Bạn đang tìm kiếm những biện pháp quản lý thời gian sao cho thật hiệu quả ư? Hãy xem xét 10 chiêu thức vô cùng đơn giản mà lại có hiệu quả cao dưới đây. Áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc mà còn mang lại sự tự tin cho bạn để có thể đạt được mục tiêu của mình.
1. Hiểu rõ mục tiêu và sắp xếp chúng theo giá trị và mức độ ưu tiên
Hiện tại bạn đang có bao nhiêu mục tiêu? Nếu bạn không có mục tiêu nào cả thì hãy bắt đầu đặt ra cho mình ít nhất một mục tiêu mỗi ngày. Điều này rất cần thiết để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả. Ngược lại, một số người lại có quá nhiều mục tiêu. Trong trường hợp đó, bạn cần biết sắp xếp chúng sao cho hợp lý. Đối với mỗi lĩnh vực chính trong cuộc sống (công việc, sức khỏe, tài chính....) bạn cần có một mục tiêu.
Trong một ngày nhất định sẽ có một mục tiêu được đặt ưu tiên hàng đầu. Đối với nhiều người, thông thường nó sẽ là một mục tiêu liên quan đến công việc hay sự nghiệp. Tuy nhiên, giả sử bạn bị thừa cân hoặc đang trong quá trình điều trị, sức khỏe của bạn sẽ trở thành mối quan tâm lớn nhất. Rõ ràng bạn không thể đạt được bất cứ thứ gì, cũng không thể quản lý thời gian hiệu quả nếu không có sức khỏe tốt.
2. Tập trung vào công việc quan trọng nhất và thực hiện ngay hôm nay
Như vậy là bạn đã có mục tiêu, tuy nhiên bạn không thể "thực hiện" một mục tiêu được, bạn chỉ có thể thực hiện những công việc cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Hãy xác định mục tiêu ưu tiên nhất của mình và bắt tay vào xử lý những công việc chính cho mục tiêu đó.
Nếu có thể, hãy cố gắng thực hiện các công việc này trước khi làm những việc khác. Giả dụ ngày hôm nay bạn cho rằng quan trọng nhất là việc tập thể dục, vậy thì bạn hãy tập thể dục từ đầu ngày. Hiện nay có rất nhiều phòng tập gym mở từ sáng sớm, do đó bạn có thể đến phòng tập trước khi đi làm.
Trong trường hợp mục tiêu hàng đầu của bạn là được thăng chức trong công việc, thì nhiệm vụ hàng đầu của bạn có thể là phải thực hiện được một bài thuyết trình tốt. Khi đó, hãy đến công ty thật sớm và hoàn thiện nó trước khi bắt đầu kiểm tra email.
3. Xác định rõ ưu tiên hàng đầu ở mỗi thời điểm
Trước khi rời khỏi nhà vào buổi sáng, hãy đảm bảo mình đã sắp xếp các công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên. Danh sách công việc của bạn có thể dài bất tận, nhưng hãy chọn 5 việc quan trọng nhất và tập trung hoàn thành từng thứ một theo thứ tự bạn đã đặt ra.
Nếu cảm thấy không chắc chắn về việc cần làm tiếp theo, hãy tự hỏi bản thân ưu tiên hàng đầu của bạn lúc này là gì. Hiếm khi câu trả lời lại là "Lướt Facebook".
4. Quy thời gian của bạn thành giá trị
Việc quản lý thời gian sẽ trở nên đơn giản hơn nếu bạn tính được mỗi giờ của mình đáng giá bao nhiêu tiền. Giả sử bạn tính ra con số 600 đô-la, bạn sẽ biết được rằng 30 phút vào Facebook đã khiến bạn tiêu tốn tới 300 đô-la.
Nếu không thể tính ra một con số chính xác, bạn có thể ước lượng hoặc hỏi chính sếp của mình. Nếu tự kinh doanh, bạn càng có thể tự xác định giá trị giờ công của mình. Hãy lập một bảng theo dõi những việc bạn làm trong ngày để biết bạn đang dành thời gian cho việc gì, sau đó hạn chế dần những khoảng thời gian vô bổ.
5. Đừng quá cầu toàn, chỉ cần hoàn thiện công việc một cách tốt nhất tại thời điểm đó là được
Tất nhiên bạn luôn muốn thực hiện công việc của mình một cách xuất sắc nhất có thể, nhưng trên thực tế thì chủ nghĩa cầu toàn làm chúng ta phung phí rất nhiều thời gian. Không có thứ gì là hoàn hảo ở trên đời, cho nên đừng để bản thân bị rơi vào trạng thái này.
6. Hoàn thiện công việc trong một nửa số thời gian dự kiến
Nếu bạn là người cầu toàn, hãy thử đặt cho mình những thời hạn thật khắt khe. Giả dụ thông thường bạn mất 3 giờ đồng hồ để làm một việc gì đó, lần này hãy đặt chỉ tiêu hoàn thành trong vòng 90 phút. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình có thể làm được việc đó đúng hạn.
7. Dành thời gian lên kế hoạch và suy ngẫm mỗi ngày
Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu mỗi ngày bạn dành ra vài phút để đặt thứ tự công việc ưu tiên và lên kế hoạch trước khi làm việc.
Do vậy, hãy lập thời gian biểu mỗi ngày, có thể vào buổi tối hôm trước hay buổi sáng hôm sau, trước khi bạn tới cơ quan. Khi tách biệt thời gian lên kế hoạch và thời gian thực hiện các công việc, bạn sẽ thấy mình làm việc nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều.
8. Chia mục tiêu lớn thành những nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày
Như đã đề cập ở trên, chúng ta không thể "thực hiện" một mục tiêu mà chỉ có thể thực hiện những công việc, khi có mục tiêu rồi, hãy xác định xem bạn cần làm gì để đạt được mục tiêu đó. Tiếp theo, hãy cụ thể hóa những bước trên thành những công việc và dự án. Đặt thời hạn cho mỗi dự án, rồi tiếp tục chia nhỏ thành những phần việc phải làm mỗi ngày. Như vậy bạn sẽ thấy công việc của mình được thực hiện một cách vô cùng suôn sẻ và nhanh chóng.
9. Loại bỏ những việc có thể nhờ người khác làm
Bạn đã tính được giá trị một giờ làm việc của mình. Bây giờ hãy nhìn lại những việc mình đã làm mỗi ngày, và quyết định những việc gì bạn không nên tiếp tục thực hiện nữa. Ví dụ một giờ công của bạn tương đương 300 đô-la, và bạn cần tới 1 tiếng đồng hồ để đọc email mỗi ngày, hãy cân nhắc xem như vậy đã hiệu quả chưa. Có lẽ đã tới lúc bạn thuê người khác kiểm tra email thay mình.
10. Đặt thời hạn cho tất cả các dự án
Nói về thời hạn thì đây là một yếu tố cũng rất quan trọng trong việc quản lý thời gian. Nếu ai đó yêu cầu bạn phải hoàn thiện công việc trong một thời hạn nhất định, hãy tự đặt cho mình thời hạn sớm hơn mốc chính thức. Tất nhiên việc này tương đối khó khi mà ở công sở có quá nhiều thời hạn phải đảm bảo, nhưng cách này sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể khả năng quản lý thời gian của mình.
Bây giờ, hãy bắt tay vào thực hiện các chiêu thức này. Hầu hết đều rất thực tế, đơn giản nhưng lại có hiệu quả cao. Bạn sẽ thấy ngạc nhiên về năng suất làm việc của mình.
Nguồn ảnh bìa: elcovs via Photopin từ flickr.com