơ. Và các khoảng nghỉ giải lao của bạn cũng cần được lên kế hoạch - bạn có thể sử dụng một chút thời gian rảnh để lên kế hoạch trước và chủ động dành ra một vài khoảng nghỉ giải lao để phục hồi lại năng lực làm việc của mình.^[8]

Hãy lên kế hoạch thật tốt cho cuối tuần

Nick Huzar, nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành của OfferUp, luôn dành ưu tiên cho những khoảng thời gian được ở một mình vào Chủ nhật để làm cho bản thân và công việc của mình được tái tập trung trở lại. Những khoảng nghỉ giải lao của anh được lên kế hoạch và được dùng để lên kế hoạch cho tuần kế tiếp. Mặt khác, việc lên kế hoạch tốt cho cuối tuần cũng sẽ có hiệu quả và giúp bạn tránh khỏi cảm giác chán chường vì đã tự lãng phí thời gian của mình. Hãy lên kế hoạch cho ba tới năm sự kiện làm chỗ dựa để giúp bạn có cảm giác tích cực rằng ngày cuối tuần đó đã được sử dụng có hiệu quả, thay vì chỉ là một ngày cuối tuần đến tự nhiên như mọi ngày khác. Hãy chạy bộ, hoặc tham gia một chuyến du lịch cuối tuần, hay đi xem phim, hoặc thậm chí là một chuyến dã ngoại cùng với gia đình cũng được. Hãy sử dụng thời gian rảnh của mình một cách hiệu quả thay vì chỉ ngồi lì trong nhà một cách nhàm chán.^[9]

Vậy là, về cơ bản, hãy học hỏi từ các chuyên gia về cách mà họ có thể hoàn thành được nhiều việc hơn so với những người khác, trong cùng một khoảng thời gian như nhau. Một ngày vẫn luôn là 24 giờ đối với tất cả mọi người - nhưng cách quản lý thời gian sẽ tạo ra sự khác biệt về những việc mà bạn có thể làm được trong khoảng thời gian đó...^[10]

Tài liệu tham khảo