Khi bạn được yêu cầu viết một lá thư giới thiệu, bạn có cảm thấy ấm áp không hay bạn co cúm người vì lo lắng? Có lẽ là một chút của cả hai đúng không nào?

Dù bằng cách nào, thì việc phải viết một lá thư giới thiệu luôn đi kèm với trách nhiệm lớn. Và trong khi bạn có thể cảm thấy hào hứng để giúp đỡ ai đó trên hành trình đến một tương lai tốt hơn, thì bạn cũng nhận ra rằng nó cũng phụ thuộc vào khả năng viết của bạn.

Đầu tiên, bạn có biết một lá thư giới thiệu là gì không?

Bạn có biết nên viết những gì trong một lá thư giới thiệu không? Nó nên dài bao nhiêu? Làm thế nào bạn có thể tiếp thị điểm mạnh và khả năng của người được giới thiệu mà không có vẻ quá nhiệt tình?

Trước hết, điều quan trọng là bạn cần hiểu được mục đích đằng sau lá thư giới thiệu. Các công ty và tổ chức yêu cầu những lá thư giới thiệu vì muốn biết lý do tại sao một ứng cử viên sẽ phù hợp với vị trí đó, nhưng điều quan trọng không kém là bạn cần biết những phẩm chất nào nên đưa ra sao cho thích hợp với vị trí đó.

Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy đảm bảo bạn hiểu bối cảnh của tình huống. Đây có phải là thư nhập học hay không? Một công việc mới ư? Hay là gia nhập vào một tổ chức?

Nếu bạn vẫn không chắc chắn về nội dung, định dạng, hay bạn nên nói chính xác những gì, thì bên dưới là một vài mẹo và lời khuyên bạn có thể áp dụng khi viết thư giới thiệu.

10 đặc điểm của những lá thư giới thiệu nổi bật và điều gì khiến chúng trở nên đặc biệt

Nói theo quan điểm cá nhân

Ví dụ này đến từ Monster.com thể hiện kinh nghiệm cá nhân của người viết với Sharon, người mà cô ấy đang đề cập.^[1] Cô ấy chú trọng đến việc đưa vào các quan sát của riêng mình khi làm việc với Sharon, cùng với một tình huống cụ thể trong đó Sharon đã tham dự các hội thảo phát triển sự chuyên nghiệp tùy chọn.

Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng chúc thư cá nhân của bạn chỉ có thể là - cá nhân. Đừng giả mạo các sự kiện hoặc tôn tạo các sự kiện vì bạn nghĩ rằng chúng nghe có vẻ tốt.

Sử dụng một định dạng thư kinh doanh

Nếu bạn đang gửi một lá thư bản cứng, thì bạn nên trình bày một cách chuyên nghiệp cho người đọc. Việc sử dụng một định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn, như một lá thư ở trên, có thể mang lại thông điệp của bạn có một vẻ ngoài lịch thiệp mà không làm sao lãng nội dung.^[2]

Viết thư của bạn dựa trên bản mô tả công việc

Điều quan trọng là phải biết trong bối cảnh nào lá thư của bạn sẽ được dùng. Nếu nó dùng cho một công việc cụ thể, thì hãy hỏi người đó về bản mô tả công việc. Bạn có thể sử dụng bảng mô tả công việc để tìm kiếm manh mối về những gì thỏa điều kiện mà ứng viên lý tưởng sẽ có, và sau đó điều chỉnh thư của bạn để thể hiện những phẩm chất tương tự đó, nếu họ áp dụng cho người bạn đang đề cập.

Ví dụ trên cho thấy người viết hiểu vị trí mà người yêu cầu đang ứng tuyển, và đề cập đến các kỹ năng của người ứng tuyển liên quan với những điều sẽ có lợi cho vị trí này.

Giữ sự tích cực

Mục đích đằng sau một lá thư giới thiệu là giới thiệu lý do tại sao một người xứng đáng với sự chú ý của công ty hay tổ chức mà yêu cầu lá thư này, như được minh họa trong ví dụ trên.^[3] Tất cả chúng ta đều có những thiếu sót, nhưng một lá thư giới thiệu không phải là nơi để chỉ ra những điều đó.

Nếu bạn không tin rằng bạn có thể mô tả một cách trung thực người đó theo một cách tích cực, thì bạn có thể xem xét việc từ chối yêu cầu viết lá thư này.

Chỉ viết thư nếu bạn biết người này đủ rõ

Nếu bạn đang viết một lá thư, thì bạn nên quen thuộc với người đề nghị để nói về khả năng và thành tích của họ, giống như ví dụ trên.^[4] Bạn nên được trang bị để viết một lá thư cho một đồng nghiệp mà bạn đã làm việc bên cạnh nhau trong một năm, thay vì một người chỉ làm việc trong tòa nhà của bạn và nói chuyện với bạn hàng tuần trong năm năm vừa qua.

Làm cho nó đơn giản và súc tích

Bạn không cần phải viết toàn bộ một cuốn tiểu thuyết chiến công tại sao một người xứng đáng với sự giới thiệu của bạn. Mặt khác, bạn cũng không muốn làm cho thông điệp của mình quá ngắn gọn. Giữ cho thư giới thiệu của bạn trong một trang, và sử dụng hiệu quả nhất trang đó để vẽ một bức tranh rõ ràng, súc tích về người bạn đang giới thiệu.

Đừng lo lắng quá nhiều về sự sáng tạo, và chắc chắn tránh "viết sai thông tin". Thay vào đó, hãy tập trung vào việc làm thế nào để truyền tải nội dung nhiều nhất với lượng từ và khoảng trống ngắn nhất, như ví dụ ở trên.^[5]

Bao gồm thông tin liên lạc của bạn

Cho người đọc biết được làm thế nào họ có thể liên lạc với bạn nếu họ có thêm bất kỳ câu hỏi nào. Bạn có thể chia sẻ số điện thoại trực tiếp hay địa chỉ email của bạn, như được hiển thị ở trên.

Yêu cầu CV hay resume của người đó

Việc hiểu các khía cạnh khác về người mà bạn đang viết về có thể cung cấp cho bạn những manh mối quan trọng để bao gồm trong thư của bạn.

Chia sẻ các ví dụ cụ thể về công việc của người đó

Bạn càng cụ thể hơn về khả năng thực sự của người đó, người đọc sẽ có ý tưởng tốt hơn về cách người đó có thể thực hiện. Trong ví dụ này từ Resumo, nhà văn chia sẻ rằng người mà anh ấy đang giới thiệu thành công đã giúp đóng các hợp đồng mới trị giá hàng triệu đô la và phát triển một ngành nghê kinh doanh mới tập trung vào An Toàn Công Cộng.

Khi bạn hoàn thành bản nháp đầu tiên của mình, hãy tìm các trường hợp mà bạn có thể nói cụ thể hơn về những thành tích hay kỹ năng của người đó. Điều này có thể ở dạng số, thống kê, bảng xếp hạng, người đó đã tiết kiệm bao nhiêu tiền của công ty, v.v...

Gửi thư của bạn cho người phù hợp

Bạn có cần đưa bức thư này cho người mà bạn đã viết không, hay nên gửi nó trực tiếp với người đang yêu cầu lá thư này? Nếu bạn không chắc, thì hãy hỏi.

Bạn không phải là một nhà văn giỏi để viết một lá thư giới thiệu tuyệt vời!

Hãy sử dụng các mẹo và ví dụ trên để giúp giảm bớt sự lo lắng về việc viết của bạn. Hãy nhớ rằng, nếu người đó không đạt được mục đích cuối cùng của họ, thì có lẽ không phải bởi vì bạn đã viết một lá thư tồi tệ đâu.

Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com

Tài liệu tham khảo