Cho đến khi bạn biết cách tập trung, thì bạn sẽ không bao giờ có thể suy nghĩ rõ ràng, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định hoặc ghi nhớ mọi thứ. Kĩ năng tập trung là rất quan trọng nhưng chú tâm vào một nhiệm vụ cũng trở nên ngày càng khó khăn hơn. Một bản giao hưởng các thông báo có thể lôi kéo bạn ra khỏi bất cứ điều gì bạn đang làm.
Mỗi khi tâm trí của bạn lang thang ra khỏi công việc, thì bạn phải lãng phí thời gian và năng lượng để trở lại đúng hướng. Một nghiên cứu gần đây của Đại học California đã tính toán rằng mọi người mất trung bình 25 phút 26 giây để trở lại làm việc sau khi bị gián đoạn.[1] Điều này có nghĩa là mỗi khi có điều gì đó lấy sự chú ý của bạn khỏi công việc, bạn sẽ mất gần nửa giờ thời gian quý báu của mình.
Gián đoạn chắc chắn sẽ xảy ra, nhưng khi chúng xảy ra nhiều lần mỗi ngày, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu thêm về lý do tại sao thật khó để tập trung và cách tập trung để giảm sự sao lãng và có năng suất cao hơn.
1. Thể chất không phù hợp
Mọi thứ khó khăn hơn khi bạn cảm thấy ốm yếu hoặc mệt mỏi. Nếu bạn không ngủ đủ giấc, tâm trí của bạn chắc chắn sẽ lang thang.
Cơ thể con người sinh ra là để vận động, nhưng nhiều người trong chúng ta có lối sống ít vận động. Không tập thể dục đủ là một lý do phổ biến khác khiến bạn mất tập trung nhanh chóng. Tập thể dục giúp cơ thể bạn điều chỉnh hormone và xử lý insulin. Nó cũng làm giảm các triệu chứng trầm cảm và lo lắng.[2] Một nghiên cứu của Anh cho thấy hiệu suất làm việc của mọi người tốt hơn vào những ngày họ tập thể dục:
Những gì bạn ăn và uống cũng có thể đóng vai trò chính trong khả năng giải quyết công việc của bạn. Bắt đầu bằng cách giữ nước đúng cách. Khoảng 60% cơ thể của bạn là nước. Nếu bạn bị mất nước, bạn sẽ cảm thấy chậm chạp và não của bạn sẽ không thể hoạt động tốt.
Rối loạn tiêu hóa và mất cân bằng vi khuẩn đường ruột sẽ gây rối cho dù bạn đang làm gì. Một hệ thống tiêu hóa khó chịu thì không thể thoải mái, nhưng nó cũng ngăn cản bạn sử dụng tất cả các chất dinh dưỡng từ thực phẩm. Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn đang ăn uống tốt, bạn có thể không nhận được chất dinh dưỡng giúp bạn tập trung.
Ví dụ, Vitamin B rất cần thiết cho tiêu hóa và chúng ta làm cạn kiệt chúng nhanh chóng khi bị căng thẳng. Việc thiếu Vitamin B gần như chắc chắn sẽ khiến bạn cảm thấy đầu óc mù sương.[3]
2. Một bộ não đa cảm
Bạn có biết sẽ khó có thể tập trung thế nào khi bạn lo lắng về một cái gì đó khác. Hệ thống limbic của bạn, tâm chấn cho tất cả cảm xúc và ký ức của bạn, gắn cảm xúc với mọi thứ. Dựa trên một nghiên cứu được thực hiện bởi giáo sư quản lý tại Đại học Bond, Cynthia Fisher, có một số cảm xúc phổ biến trong công việc được thể hiện để định hình hiệu suất:[4]
Cách bạn cảm nhận về công việc có thể phá hủy năng suất và sự tập trung của bạn nếu bạn có quan điểm tiêu cực. Thật đáng để dành chút thời gian để tìm hiểu bản thân để bạn có thể tìm ra điều gì gây ra phản ứng cảm xúc và mất tập trung.
Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là truyền cho cuộc sống của bạn sự tích cực. Khi công việc của bạn kích hoạt những cảm xúc tích cực, bạn sẽ quan tâm nhiều hơn đến những gì bạn đang làm và sẽ dễ dàng tiếp tục công việc hơn.[5]
3. Quá nhiều phiền nhiễu
Chúng ta may mắn có được rất nhiều công nghệ trong tầm tay, nhưng những tiến bộ này là con dao hai lưỡi. Khi bạn làm việc, các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản, email và thông báo trên phương tiện truyền thông xã hội có nguy cơ làm mất tập trung của bạn.
Một nghiên cứu năm 2012 từ Viện toàn cầu McKinsey cho thấy mọi người dành khoảng 13 giờ hoặc 28% tuần làm việc của mình để quản lý email.[6] Điều đó không có nghĩa là toàn bộ thời gian dành cho công nghệ là không hiệu quả. Chỉ là hầu hết chúng ta đều gặp khó khăn trong việc chia nhỏ các hộp thư đến và thông báo của mình để chúng không kéo chúng ta khỏi các nhiệm vụ khác. Như đã đề cập, trung bình phải mất 25 phút và 26 giây để lấy lại sự tập trung. Phiền nhiễu rất tốn kém.
4. Làm nhiều việc trong ngày
Bạn có thể nghĩ rằng bạn đang hoạt động hiệu quả hơn khi bạn đa nhiệm, nhưng chỉ có khoảng 2% dân số có thể thực hiện làm nhiều việc một cách hiệu quả.[7] Minh họa của James Clear đã giải thích rõ nhất sự bí ẩn về đa nhiệm:
Đối với 98% còn lại, họ đa nhiệm theo ba cách khác nhau:[8]
- Làm hai việc cùng một lúc.
- Chuyển sang một nhiệm vụ mới mà không hoàn thành việc ban đầu họ đang làm.
- Nhanh chóng quay vòng qua lại giữa các nhiệm vụ, điều này mang lại ảo tưởng rằng chúng nằm trong số 2% của đa nhiệm hiệu quả.
Bộ não con người không được thiết kế để thực hiện kiểu xáo trộn nhận thức đó. Mọi người kết thúc với sự tích tụ khó chịu của “thặng dư chú ý”, khi họ chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.[9]
Nếu bạn đã từng bị phân tâm khi nghĩ về những điều khác mà bạn phải làm trong khi bạn đang làm việc trong một dự án khác, bạn đã trải nghiệm những ảnh hưởng của thặng dư chú ý. Việc thay đổi liên tục giữa các nhiệm vụ có thể khiến bạn mất khoảng 40% hoặc 16 giờ trong tuần làm việc. Điều đó giống như ném hai ngày trong tuần làm việc vào thùng rác.[10]
Đa nhiệm có thể khiến bạn thể hiện như thể bạn đã mất 10-15 điểm trên thang IQ. Cho dù bạn thông minh đến đâu, đó là sự sụt giảm đáng kể về hiệu quả của bạn. Một nghiên cứu từ Đại học London đã ví điều này là mất một đêm không ngủ.[11]
Bạn sẽ phát triển mạnh nếu bạn có thể học cách tập trung và khắc chế thời gian cho công việc. Bạn sẽ cần tạo các cửa sổ thời gian hoàn toàn không có sự sao lãng như email nếu bạn muốn có hiệu quả nhất.[12]
1. Chặn thời gian cho công việc không bị gián đoạn
Hãy chắc chắn rằng bạn sắp xếp thời gian quan trọng cho bản thân, nơi bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ của mình trong im lặng mà không bị gián đoạn. Cho mọi người biết rằng bạn sẽ không trả lời trừ khi thực sự cần thiết. Hãy nghĩ về điều này như lên lịch một cuộc họp với chính mình và đối xử với nó giống như bạn sẽ làm khi lên lịch một cuộc họp với những người khác.
Đặt trạng thái của bạn là “bận rộn” trên các ứng dụng nhắn tin và lịch được chia sẻ. Đeo tai nghe (ngay cả khi bạn không nghe bất cứ thứ gì) để làm cho mình trông như đang tập trung vào công việc của mình. Chủ động khắc ra khối thời gian này sẽ giúp bạn tập trung và khiến người khác ngần ngại hơn về việc làm bạn mất tập trung.
2. Xử lý email
Email có thể vào hộp thư đến của chúng ta liên tục trong ngày và việc trả lời chúng khi nhận được thật cám dỗ. Tương tự như việc chặn thời gian cụ thể để tập trung, hãy dành thời gian để xử lý email một lần.
Làm điều này sẽ tạo ra năng suất cao hơn và giúp bạn liên tục xử lý email lần lượt. Nếu bạn thấy bạn vẫn bị phân tâm dễ dàng bởi email mới, bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng Chrome có tên Block Site cho phép bạn dừng thông báo Gmail đến vào những thời điểm cụ thể.
3. Biến công nghệ từ sự phân tâm thành một công cụ hữu ích
Ngày nay, nhiều người cảm thấy bị kiểm soát bởi công nghệ và điện thoại của họ ở một mức độ nào đó, vì vậy hãy sử dụng các tùy chọn vô hiệu hóa mà nó mang lại cho bạn. Tắt thông báo email, thông báo ứng dụng, đặt điện thoại của bạn chuyển thẳng sang hộp thư thoại và thậm chí tạo các nút tự động trả lời các tin nhắn văn bản đến.
Ngoài ra còn có một số ứng dụng thực sự thú vị khuyến khích bạn làm việc hiệu quả hơn và ít bị phân tâm bởi điện thoại của bạn. Forrest là một ứng dụng thưởng cho bạn mỗi khi bạn tập trung tốt, thúc đẩy bạn một cách vui vẻ và khuyến khích bạn để điện thoại của bạn một mình.
4. Lên lịch thời gian gây phân tâm
Cũng quan trọng như lên lịch thời gian tập trung là lên lịch thời gian phân tâm.
Một nghiên cứu được thực hiện bởi công ty mạng xã hội Draugiem Group, cho thấy nghỉ giải lao thường xuyên là chìa khóa cho năng suất. Cụ thể hơn, những nhân viên làm việc hiệu quả nhất đã dành 52 phút làm việc sau đó nghỉ 17 phút mỗi lần.
Điều này tùy thuộc vào khả năng duy trì động lực của não bộ - nó không thể duy trì sự tập trung và chú ý trong thời gian dài. Khoảng chú ý trung bình cho một người trưởng thành là từ 15 đến 40 phút. Sau đó, phân tâm trở nên mạnh mẽ hơn và chúng ta trở nên ít động lực hơn. Vì vậy, trong khi nghỉ ngơi tinh thần có vẻ không hiệu quả, về lâu dài nó làm cho bộ não hiệu quả hơn đối với một nhiệm vụ.
5. Dự đoán nhu cầu nội tại của bạn
Bạn có thể nghĩ rằng đó là những sự phân tâm vật lý bên ngoài khiến chúng ta mất năng suất nhưng thực tế 44% phiền nhiễu đến từ nội tại. Hãy suy nghĩ về nó - đói, buồn chán, căng thẳng và thiếu ngủ có lẽ đã đóng một phần trong việc bạn nhiều lần mất động lực.
Tin tốt là, bạn có thể kiểm soát các yếu tố này bằng cách hiểu các hình mẫu bản thân và lên kế hoạch trước. Bạn luôn cảm thấy buồn ngủ vào buổi chiều muộn? Có phải cơn đói đã bắt đầu vào khoảng 11 giờ sáng? Bạn có bắt đầu chán vào cuối ngày không? Ghi chú những mẫu này và kháng cự lại chúng là một cách tuyệt vời để trở nên ít bị phân tâm bởi chúng.
Kết hợp các nhiệm vụ của bạn để bạn xen kẽ những công việc nhàm chán và thú vị thường xuyên hơn. Giữ một bữa ăn nhẹ ở gần khi bạn biết dạ dày của bạn bắt đầu reo. Đi nhanh lên xuống cầu thang để giúp bạn tỉnh táo.
6. Thực hành chánh niệm
Chánh niệm rèn luyện tâm trí của bạn để xác định những suy nghĩ nảy sinh trong suốt cả ngày của bạn. Khi nói đến việc mất tập trung, hiểu và nhận thấy những khoảnh khắc này có thể giúp bạn giải quyết chúng nhanh hơn và tăng sự chú ý của bạn.
Thiền và thực hành chánh niệm có thể được thực hiện bất cứ lúc nào. Trong khi bạn ăn, chú ý hương vị, kết cấu và bạn nhìn và cảm nhận nó như thế nào. Khi đọc, hãy thực sự đọc từng từ hoặc trong khi đi bộ chú ý cảm giác cơ thể bạn và các chi tiết của môi trường xung quanh bạn. Làm điều này một cách thường xuyên cuối cùng sẽ rèn luyện tâm trí của bạn trong các lĩnh vực khác, nơi những thứ phiền nhiễu xuất hiện như một nhiệm vụ công việc.
Xem hướng dẫn bài tập chánh niệm 20 phút này nếu bạn muốn học cách thực hành chánh niệm:
7. Tập thể dục thường xuyên
Tập thể dục không chỉ tốt cho cơ thể mà còn tốt cho não. Bài tập thể chất kích hoạt các tế bào thần kinh trong não khiến bạn tỉnh táo hơn và sẵn sàng tập trung. Điều này có nghĩa là nó làm tăng khả năng bỏ qua những phiền nhiễu và tập trung với nhiệm vụ trong tay.
Bạn có thể thực hiện một thói quen tập thể dục vào buổi sáng và đi thẳng vào công việc để đảm bảo khối thời gian tập trung của bạn được khắc sâu trước tiên. Bạn sẽ ngạc nhiên về động lực bạn có và mức độ hoàn thành. Nếu bạn nghĩ rằng bạn quá bận rộn để thực hiện bất kỳ bài tập nào, thì đây là cách tìm thời gian cho các bài tập.
8. Tạo ra một bài tập rèn luyện ý chí
Giống như cơ bắp của bạn cần tập luyện, ý chí của bạn cũng cần như vậy để tăng cường sức mạnh.
Thiết lập thói quen tự kiểm soát hàng ngày có thể rèn luyện tâm trí của chúng ta trong nghệ thuật kiểm soát ở nhiều lĩnh vực khác. Trong cuốn sách Willpower của John Tierny và Roy Baumeister, Tierny trích dẫn một nghiên cứu trong đó các sinh viên được yêu cầu xem tư thế của họ trong một tuần. Vào cuối tuần đó, những sinh viên này thực hiện tốt hơn các nhiệm vụ tự kiểm soát (các nhiệm vụ không liên quan đến việc ngồi thẳng) so với một nhóm khác, những người không được yêu cầu chú ý đến tư thế của họ.
Một cách thực hành ý chí tốt là để ý cách bạn nói. Cố gắng không sử dụng các từ ngắn ví dụ thử nói "I am" thay vì "I’m". Nói bằng câu hoàn chỉnh và không nói "nah" thay cho "no" hoặc "yeah" thay cho "yes".
Ngoài ra, hãy thử sử dụng tay không thuận của bạn trong các nhiệm vụ. Mục đích là để bộ não của bạn quen với nỗ lực tinh thần và càng sử dụng nỗ lực tinh thần, nó càng xây dựng cơ bắp cho ý chí của bạn. Tìm hiểu thêm các cách giúp bạn tăng sức mạnh ý chí của mình tại đây: 10 Thủ thuật đơn giản nhưng có ích để tăng cường sức mạnh ý chí
Bạn không cần phải tự hỏi làm thế nào để tập trung nếu bạn thiết lập một lịch trình. Có những thói quen tuyệt vời dẫn đến một lịch trình hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp bạn tập trung.
Tìm kiếm và áp dụng thói quen hàng ngày phù hợp sẽ giúp bạn lấy lại thời gian lãng phí. Tâm trí và cơ thể của bạn sẽ cảm ơn bạn vì sự lo lắng giảm đi và năng suất của bạn sẽ được tăng cường.
Nếu bạn đang tìm kiếm cảm hứng về thói quen bạn nên kết hợp vào một ngày của mình, hãy xem bài viết của tôi về cách tạo thói quen mạnh mẽ của riêng bạn:
Bây giờ bạn đã biết tại sao thật khó để tập trung và bạn có thể thực hiện bước nào để tiếp tục thực hiện nhiệm vụ.
Bắt đầu bằng cách giải quyết các nhu cầu về sức khỏe thể chất và cảm xúc của bạn. Xác định những gì làm bạn mất tập trung và sắp xếp các nhiệm vụ như quản lý email đến các thời điểm cụ thể trong ngày của bạn. Nếu bạn là một người đa nhiệm mãn tính, đã đến lúc treo chiếc mũ đó và tập trung vào một việc một lúc.
Trên hết, phát triển các thói quen năng suất dẫn đến các lịch trình hiệu quả để tập trung sâu trở thành tiêu chuẩn cho bạn. Bạn có tất cả các công cụ bạn cần để tìm ra cách tập trung vào những thứ quan trọng nhất với bạn. Đã đến lúc cung cấp cho công việc của bạn sự chú ý không thể phân chia.
Nguồn ảnh bìa: Stocksnap từ stocksnap.io
Tài liệu tham khảo
| [1] | ^ | PAPERS: Lấy số, đứng xếp hàng (Gián đoạn & chú ý 1): Không có nhiệm vụ nào bị bỏ lại phía sau: Kiểm tra bản chất của công việc bị phân mảnh |
| [2] | ^ | Wise Bread: 12 lý do bạn không thể tập trung - Và cách khắc phục ngay |
| [3] | ^ | Entrepreneur: Đây là lý do tại sao bạn không thể tập trung |
| [4] | ^ | Leaderonomics: Tìm hiểu tác động của cảm xúc đối với bạn và những người khác trong công việc |
| [5] | ^ | Fast Company: 5 lý do bạn không thể tập trung và phải làm gì với nó |
| [6] | ^ | Viện toàn cầu McKinsey: Nền kinh tế xã hội: Mở khóa giá trị và năng suất thông qua các công nghệ xã hội |
| [7] | ^ | Wrike: Chi phí đa nhiệm cao: 40% năng suất bị mất khi chuyển đổi tác vụ |
| [8] | ^ | Inc.: Đa nhiệm sẽ giết chết bộ não của bạn |
| [9] | ^ | Fast Company: Đây là những tác động lâu dài của đa nhiệm |
| [10] | ^ | Wrike: Chi phí đa nhiệm cao: 40% năng suất bị mất khi chuyển đổi tác vụ |
| [11] | ^ | Fast Company: Đây là những tác động lâu dài của đa nhiệm |
| [12] | ^ | LinkedIn: Email gây mất tập trung, một cái nạng và đang giết chết chúng tôi |