Giao tiếp là một công cụ quan trọng đóng vai trò xác định trong việc phát triển sự thấu hiểu với mọi người xung quanh, trên cơ sở hàng ngày. Cho dù đó là một nhiệm vụ đơn giản là viết email hoặc thuyết trình, giao tiếp sẽ tăng thêm năng suất và tiến độ. Do đó, điều quan trọng là khi một tin nhắn được gửi đi, không có thông tin sai lệch giữa người gửi và người nhận. Để tránh hiểu lầm người ta phải đảm bảo rằng thông điệp rõ ràng và đơn giản.
Mặc dù chúng ta có quyền truy cập vào phương tiện trung gian tốt nhất, nhưng cũng có rất nhiều lần chúng ta không thể truyền đạt được một thông báo hoàn hảo, không có lỗi trong suốt quá trình giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản. Theo một cuộc khảo sát gần đây, các nhà tuyển dụng thừa nhận rằng kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng khi chọn người quản lý. Nó đóng một vai trò quan trọng để thành công trong thế giới ngày nay.
Một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến việc truyền thông tin bị sai lệch hoặc giải thích sai thông điệp là việc sử dụng cấu trúc câu phức tạp. Một thông điệp rất dễ hiểu khi các câu ngắn gọn và súc tích. Sử dụng ngôn ngữ không cần thiết như có lẽ, cũng giống như, có thể, v.v ... mang lại sự mơ hồ cho thông điệp.
5 kỹ năng thiết yếu để làm cho thông điệp của bạn rõ ràng
Khi giao tiếp qua một phương tiện bằng văn bản, hãy đảm bảo đọc và đọc lại trước khi hoàn thành bản sao/email/văn bản. Một khi bạn đã hoàn thành việc đọc lại, hãy xem liệu có những cách hiểu khác cho tin nhắn hay không và liệu bạn có muốn loại bỏ chúng hay không. Dưới đây là một vài điểm cần theo dõi để giao tiếp hiệu quả.
1. Làm cho những điều phức tạp trở nên đơn giản. Đã đơn giản thì phải làm cho đơn giản hơn
Luôn cố gắng đơn giản hóa thông điệp. Đưa câu xuống mức độ đơn giản nhất để tránh sự mơ hồ trong tin nhắn của bạn. Nếu các từ và câu đơn giản thì xác suất hiểu thông điệp sẽ cao hơn. Chẳng có lý nào lại viết những câu quá khoa trương, trong khi người nhận không thể giải mã được chính xác thông điệp.
2. Bắt đầu như một người giỏi lắng nghe
Lắng nghe là một khía cạnh quan trọng khác của việc trở thành một người giao tiếp tốt. Bạn không thể cung cấp một thông điệp hoàn hảo cho đến khi bạn là một người lắng nghe tốt. Không nghe bạn sẽ không biết bạn đang được yêu cầu điều gì.
3. Nói không với biệt ngữ. Chúng cản trở sự thấu hiểu
Hãy chắc chắn rằng bạn không sử dụng những từ vựng có thể gây khó hiểu cho người nhận. Sử dụng biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật có thể tạo ra sự hiểu lầm nếu bộ giải mã của người nhận không quen thuộc với những từ ngữ đó.
4. Làm cho thông điệp ngắn gọn và chính xác
Sự ngắn gọn là linh hồn của trí thông minh cũng như giao tiếp. Cho dù bạn đang phát biểu hay viết một ứng dụng hoặc chuyển tiếp một văn bản chính thức, hãy luôn đi thẳng vào trọng điểm. Tránh những từ, cụm từ và câu không cần thiết.
5. Kiểm tra chính tả
Không bao giờ được đánh giá thấp hiệu quả của việc kiểm tra chính tả. Những gì bạn viết, nói về rất nhiều thứ và bạn sẽ không muốn mới bắt đầu đã vướng vào lỗi chính tả đâu. Nó không bao giờ dẫn đến một ấn tượng tốt nếu email hoặc thư của bạn có lỗi chính tả.
7 chữ C đảm bảo cho bạn rèn giũa kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Tiến lên phía trước đi nào, có 7 chữ C rất cần thiết nếu bạn muốn tránh sự hiểu lầm trong giao tiếp. Có thể áp dụng cho cả giao tiếp bằng văn bản cũng như bằng lời nói.
Trong sáng (Clarity)
Sự rõ ràng làm cho thông điệp dễ hiểu. Thông điệp nên được tập trung vào một điểm và không nên phục vụ nhiều mục đích cùng một lúc. Các loại từ bạn sử dụng và loại cấu trúc câu bạn hình thành sẽ quyết định xem thông điệp có rõ ràng hay không. Sử dụng những từ quen thuộc nhất, thay vì sử dụng từ "Domicileile" (nơi ở dùng trong pháp lý) hãy sử dụng "Home”
Súc tích (Conciseness)
Súc tích có nghĩa là ngắn và gọn. Một thông điệp súc tích là một thông điệp giao tiếp với các từ tối thiểu và về bản chất không dư thừa. Ưu điểm của súc tích là nó chú ý đến những gì quan trọng và loại bỏ mọi thứ không cần thiết. Nó tiết kiệm thời gian của người gửi cũng như người nhận. Ví dụ: thay vì sử dụng "in due course” (trong một khoảng thời gian) hãy sử dụng từ "soon".
Cụ thể (Concreteness)
Sự cụ thể là đại diện cho sức mạnh và nếu bạn muốn truyền tải một thông điệp mạnh mẽ, bạn phải cung cấp cho nó một nền tảng vững chắc. Sự cụ thể rất quan trọng nếu bạn không muốn thông điệp của mình nghe có vẻ mơ hồ. Bạn có thể làm điều đó bằng cách hỗ trợ tin nhắn của bạn với các sự kiện và số liệu. Điều này làm cho tin nhắn của bạn có ý nghĩa và hiệu quả hơn.
Chính xác (Correctness)
Giống như chúng ta đã nói, để tránh những hiểu lầm, một thông điệp phải không có lỗi ngữ pháp và chính tả. Cùng với đó, người ta cũng phải đảm bảo rằng thực tế và số liệu thống kê được đề cập trong tin nhắn là chính xác và không dẫn đến việc hiểu lầm cho người nhận. Sự đúng đắn của ngôn ngữ đóng một vai trò quan trọng trong việc tránh sự hiểu lầm trong giao tiếp.
Sự gắn kết (Coherence)
Hiểu lầm xảy ra khi không có sự thống nhất với thông điệp đang được gửi. Người nhận có thể dễ dàng hiểu được tin nhắn và điều đó chỉ xảy ra khi tin nhắn vẫn tập trung vào vấn đề chính và không lạc đề. Ví dụ xấu: Là một bác sĩ xuất sắc, tôi chắc chắn bạn có thể giúp chúng tôi. Ví dụ tốt: Vì bạn là một Bác sĩ xuất sắc, tôi chắc chắn bạn có thể giúp chúng tôi.
Hoàn thiện (Completeness)
Điều quan trọng là việc truyền đạt thông điệp liên tục phải được hoàn thiện. Tin nhắn không đầy đủ có thể dễ dàng bị hiểu lầm. Giao tiếp minh bạch luôn đảm bảo bạn sẽ cung cấp tất cả các thông tin liên quan cho người nhận. Sự hoàn thiện không chỉ làm cho giao tiếp mạnh mẽ mà còn tăng cường nó. Tất cả những gì bạn phải làm là, trả lời những câu hỏi Ai, Cái gì, Ở đâu, Khi nào, Cái gì và Như thế nào của tình huống.
Phép lịch sự (Courtesy)
Yếu tố lịch sự mang lại sự tích cực cho thông điệp. Nếu người nhận biết rằng người gửi đang lịch sự và nhã nhặn, anh ta sẽ luôn cố gắng và hiểu thông điệp với một suy nghĩ tích cực.
Chăm chút cho ý tưởng của bạn, nhưng cũng không quên những điều nhỏ nhặt trong truyền đạt thông tin
Khi bạn gửi thành công thông điệp của mình, bạn sẽ bao quát ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Chăm chút những thứ nhỏ nhặt có thể giúp bạn truyền tải thông điệp mà không có sự hiểu lầm.
Để đạt được hiệu quả trong giao tiếp, tất cả những gì bạn phải làm là đảm bảo không có rào cản giao tiếp nào cản trở tính hiệu quả của thông điệp. Cùng với điều này, điều quan trọng là phải hiểu đối tượng mục tiêu của bạn. Xét cho cùng, giao tiếp, là một hiện tượng động không thể bị giới hạn ở định dạng và quy tắc cố định.
Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com