Bạn đã từng tin tưởng vào quan điểm rằng để trở nên năng suất, bạn bắt buộc phải làm việc hàng giờ dưới bầu trời nắng nóng chưa?
Nếu câu trả lời là có, có lẽ một ngày thường nhật của bạn sẽ diễn ra thế này...
Bạn thức dậy khi bình minh mới ló dạng, chuẩn bị thật nhanh và hối hả tới văn phòng thật sớm và bắt đầu làm việc. Khi giờ ăn trưa đến, bạn quyết định bỏ qua nó và thay vì ăn cùng đồng nghiệp, bạn sẽ ăn ngay ở bàn làm việc để tiện lợi tiếp tục làm việc. Vào cuối ngày khi đồng nghiệp của bạn lục đục trở về với gia đình, bạn lựa chọn ở lại thật muộn, cố gắng một cách vô ích để hoàn tất tất cả công việc còn sót lại.
Trong vòng vài tháng, bạn cảm thấy hạnh phúc biết bao vào những đều bạn tin rằng bạn đang đạt được. Nhưng khi thời gian trôi dần qua kẽ tay, bạn chợt nhận ra, "Ồ, mình đâu có năng suất như mình vẫn nghĩ!", và thế là bạn tiếp tục vật lộn để duy trì nhịp sống bận rộn thường ngày.
Nếu như bạn thành thật với bản thân mình, nếu như bạn chần chừ không thực hiện những thay đổi cần thiết trong cuộc sống - thì bạn sẽ trở nên kiệt quệ và thiếu sức sống chỉ trong vòng một năm tới.
Đâu là sợi dây kết nối giữa chủ nghĩa tối giản và năng suất?
Điều đầu tiên bạn cần nắm vững là sự liên kết giữa chủ nghĩa tối giản và năng suất gần như không được biết đến, cho dù nó rất chắc chắn.
Trong trường hợp bạn không quen thuộc với chủ nghĩa tối giản, vậy hãy nghĩ thế này: Chủ nghĩa tối giản là khi bạn thực hiện một nhiệm vụ một cách đơn giản nhất.
Điều này sẽ bao gồm cách bạn nghĩ ra một hướng làm việc mới để giải quyết đống email hiệu quả hơn, hoặc học cách làm sao để ưu tiên những công việc quan trọng lên đầu những công việc nhỏ lẻ khác. Thậm chí, bạn có thể phát triển toàn diện khả năng tập trung 100% vào một nhiệm vụ trong tầm tay của bạn.
Chủ nghĩa tối giản có mục đích cuối cùng là làm sao để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và năng suất hơn những lối mòn thông thường rất nhiều.
Ví dụ, nếu bạn đơn giản hóa cách bạn làm một bản báo cáo, bạn sẽ nhận ra thật dễ dàng làm sao để hoàn thành công việc đó chỉ trong nửa thời gian bạn cần để thực hiện nó trước đó. Những gì cần thiết chỉ là khoảng thời gian đầu và sự sáng tạo để tìm kiếm phương pháp làm việc hiệu quả và đơn giản nhất có thể.
Khi bạn phát hiện ra bạn liên tục bị thiếu thời gian làm việc nơi công sở, hãy lùi lại một bước và hãy bắt đầu lần mò những cách để đống giấy tờ trên bàn làm việc trở nên "dễ thở" hơn với bạn. Chỉ cần một thứ được bạn tối giản hóa, nó sẽ khiến bạn tiết kiệm được một khối thời gian cần thiết trong cuộc sống, nhất là khi tính toán bằng đơn vị tuần hay tháng.
Mặc kệ những gì bạn được dạy ở trường học hay cao đẳng, chủ nghĩa tối giản và năng suất được liên kết cực kì chặt chẽ với nhau.
8 cách chủ nghĩa tối giản có thể thúc đẩy năng suất làm việc của bạn
Vậy với những điều kể trên, cách tốt nhất để giới thiệu cách tiếp cận tối giản với công việc của bạn là gì?
Cùng tôi điểm qua chúng nhé.
Viết một list công việc cần làm hàng ngày
Bắt đầu một ngày làm việc mới bằng cách viết ra những công việc bạn sẽ làm trong hôm nay (viết ra giấy hoặc app trên điện thoại đều được). Chỉ cần một vài phút là bạn có thể tạo ra một danh sách những thứ cần làm xuyên suốt ngày hôm đó. Bạn sẽ thấy ngạc nhiên bởi việc làm đơn giản này có thể sắp xếp những suy nghĩ của bạn một cách rành mạch và giúp cho kế hoạch trong ngày được thực hiện nhanh chóng hơn.
Đánh dấu những việc làm quan trọng
Khi bạn đã hoàn thành danh sách những thứ cần làm, hãy nhìn vào những chi tiết. Bạn có nhất thiết phải hoàn thành 2 hoặc 3 thứ trong hôm nay không? Nếu có, bạn sẽ nhận dạng được chúng chứ? Trong hầu hết các trường hợp, những việc quan trọng như vậy thường được bạn chú ý thường xuyên trong danh sách. Đừng quên đánh dấu chúng là VIT (Very Important Tasks! - Những công việc rất quan trọng!)
Loại bỏ những công việc không cần thiết
Sau khi đánh dấu những việc cần làm, hãy nhìn lại danh sách lần 2. Có phần việc nào bạn cảm thấy thật phí thời gian để hoàn thành nó không? Ví dụ, bạn gạch ra rất nhiều sự kiện gặp mặt, nhưng tất cả điều đó có thật sự quan trọng với bạn? Bằng việc xem xét kĩ lưỡng danh sách làm việc với tư duy tối giản, bạn sẽ dễ dàng loại bỏ những thứ không cần thiết trong list làm việc trong ngày.
Học cách tập trung và đánh bại sự sao lãng
Để trở thành một con người tối giản thành công, học cách phát triển tập trung toàn diện là điều không thể thiếu. Nếu như bạn không thể thoát khỏi những việc lặt vặt như những cuộc hội thoại to tiếng ở phòng làm việc chung, hãy hình thành một tư duy tập trung mạnh mẽ, sự sao lãng sẽ không còn là vấn đề với bạn nữa.
Biến công việc thành thói quen hàng ngày
Thói quen hằng ngày của chúng ta có thể trở nên đặc biệt có ích trong một lúc nào đó. Chúng có khả năng gỡ bỏ những công việc phức tạp và hô biến chúng thành những mẩu việc vụn vặt dễ giải quyết. Hãy tưởng tượng thế này, bạn đang làm việc tại một nhà hàng và công việc của bạn là lau chùi phần cửa kính của tòa nhà hàng tuần. Công việc này có thể khiến bạn mất một giờ để hoàn thành. Thay vì mệt mỏi như vậy, hãy xây dựng một vòng lặp lau dọn một phần của cửa kính mỗi ngày trong 10 phút. Điều này sẽ thú vị hơn rất nhiều là làm xuyên suốt 1 tiếng. Hơn nữa, điều này thúc đẩy bạn biến nó thành một thói quen - và kết quả, bạn sẽ không bao giờ cần động lực cho bản thân để hoàn thành nó nữa.
Co dãn thời gian
Bạn có biết rằng, co dãn thời gian là một điều có thể? Thật ngạc nhiên, nó rất chính xác. Tôi cho bạn ba giờ đồng hồ để thiết lập một bài thuyết trình về Google Slides. Bạn bắt đầu công việc, và cũng như những người khác, bạn sẽ hoàn thành nó trong vòng ba giờ. Nhưng, thay vì nói là ba giờ tôi sẽ nói bạn cần hoàn thành nó trong 90 phút. Và đoán xem - bạn có thể làm được nó. Co dãn thời gian chính là vậy. Để tiết kiệm nguồn tài nguyên quý giá này, hãy nghiêm khắc dành cho mình thời gian tối thiểu để hoàn thành một công việc nào đó.
Nhận thức về quy luật Pareto
Bạn có thể thấy lạ lẫm với định nghĩa quy luật Pareto này, nhưng tôi chắc chắn bạn đã từng nghe ít nhất một lần về quy luật 80/20. Thực chất, chúng là một. Quy luật/Phép tắc này chỉ ra rằng chỉ có 20% sự nỗ lực của chúng ta sẽ dẫn tới 80% kết quả cuối cùng. Nếu như nhìn sự việc này theo hướng ngược lại, 80% sự nỗ l sẽ đưa chúng ta đến 20% kết quả. Làm thế nào để áp dụng quy luật này? Hãy có ý thức vào 20% hành động được tạo ra từ kết quả của chúng ta. Định dạng những hành động này, tập trung toàn sức vào việc biểu diễn nó và độ tăng suất sẽ nhảy vọt.
Nghỉ giữa giờ thường xuyên
Thật tốt biết bao khi bạn có thể bỏ qua giờ nghỉ (hoặc cả giờ ăn trưa) để giải quyết lượng công việc khổng lồ trước mắt. Tuy nhiên, một số nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng những nhân viên thực hiện giờ nghỉ quy củ làm việc hiệu quả hơn những người bỏ qua nó rất nhiều, bao gồm sự thật rằng chúng sẽ tăng khả năng kéo dài sự tập trung hay ghi nhớ thông tin tốt hơn, ngoài ra đó cũng là một cách để chúng ta xem xét lại mục tiêu của mình có phù hợp hay không. Vậy thì, đừng để những người đồng nghiệp "ép buộc" bạn làm việc cả ngày. Hãy tập nghỉ giữa giờ, nhắm mắt lại và cảm nhận sự kích thích mạnh mẽ tới năng suất làm việc của bạn nhé!
Từ ngày mai, hãy thêm thắt những phương pháp tối giản này vào cuộc sống của bạn nhé. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi bạn thấy vui vẻ và thư giãn biết bao, và quan trọng nhất, là công việc của bạn được giải quyết thật nhanh và thật hiệu quả.
Nguồn ảnh bìa: Pixabay via pexels.com