Bạn muốn làm việc hiệu quả hơn ư? Bạn có bao giờ có đủ thời gian cho tất cả mọi việc không?
Nếu bạn đang phải vất vả xoay xở để hoàn tất công việc trong khoảng thời gian hạn hẹp, thì dưới đây là 15 mẹo giúp bạn tăng hiệu quả công việc.
Hãy bắt đầu với sát thủ hàng đầu tiêu diệt năng suất lao động trong hầu hết các công sở - email.
1. Đầu tiên, hãy dừng việc kiểm tra email
Kiểm tra email đầu tiên vào buổi sáng nếu bạn muốn “chìm” trong sự thiếu hiệu quả.
Nếu muốn tăng năng suất và làm việc hiệu quả, hãy loại bỏ thói quen này.
Kiểm tra email vào mỗi sáng chỉ khiến bạn tập trung vào việc của người khác. Hãy lấy lại sự chủ động và bắt đầu ngày mới với những công việc theo kế hoạch của bạn chứ không phải của người nào khác.
2. Tắt những thông báo tự động
Khi bạn đang làm việc, bạn sẽ không muốn bị quấy nhiễu bởi những thông báo email trên màn hình.
Hãy tắt tất cả chúng đi. Khi nhận được những thông báo email mới hoặc tất cả những loại thông báo khác, chúng sẽ phân tán sự tập trung của bạn.
Nếu tắt hết chúng đi, bạn sẽ bình tĩnh, tập trung cao độ để làm việc trong khoảng thời gian não bộ cho phép.
3. Xử lý Email hàng loạt
Khi đã tắt các thông báo, hãy xác định thời gian để kiểm tra hòm thư một vài lần trong ngày.
Để các email của bạn tích trữ vào đó, sau đó bạn có thể xử lý chúng.
Đọc email hàng loạt cho phép bạn suy nghĩ rõ ràng về nội dung nào được ưu tiên và nội dung nào có thể để lại sau đó. Các email được chuyển đến hòm thư của bạn không phải theo thứ tự ưu tiên.
4. Hủy đăng ký nhận thông tin
Hủy đăng ký nhận thông tin càng nhiều càng tốt. Hãy để chúng gây tắc nghẽn cho một hòm thư khác.
Nếu bạn thực sự cần nhận bản tin, hãy đăng ký cho một địa chỉ email khác. Bằng cách này, bạn sẽ giảm được số lượng email tới địa chỉ hòm thư công việc của bạn.
Bây giờ chúng ta đến với sự tổ chức kỹ thuật số.
4. Sử dụng Sanebox để sắp xếp email
Tiếp tục về chủ đề thư điện tử, hãy thử Sanebox để giảm thiểu số lượng email gửi đến hòm thư của bạn.
Sanebox sử dụng thuật toán để xác định tầm quan trọng của từng email, và di chuyển những tin không quan trọng trong hòm thư qua một thư mục riêng, và tóm tắt chúng cho bạn.
Thêm một tính năng là nó hoạt động trên bất kỳ nền tảng nào và có tất cả các chức năng tương tự trong các ứng dụng điện thoại.
5. Sử dụng Activewords để truy xuất nhanh hơn
Hãy sử dụng một phần mềm thay thế văn bản, chẳng hạn như Activewords, để giảm thời gian phải viết những câu lặp lại.
Activewords có thể sử dụng để chạy trên các chương trình, các trang web, ghi chú Evernote và nhiều hơn nữa. Tiết kiệm mỗi phút từng ngày có thể tăng số ngày tiết kiệm được lên đáng kể vào cuối năm.
6. Hãy thử CloudOn để lưu trữ dữ liệu
CloudOn cho phép bạn sử dụng Microsoft Word, Excel và PowerPoint để tạo các tài liệu trên đường đi bằng cách sử dụng các thiết bị Iphone, Ipad hay Android.
Người dùng có thể đồng bộ hóa với tài khoản Dropbox, Google Drive và SkyDrive. Bạn cũng có thể gửi email các tập tin trực tiếp từ thiết bị di động.
7. Sử dụng Evernote để sắp xếp những ghi chú
Evernote đã thay đổi cuộc sống của tôi.
Tôi có một trí nhớ tệ, nhưng tôi không còn mất thời gian để cố gắng nhớ nơi tôi đã cất một thứ gì đó bởi vì chúng đã có tất cả trong Evernote, từ tác phẩm nghệ thuật của những đứa trẻ đến số chứng minh thư của các thành viên trong gia đình, từ danh sách mua sắm cho tới dự án sách tiếp theo của tôi.
Một nơi cho tất cả mọi thứ và mọi thứ nằm gọn trong đó.
Có một số mẹo bạn nên thử để tăng năng suất trong công việc sau đây:
8. Ủy thác
Chỉ làm những điều mà chỉ có bạn mới làm được. Triết lý của bạn nên là làm ít nhất có thể.
Tập trung vào những điểm mạnh cốt lõi của bạn và để phần còn lại của công việc cho những người khác.
Nếu bạn không may mắn, trở thành người nhận tất cả những công việc ủy thác, và bạn không có bất kỳ ai trợ giúp, thì hãy chắc chắn bạn rõ ràng về nhiệm vụ ưu tiên và mục tiêu của cấp trên để có thể đưa ra quyết định tốt hơn khi mọi người ủy quyền công việc theo cách của bạn.
Đây là hướng dẫn giúp bạn biết cách ủy thác hiệu quả:
9. Làm cho cuộc họp hiệu quả
Hãy làm cho những cuộc họp trở nên hiệu quả hơn hoặc là không có chúng.
Họp hành gây lãng phí một lượng tiền lớn mỗi năm vào khâu tổ chức. Quá nhiều người tham dự mà không cần phải có mặt ở đó, và hầu hết họ là người trả lời thư và tập trung vào mọi thứ khác hơn là cuộc họp.
Hãy suy nghĩ một cách sáng tạo cách tổ chức cuộc họp, nhưng trước hết hãy tránh những cuộc họp bạn thấy thực sự không cần thiết.
10. Hãy nói KHÔNG
Chúng ta phải học cách nói KHÔNG với những người khác để có thể nói CÓ với chính bản thân chúng ta.
Giúp đỡ mọi người rất tốt nhưng nó là nguyên nhân khiến chúng ta căng thẳng khi phải hoàn thành chính công việc của mình.
Học cách quyết đoán hơn và không nhận quá nhiều công việc nếu có thể.
Leo Babauta có những lời khuyên hay để nói "Không":
11. Quy tắc 2 phút
Một mẹo khác của David Allen là nếu một việc gì đó mà mất ít thời gian hơn 2 phút, thì hãy làm nó ngay.
Bằng cách áp dụng quy tắc này, bạn sẽ xóa được rất nhiều thứ từ danh sách các việc phải làm một cách nhanh chóng. Nó cũng cung cấp cho bạn một cảm giác hài lòng và thành tích; làm tăng hiệu suất lao động của bạn.
Điều kiện sức khỏe của bạn có ảnh hưởng rất lớn tới năng suất của bạn, vì vậy đừng đánh giá thấp chúng.
12. Làm việc với cơ thể của bạn
Tìm ra nhịp điệu cơ thể tự nhiên của bạn và làm việc với chúng.
Một số người thì năng suất cao hơn vào ban đêm, một số người lại vào ban ngày.
Đừng cố gắng chiến đấu với chu kỳ tự nhiên của bạn và hãy cố gắng để tối đa hóa khoảng thời gian này dành cho những nhiệm vụ quan trọng nhất.
13. Giữ đủ nước cho cơ thể
Khi cơ thể bị mất nước thì chúng ta sẽ mất đi năng lượng; khi bộ não thiếu nước, chúng ta mất tập trung.
Đảm bảo rằng bạn uống nước trong suốt cả ngày để nhận được nhiều nhất từ cơ thể và bộ não.
14. Nạp năng lượng cho cơ thể
Cùng với uống nhiều nước, có rất nhiều thực phẩm giúp chúng ta đầy năng lượng và tập trung suốt cả ngày.
Dầu Omega, được biết đến như một "thực phẩm của bộ não", giúp chúng ta tập trung và chú ý.
Protein và Carbonhydrate duy trì năng lượng, và một chút caffeine có thể cung cấp cho chúng ta sự tỉnh táo khi cần.
Cần biết được nhu cầu của cơ thể và đáp ứng phù hợp.
15. Tập thể dục
Richard Branson ước tính ông ấy có hơn 8 giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày nhờ việc luyện tập mỗi sáng.
Thể dục đem đến cho chúng ta năng lượng, giảm căng thẳng và tăng khả năng tập trung.
Hầu hết những người làm việc năng suất và thành công đều có một thói quen luyện tập thể dục thường xuyên. Vì vậy nếu bạn đang dõi theo một trong những mẹo hay, thì hãy tập thể dục.
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com