Hiện nay có rất nhiều phương pháp tăng năng suất. Hiển nhiên không có MỘT phương pháp tốt nhất nhưng mỗi phương pháp sẽ hữu ích trong một số tình huống khác nhau. Một số người sẽ đạt được kết quả tốt hơn với một vài thủ thuật nhất định trong khi các thủ thuật tương tự không thể chứng minh là hữu dụng cho những người khác. Trong vài năm qua, tôi đã cố thử tất cả các loại phương pháp: mỗi ngày cam kết một việc lớn và quan trọng và cố gắng dành ra 3-4 giờ để thực hiện, làm việc song song, sử dụng các công cụ tổ chức khác nhau, sử dụng kỹ thuật Pomodoro, viết lách cho đến khi tôi đạt số giờ nhất định hay số từ nhất định, kiểm tra giờ giấc, làm việc khi tôi cảm thấy thích, ngồi sáng tác trong thư viện, trên giường hay bên ngoài, sáng tác một mình hay cùng với những người khác.
Quả thực tôi đã thử thực hiện tất cả các phương pháp và các tình huống làm việc khả thi. Từng bước một tôi đã tiến gần hơn đến một số ít các phương pháp hiệu quả nhất đối với tôi. Bây giờ, tôi sẽ chia sẻ với bạn một trong số các hệ thống phương pháp đã được chứng minh là rất hiệu quả. Nó là sự kết hợp giữa Hệ thống Eisenhower và ý tưởng xem xét các nguồn lực tư duy của bạn.
Có lẽ một trong số các phương pháp tăng năng suất và quản lý nổi tiếng và được sử dụng rộng khắp là phận loại giữa quan trong và cấp bách, quan trọng và không cấp bách, không quan trọng nhưng cấp bách và vừa không quan trọng vừa không cấp bách. Hệ thống này được cho là được sử dụng bởi Eisenhower và do đó được gọi là hệ thống Eisenhower.
Nhược điểm của kỹ thuật này là, đôi khi bạn sẽ gặp khó khăn với công việc không đòi hỏi nhiều năng lượng tư duy trong khi tư duy của bạn phải hoạt động tối đa đơn giản chỉ vì nó gấp và quan trọng. Và sau đó, vào cuối ngày khi bạn có thời gian để làm việc nào đó quan trọng đòi hỏi tập trung tư duy cao độ nhưng bạn đã sử dụng cạn kiệt năng lượng tư duy cho công việc trước đó. Vì vậy, tôi sắp xếp công việc theo ba loại hạng mục khác nhau trước khi tôi áp dụng phương pháp phân loại quan trọng/cấp bách. Ba loại công việc đó là:
Độ căng thẳng tư duy cao
Các công việc nằm trong nhóm này như viết lách, học chủ động, chuẩn bị trước khi đàm phán hay thiết kế một hội thảo. Bạn thường cần rất nhiều nguồn lực tư duy để thực hiện các nhiệm vụ này. Thật không đúng đắn khi bạn làm các công việc này mà không tập trung tư duy tối đa. Bạn sẽ phạm phải nhiều sai sót, ít sáng tạo và dễ dẫn đến làm việc không hiệu quả. Vì vậy các công việc này cần được thực hiện khi bạn đang hoàn toàn tỉnh táo.
Đối với những người khác nhau thì có các thời điểm thời gian khác nhau trong ngày để làm các công việc này. Như bạn có thể đọc một trong các cuốn sách của Mason Currey’s, Daily Ritual, những người khác nhau thích hoàn thành loại công việc này trong các thời điểm khác nhau trong ngày. Đôi khi bạn cần được thúc đẩy để vượt qua sự mệt mỏi và lười biếng nhưng nói chung bạn có thể làm việc tốt hơn vào một vài thời điểm nhất định trong ngày.
Bạn nên xem xét để dành ra ít nhất một vài giờ nhất định cho các công việc này, vì bạn thường mất thời gian để bắt đầu khởi động làm việc. Tôi dành ít nhất 3 vòng của Phương pháp Pomodoro (làm việc 25 phút sau đó nghỉ ngơi 5 phút) để thực hiện loại công việc này. Sử dụng năng lượng tư duy của bạn một cách thông minh và dành thời gian để làm khi bạn đang tỉnh táo nhất.
Độ căng thẳng tư duy trung bình
Các công việc nằm trong nhóm này như trả lời thư, làm nghiên cứu, đọc lướt văn bản, tổ chức và lên kế hoạch, gọi điện thoại, biên tập văn bản (chỉ biên tập phần hình thức, không phải nội dung) và các việc khác tương tự. Những công việc này thường không đòi hỏi nhiều nguồn lực tư duy và thường không mất nhiều thời gian. Bạn vẫn có thể làm các công việc này giữa các cuộc họp hoặc khi bạn cho rằng bạn không thể tiếp làm các công việc đòi hỏi tư duy cao.
Độ căng thẳng tư duy thấp
Có một loạt các công việc thuộc nhóm này, ví dụ như tìm kiếm hình ảnh cho bài viết, lập kế hoạch bài viết trên Facebook, dọn dẹp gọn gàng máy tính của bạn, tìm ý cho các bài viết và các công việc tương tự.
Đặt ra giới hạn thời gian khi thực hiện loại công việc này là rất cần thiết, vì các công việc này thường có xu hướng kéo dài và yêu cầu nhiều thời gian theo sự cho phép của bạn. Bạn có thể thường làm những công việc này trong khi đang xem chương trình TED, nghe nhạc hoặc đang nói chuyện với bạn bè.
Quả thực bạn có thể tiết kiệm thời gian cho loại công việc này khi bạn không cần phải tập trung nhiều. Thật phí phạm sự tập trung tư duy nếu bạn làm đầy thời gian biểu thông thường của bạn với loại công việc này.
Phương pháp này có ưu điểm rõ rệt là sử dụng tốt nhất nguồn lực tư duy của bạn. Nhược điểm (mà đôi khi lại là ưu điểm) là bạn phải phân chia các bước làm việc khác nhau. Vì vậy, đôi khi phương pháp này không thể áp dụng được khi bạn muốn hoàn thành toàn bộ một công việc gồm nhiều bước (ví dụ như: viết một bài, biên tập lại, tải lên và sắp xếp bài viết hoặc tìm ý tưởng cho nó).
Cuối cùng bạn nên thử nhiều phương pháp khác nhau và quan sát phương pháp nào là hiệu quả nhất đối với bạn. Đừng bao giờ dấn thân vào một phương pháp hay bỏ qua một phương pháp mà chưa áp dụng thử phương pháp đó.
Nguồn ảnh bìa: julietvanree từ flickr.com