Bạn đang ngồi tại bàn làm việc và phát hiện ra rằng tất cả những gì nãy giờ bạn đã làm trong 3 giờ đồng hồ đó là bắt đầu viết một email mà bạn phải hoàn thành, kiểm tra thời tiết và đạt được điểm cao hơn trong Flappy Bird. Điều này xảy ra với hầu hết chúng ta. Đôi lúc thật khó để chúng ta tập trung và hoàn thành công việc.
Chúng ta thường nói rằng chúng ta muốn có nhiều việc được hoàn thành hơn, nhưng vì sau đó chúng ta không có thời gian hay năng lượng, và cũng không biết phải bắt đầu từ đâu. Sau đây là một số mánh giúp bạn tiếp tục đi theo đúng hướng của mình và tận dụng được nhiều thời gian hơn:
1. Dành nhiều thời gian hơn để làm việc
Khoan! Ý bạn là tôi phải làm việc hơn 40 giờ một tuần ư? Không, tôi không nói như vậy. Tôi đang nói về việc lập thời gian biểu cho công việc của bạn.
Năng suất làm việc của tôi tăng lên khi tôi bắt đầu sắp xếp thời gian riêng cho những việc khác nhau, thay vì cố gắng hoàn thành nó một lượt.
Có một công cụ rất hay gọi là Pomodoro Timer. Nó cho phép bạn thiết lập thời gian lên đến 25 phút, giúp bạn tập trung vào một công việc duy nhất. Sau 25 phút đó, hãy nghỉ xả hơi ngắn rồi tiếp tục thiết lập thêm 25 phút nữa cho công việc tiếp theo.
2. Phân công và/hoặc giảm tải công việc của bạn
Có những thứ mà bạn cần phải làm và cũng có những thứ mà bạn có thể để người khác làm. Đọc cuốn sách "7 Thói Quen Của Người Thành Đạt" của Stepen Covey giúp tôi rút ra được nhiều điều hay cho cá nhân mình. Tôi đã phải ghi ra TẤT CẢ những việc mà mình phải hoàn thành. Sau đó tôi chia chúng thành những nhóm khác nhau: Cấp Thiết và Quan Trọng, Cấp Thiết và Không Quan Trọng, Quan Trọng và Không Cấp Thiết, Không Quan Trọng và Không Cấp Thiết.
Đối với những việc Không Cấp Thiết và Không Quan Trọng, tôi cứ cho chúng thả nổi. Đối với việc Quan Trọng nhưng Không Cấp Thiết, tôi giao lại cho người khác. Tôi cũng khuyên là nên tạo một quy trình hệ thống cho nó để khi có ai đó làm giúp bạn, họ có được sự hướng dẫn đầy đủ. Còn đối với những thứ còn lại, bạn có thể định thời hạn hoàn tất để chúng sớm được hoàn thành. Dễ thấy rằng, nên làm những việc Quan Trọng và Cấp Thiết càng sớm càng tốt, và sau đó tạo ra một quy trình cho những việc kế tiếp, những việc mà bạn có thể giao lại cho người khác.
3. Tập thể dục cho bộ não
Khi bạn tập thể dục cho não, nó giúp bạn hiệu quả hơn, suy nghĩ nhanh hơn, và chúng cũng nới rộng tầm sáng tạo của bạn hơn! Cùng với cả chuyện bạn sẽ cảm thấy sung sướng khi bộ não của bạn ngày một uyên thâm hơn, đúng không? Đúng vậy!
4. Tận dụng công nghệ
Dùng công nghệ có thể vừa nguyền rủa, vừa may mắn xuất hiện cùng lúc. Đôi khi tôi thấy rằng thực sự hiệu quả khi tắt Internet của mình đi, hoặc dùng những phần mềm để chặn một số trang web nhất định ở những giai đoạn nhất định để công việc của tôi được hoàn thành nhanh hơn. Hơn thế nữa, tôi dùng Google Calendar để lập kế hoạch cho tất cả các buổi họp, hoặc những mốc thời gian hoàn tất công việc, chúng giúp tôi xác định được những việc nào nên hoàn tất vào khi nào, để tôi không bị sơ sót.
5. Đặt mục tiêu và chia nó ra thành nhiều mốc nhỏ
Điều này thì rất quan trọng đối với tôi vì tôi có khuynh hướng nhìn bức tranh rộng. Tôi yêu việc nhìn bức tranh toàn cảnh, nhưng sau đó hệ luỵ là tội lại bị choáng ngợp, và rồi công việc không hoàn tất được như dự kiến. Để khắc phục chuyện này, tôi viết ra những ý chính, rồi chia nhỏ chúng thành những bước nhỏ hơn (hoặc các cột mốc), và chúng sẽ giúp tôi đi đến mục tiêu cuối cùng. Khi chúng được chia nhỏ ra, tôi không còn hoảng loạn nữa, và chúng cũng được hoàn tất nhanh hơn.
6. Dành thời gian cho bản thân bạn
Chuyện này thì giống như là lên lịch biểu cho công việc, nhưng là lên lịch cho cá nhân bạn. Khi tôi làm việc 2, 3, hay 4 giờ liền không nghỉ, tôi không làm cho công việc tiến thêm bước nào. Tôi trở nên hững hờ, và não tôi thì lang thang vô định, và kế tiếp là chiếc điện thoại với trò Flappy Bird được mang ra, và rồi thì công việc chẳng đến đâu. Nhưng nếu tôi biết được sau 1 hoặc 2 giờ làm việc, tôi có 15-20 phút CỦA TÔI, nó nhắc tôi rằng mình đã có thể xem Facebook hoặc làm những việc khác mang tính chất TÔI hơn.
Còn bạn, bạn có những mánh khoé nào khác giúp cho công việc hoàn tất nhanh chóng và hiệu quả hơn không?