Tôi chắc rằng bạn liên lục được bảo rằng phải quản lý thời gian của mình tốt hơn, bởi vì nó giúp tăng năng suất của bạn, tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng. Mọi người đều biết những lợi ích mà quản lý thời gian mang lại, nhưng bao nhiêu người trong số các bạn thật sự có thể làm điều đó?
Hầu hết chúng ta đều thích trì hoãn và nhận ra chúng ta không còn nhiều thời gian, sau đó suy nghĩ về công việc đang còn dang dở làm bạn căng thẳng. Nếu như bạn thấy mình làm việc vào phút cuối cùng, hoặc gửi công việc của bạn muộn, kỹ năng quản lý thời gian của bạn cần một số cải thiện.
Trước khi tôi nói cho bạn làm thế nào để quản lý thời gian của mình tốt hơn, bạn cần phải biết thế nào là quản lý thời gian tốt.
Quản lý thời gian tốt không phải tập trung vào số lượng
Với nhiều người, quản lý thời gian của mình tốt đồng nghĩa với việc làm nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn.
Giả sử bạn có 20 việc cần phải làm trong vòng 10 tiếng, và bạn hoàn thành tất cả mọi việc đúng hạn. Bạn càng hoàn thành nhiều việc trong khung thời gian có hạn, bạn càng quản lý thời gian tốt hơn.
Không nghi ngờ gì cả, bạn hoàn thành mọi việc cần phải làm đúng hạn, nhưng đó có phải là cách hiệu quả để quản lý thời gian của bạn không?
Tập trung vào chất lượng hiệu quả hơn
Quản lý thời gian về cơ bản là sắp xếp và lên kế hoạch bạn dành bao nhiêu thời gian cho những công việc trong tay mình. Quản lý thời gian tốt cần phải có thời gian và kỹ năng. Việc quản lý thời gian hiệu quả hơn khi tập trung vào thực hiện một số việc quan trọng, nghĩa là chất lượng hơn số lượng.
Tập trung vào kết quả hơn quá trình. Thật tốt khi theo dõi bạn làm được bao nhiêu rồi, nhưng quan trọng hơn là quyết định những gì bạn theo đuổi và làm thế nào để tạo ra thêm những giá trị.
Khi bạn không cảm thấy căng thẳng hoặc quá tải khi chuyển từ công việc này sang công việc khác, bạn biết rằng bạn đã quản lý thời gian tốt hơn. Dưới đây là 3 cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn.
1. Ưu tiên các công việc theo sự quan trọng và tính cấp bách của chúng
Trước khi bạn thực hiện các công việc trong danh sách cần làm, bạn phải biết cái nào cấp bách và quan trọng. Đây là nguyên tắc Eisenhower.
- Công việc quan trọng đưa bạn đến các mục tiêu cá nhân của chính bạn; trong khi
- Hoạt động cấp thiết là ngay lập tức, với hiệu quả tức thì, những công việc này thường liên quan đến việc đạt được mục tiêu của người khác
Nguyên tắc Eisenhower gợi ý nên ưu tiên các công việc theo bốn cấp độ:
- Quan trọng và cấp thiết: Những công việc này nên được xử lý ĐẦU TIÊN. Chúng là những vấn đề bất ngờ hoặc những vấn đề bạn đã chờ đợi đến phút cuối cùng mới giải quyết. Bạn có thể lên kế hoạch trước đến tránh xảy ra điều này, nhưng đối với những bất ngờ ngoài dự kiến, hãy dành thời gian trong lịch trình của bạn để đề phòng những việc này.
- Quan trọng nhưng không cấp thiết: Những hoạt động này rất quan trọng để đạt mục tiêu cá nhân của bạn, vì vậy hãy đảm bảo mình giành nhiều thời gian để làm việc.
- Không quan trọng nhưng cấp thiết: Đây là những rào cản ngăn bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình và chúng thường đến từ người khác. Đừng lo lắng khi nói "không" hoặc chuyển giao nhiệm vụ cho một người khác. Nhưng hãy dành một số thời gian cho họ, trong trường hợp mọi người thật sự cần sự giúp đỡ của bạn.
- Không quan trọng cũng không cấp thiết: Luôn tránh những công việc này. Nó chỉ đơn giản là những thứ làm bạn bị sao lãng.
Chìa khóa chính để ưu tiên những công việc của bạn một cách tốt hơn là để lại những khoảng thời gian để chắc chắn rằng bạn có đủ thời gian nếu có sự cố xảy ra.
2. Tận dụng thời gian một cách thông minh để đạt được nhiều hơn
Có rất nhiều cách để tiếp cận một công việc và tất cả chúng đều hiệu quả, nhưng để thực sự sử dụng ít nỗ lực nhất cho lợi nhuận lớn nhất, hãy áp dụng khái niệm đòn bẩy để hoàn thành công việc của bạn.
Một trong những cách để tận dụng tối đa là tìm các mẫu chung trong các công việc và thiết lập quy trình công việc để bạn có thể hoàn thành trôi chảy các công việc bạn cần mà không phải tốn thêm thời gian và năng lượng cần thiết.
Giả sử bạn cần viết 3 bài viết trong vòng 10 giờ. Bạn phân tích quy trình viết một bài như nghiên cứu, viết và hiệu đính. Sau đó bạn phát triển một quy trình làm việc để tránh viết trong khi nghiên cứu, sau đó quay lại chỉnh sửa bài viết của bạn.
Một cách khác là tận dụng các thời gian khác. Tôi đã nói đến những công việc "không quan trọng nhưng cấp thiết", và đây là những công việc mà bạn có thể chuyển giao để giảm bớt gánh nặng cho mình.
Vào đây để có thêm những gợi ý nhằm tận dụng thời gian của bạn.
3. Đặt ra cho chính mình những mốc hẹn giờ và thời gian nghỉ ngắn
Thông thường, sử dụng quá nhiều thời gian vào một công việc có thể gây tác dụng ngược. Quy luật hiệu suất giảm dần cho thấy rằng có một điểm mà mức độ lợi nhuận có thể không tương xứng với mức đầu tư.
Để quản lý thời gian của mình tốt hơn, bạn phải nhớ rằng không đầu tư quá nhiều thời gian của mình vào một công việc nhất định. Bạn có thể sử dụng Kỹ thuật Pomodoro[1] để tránh làm việc quá giờ.
Kỹ thuật Pomodoro được phát triển vào những năm 1980. Từ "pomodoro" trong tiếng Ý nghĩa là "cà chua." Kỹ thuật này chỉ đơn giản - chia và cơ cấu công việc của bạn thành từng khoảng 25 phút (hay pomodori), và giữa chúng là 5 phút nghỉ ngơi.
Giả sử bạn đang làm một bài thuyết trình, bạn ước tính cần khoảng 125 phút để hoàn thành công việc này. Bạn chia công việc thành năm khoảng 25 phút với những khoảng nghỉ ngắn giữa chúng. Đảm bảo rằng các khoảng này không xung đột với kế hoạch hoặc giao ước khác của bạn. Đặt hẹn giờ 25 phút và bắt đầu công việc của bạn. Nghỉ ngơi sau mỗi khoảng cho đến khi công việc kết thúc. Nghỉ ngơi từ 20 đến 30 phút sau đó.
Sử dụng công nghệ để bắt đầu quản lý thời gian của bạn tốt hơn
Có thể khó để kết hợp nguyên tắc Eisenhower, khái niệm đòn bẩy và kỹ thuật Pomodoro thành một thể để quản lý thời gian tốt hơn. Dưới đây là ba ứng dụng quản lý thời gian giúp bạn trong khi làm việc:
Bước đầu tiên để quản lý thời gian của bạn là tổ chức. MLO giúp đỡ cho bạn nhắm vào các mục tiêu bạn muốn hoàn thành để đáp ứng mục tiêu của của mình. Nó tạo danh sách những việc cần làm cho bạn, ưu tiên các công việc của bạn và theo dõi hành động của bạn.
Nó luôn tốt để bạn có một bản ghi thời gian cho chính mình. Toggl giúp bạn quản lý thời gian của mình tốt hơn bằng cách theo dõi lượng thời gian bạn dành cho mỗi công việc.
Đã bao giờ bạn lang thang đến một chuyện khác trong khi làm gì đó quan trọng? Focus Booster sử dụng kỹ thuật Pomodoro và cho phép bạn đặt các khoảng thời gian để tập trung và làm việc chất lượng hơn.
Tài liệu tham khảo
| [1] | ^ | Công ty Cirillo: Hiệu quả và Vui vẻ hơn với việc quản lý thời gian |