Thời gian là thứ bình đẳng hơn cả, phải không? Tất cả chúng ta đều có 24 giờ một ngày.
Nhưng tại sao một số người có thể làm việc năng suất hơn và hoàn thành được nhiều thứ hơn trong một ngày bình thường, trong khi những người khác phải chật vật để hoàn thành được bất cứ thứ gì mà còn cảm giác thiếu thời gian và bị quá tải?
Tất cả những người mà tôi biết và làm việc cùng đều muốn tận dụng tối đa quỹ thời gian của họ. Họ muốn học cách trở nên tự tin hơn, hạnh phúc hơn và làm việc ít hơn - mà vẫn phát triển được sự nghiệp.
Việc ta quản lý thời gian hữu hiệu đến đâu - và cách ta thực sự hiệu quả trong công việc của mình - có thể tạo ra một sự khác biệt rất lớn đối với số lượng thành công mà ta có thể đạt được trong một ngày làm việc. Nó cũng có thể khiến ta tập trung hơn và tự tin hơn.
Bạn có muốn suy nghĩ và sáng tạo nhiều hơn không? Bạn có muốn dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc của mình, thay vì chỉ làm việc? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một chiến lược sử dụng thời gian hiệu quả nhất, thứ mang lại nhiều niềm vui hơn cho bạn và cho phép bạn tập trung vào những hoạt động và cơ hội quan trọng nhất trong việc kinh doanh của mình? Có thể dàn ý dưới đây sẽ có ích cho bạn.
Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, thì làm sao bạn biết được khi nào sẽ đến nơi?
Bạn muốn trở nên năng suất hơn. Bạn muốn dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành những việc cần thiết. Vậy bạn cần tạo ra một tầm nhìn hấp dẫn và thuyết phục cho tương lai của mình.
Tương lai này trông như thế nào? Bạn sẽ cảm thấy thế nào khi đạt được nó? Nếu như trong viễn cảnh này, bạn không ở một vị trí khá hơn so với tình trạng hiện tại của mình, thì tội gì bạn phải thay đổi bất kỳ điều gì?
Tạo ra một tầm nhìn mới, nhất là một cái lớn lao hơn vị trí hiện tại của bạn, là một cách để kích thích đam mê của bạn. Bạn có thể cảm thấy khó khăn để đạt được nó, nhưng mỗi bước đi về phía tầm nhìn lớn lao đó chắc chắn sẽ củng cố sự tự tin của bạn.
Sự cam kết với tầm nhìn này, và thực hiện những bước tiến liên tục hàng ngày phụ thuộc vào khả năng của bạn để nhìn vào bất cứ tình huống nào bạn đang phải đối mặt, và thấy một điều lớn lao hơn phía trước.
Ngoài ra, khi bạn biết mình đang hướng đến đâu, theo bản năng bạn sẽ bắt đầu thấy tất cả những cơ hội và sự kết nối mới để giúp bạn đi được đến đích.
Hãy tạo một bản đồ tầm nhìn để khởi động trên con đường đi tới năng suất cao hơn. Bạn không cần thực hiện nó hoàn toàn, nhưng ít nhất bạn phải biết mình đang đi về hướng nào.
Một khi tầm nhìn tương lai của bạn đã được vạch rõ, bước tiếp theo là xây dựng một kế hoạch chiến lược để đưa bạn đến đó.
Tầm nhìn của bạn có thể cho 3 năm hoặc 5 năm, hoặc bạn có thể chọn một khoảng thời gian dài hơn. Bất kỳ khoảng thời gian nào dài hơn 3 năm đều tạo cảm giác rất xa rồi.
Bạn có thể tự hỏi làm sao bạn có thể cảm thấy tự tin và có động lực cho những năm lớn lao hơn ở phía trước, khi mà bạn cảm thấy có quá nhiều thứ phải hoàn thành ngày hôm nay.
Bước đầu tiên là quyết định một số mục tiêu cụ thể cho 12 tháng tới. Đừng liệt kê ra quá nhiều, nếu không bạn sẽ bắt đầu cảm thấy quá tải.
Con số thần kỳ cho tôi và các khách hàng của tôi là tạo ra và bám sát 5 mục tiêu mỗi năm.
Đây là những mục tiêu lớn và sẽ tạo ra những thay đổi to lớn trong việc kinh doanh và cuộc sống của bạn, và là cầu nối tình hình hiện tại của bạn với tương lai. Hoàn thành từng mục tiêu một trong số này một cách từ từ, sẽ giúp bạn tăng sự tự tin hàng ngày.
Lấy ra một tờ giấy trắng và một cây bút, và chia tờ giấy thành 4 cột: Cột A, cột B, cột C và cột D.
Hãy tự hỏi: Điều tuyệt vời về việc kinh doanh và cuộc sống của mình ngay lúc này là gì? Viết chúng ra vào cột A. Đây có thể là một vài điều, 5 điều, 10 điều, bất cứ điều gì bạn thấy ổn.
Rồi tự hỏi tiếp: Có những gì đang xảy ra ở hiện tại mà tôi không muốn trong tương lai không? Viết chúng ra vào cột B.
Đây là cơ hội để bạn lùi lại một bước và nhìn vào những thứ đơn giản là không hiệu quả. Bạn có thể liệt kê ra những người đang kéo bạn xuống, hoặc những dự án mà bạn không muốn thực hiện nữa. Có thể bạn sẽ thêm vào một dịch vụ đang được cung cấp mà không đi đến đâu cả. Có thể là những người cộng sự của bạn, hoặc chính sách về giá của bạn.
Giờ hãy nhìn vào những thế mạnh cá nhân của bạn. Viết tất cả những điều bạn làm giỏi vào cột C.
Đây có thể là những điều bạn đang làm ngay lúc này và thành công. Cũng có thể là những điều bạn biết bạn làm rất giỏi, nhưng bạn không dành đủ thời gian cho chúng.
Cuối cùng hãy chuyển sang cột D.
Cột này dành cho những cơ hội quan trọng nhất. Chính sách tiếp thị của bạn có thể tốt hơn không? Có dịch vụ hay sản phẩm mới nào mà bạn có thể cung cấp cho những khách hàng lý tưởng của bạn khôn? Có sáng kiến mới nào bạn có thể đưa vào thị trường? Hãy dành chút thời gian để suy nghĩ cặn kẽ và liệt kê những điều này vào cột D.
Một khi bạn đã phân tích mọi thứ và viết chúng ra, dành chút thời gian để suy nghĩ thấu đáo về những mục tiêu bạn muốn đề ra cho việc kinh doanh và cuộc sống của mình trong 12 tháng tới.
Giờ đây bạn đã có các mục tiêu và bạn cảm thấy tự tin và nôn nóng bắt tay vào việc. Bạn đã viết chúng ra và bạn cam kết hoàn thành chúng. Bạn thấy vững tâm và có động lực.
Nhưng làm sao bạn đảm bảo rằng mình sẽ luôn đi đúng hướng để hoàn thành những mục tiêu này.
Việc quản lý và lo liệu các công việc hàng ngày có thể cản trở bạn. Việc đối mặt với các vấn đề có thể cản trở bạn. Xử lý các đơn đặt hàng, quản lý dòng tiền và giải quyết các việc vặt hàng ngày có thể khiến con thuyền của bạn đi chệch hướng.
Bạn muốn có năng suất và hoàn thành các mục tiêu, nhưng bạn cũng cần đảm bảo hoạt động hàng ngày diễn ra trôi chảy.
Một cách để đảm bảo điều này là đề ra "Mục Tiêu Đầu Ra 90 Ngày". Trong số các "Mục Tiêu Đầu Ra" đó, có một số mục tiêu tiến triển cụ thể cần thực hiện.
Ví dụ bạn muốn thực hiện 10 cuộc nói chuyện nghề nghiệp trong 90 ngày tới và bạn biết rằng bạn chỉ "biến đổi" được 50% cơ hội.
Do đó, mục tiêu quá trình của bạn cần bao gồm 20 cuộc nói chuyện trong vòng 90 Ngày tới để bàn giao 10 phần công việc mới. Bạn sẽ cần phải nghĩ xem bạn có thể có những cuộc nói chuyện đó với ai.
Bắn quá đích là một lựa chọn khôn ngoan để bạn có thể nhắm trúng mục tiêu dễ dàng hơn. Đây là một kế hoạch năng suất rõ ràng để thực hiện vì với mỗi lần "thắng" sự tự tin của bạn sẽ tăng thêm.
Nếu bạn không toàn tâm toàn ý cho việc hoàn thành những mục tiêu của mình, thì khả năng cao là bạn sẽ không đạt được chúng.
Động lực chỉ có thể giúp bạn đến mức này. Chính sự cam kết có chủ định và sự đầu tư cảm xúc vào thành công tương lai của bạn mới giúp bạn tiến thêm.
Hãy nhớ lại bất kỳ lần nào bạn thực sự cam kết với việc hoàn thành điều gì đó. Hẳn đã phải có một lý do để bạn thực sự hoàn thành thứ mà bạn đã đề ra. Điều gì đã thúc đẩy bạn?
Bạn có hoàn toàn dấn thân vào không? Tại sao nó quan trọng? Bạn có phải rất dũng cảm để hoàn thành nó không?
Cảm giác thế nào khi bạn hoàn thành nó? Nó tạo ra sự khác biệt gì?
Nếu động lực của bạn bắt đầu hạ xuống khi bạn đang hướng tới những mục tiêu kém quan trọng hơn, hay những thứ phát sinh gây cản trở.
Thì hãy nhớ lại một lần nào đó bạn từng thực sự cam kết. Khi bạn cam kết làm một thứ gì đó, thì theo một cách nào đó, bạn bị buộc phải hành động. Tâm trí của bạn tập trung và cơ thể bạn đi theo; bạn muốn hoàn thành nó.
Và, khi bạn đã hoàn thành nó rồi, sự tự tin của bạn tăng vọt. Bạn cảm thấy một mức độ chắc chắn nhất định trong việc hoàn thành mục tiêu bạn đã đề ra.
Để bồi đắp sự tự tin cần thiết cho việc hoàn thành những mục tiêu vĩ đại nhất, ta cần tập trung vào các thế mạnh của mình.
Bạn giỏi nhất trong việc gì? Những kỹ năng độc nhất của bạn là gì? Bạn muốn dành thật nhiều thời gian có thể để làm việc trong những lĩnh vực mà bạn giỏi.
Nhân rộng các điểm mạnh của bạn. Có những lĩnh vực mà bạn đem đến giá trị to lớn nhất. Chúng thường đem đến nhiều niềm vui nhất cho bạn, và bạn càng cảm thấy tự tin hơn khi sử dụng những kỹ năng độc đáo của mình.
Nếu bạn cho rằng có một khả năng cụ thể mà bạn cần phải học hoặc thành thạo hơn, tập trung dành nhiều thời gian hơn cho nó. Để đạt đến mức này thường cần rất nhiều sự dũng cảm.
Là một người đã từng hướng dẫn nhiều người khởi nghiệp, tôi thấy thường có một giai đoạn sợ hãi, lo lắng và bất định trong đó họ lùi lại một bước để xác định và tập trung vào những thứ họ làm giỏi nhất.
Nhiều người trong chúng ta muốn làm hết tất cả. Ta muốn giỏi trong mọi lĩnh vực. Ta muốn cung cấp rất nhiều dịch vụ.
Nhưng trên thực thế, ta giỏi trong những thứ rất cụ thể; không ai làm gì cũng giỏi!
Dành nhiều thời gian hơn để tăng giá trị trong những lĩnh vực nơi bạn vốn xuất sắc có thể đem đến những kết quả đột phá và tăng cường sự tự tin của bạn.
Đôi khi chúng ta dành quá nhiều thời gian suy nghĩ về tương lai hay lo lắng về quá khứ, đến nỗi ta quên đi khoảnh khắc hiện tại.
Bạn có đang dành phần lớn thời gian trong ngày để phản ứng lại với mọi thứ, hay bạn đã dành thời gian để nghĩ xem một ngày hoàn hảo với bạn trông sẽ như thế nào?
Chúng ta đều có cơ hội sáng tạo thay vì phản ứng - cơ hội để quyết định xem ta làm gì với một ngày của mình. Mọi thành công tương lai đều có thể được tạo ra trong hiện tại, nếu ta lùi lại một bước và hành động.
Đôi khi, làm ngay bây giờ quan trọng hơn là làm một cách hoàn hảo. Bạn muốn nói chuyện với ai? Bạn muốn thực hiện dự án mới nào?
Có những cơ hội ẩn giấu trong mỗi khoảnh khắc. Ta cần đảm bảo rằng ta không bỏ lỡ chúng.
Hãy thực hiện bước đi tới tương lai lý tưởng của bạn ngay từ hôm nay. Bắt đầu tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của mọi người từ hôm nay. Nắm bắt hiện tại và bắt đầu với thực tại của bạn, đồng thời để cho ý tưởng về sự hoàn hảo bay ra ngoài cửa sổ.
Công việc hàng ngày trong kinh doanh và trong cuộc sống có thể khó khăn.
Đầu óc bạn có thể quá tải với tất cả những thứ mà bạn cảm thấy phải làm. Câu nói "Tôi không có thời gian" gần như đã trở thành phản ứng tức thì của quá nhiều người khi những cơ hội mới xuất hiện.
Có một cơn gió lốc ở trong tâm trí ta.
Những cuộc hẹn, thông báo, nhiệm vụ, cuộc gọi, mua sắm, dòng tiền, vấn đề nhân sự, tạo quan hệ, tiếp thị, tất cả có thể chất đầy thời gian của ta. Chỉ riêng khối lượng của những việc mà ta cảm thấy cần phải làm thôi cũng tạo ra sự trì hoãn, ngăn cản ta theo đuổi những dự án và những con người quan trọng.
Nhiều người trong số chúng ta cảm thấy mình cần phải làm mọi thứ trong việc kinh doanh của mình.
Thay vì đơn giản hoá mọi việc và làm ít đi, ta làm nhiều hơn. Ta làm việc lâu hơn, gây ra thiếu hụt năng lượng và sự tập trung. Do đó, ta mất đi sự sáng suốt đối với những cơ hội quan trọng nhất. Nếu bạn cảm thấy như vậy, hãy dành ra một chút thời gian nghỉ ngơi xứng đáng.
Hãy nhìn xem bạn đang dành thời gian vào việc gì. Bao nhiều thời gian được tiêu vào việc phát triển các ý tưởng của bạn.
Trong 90 Ngày tới, nếu bạn có thể ủy thác hay thuê người ngoài làm những công việc hàng ngày để bạn dành nhiều thời gian hơn tập trung vào nơi bạn đem lại giá trị tốt nhất, thì mọi thứ sẽ thay đổi thế nào?
Làm dịu cơn lốc bằng cách đi chậm lại và làm ít hơn.
Tập trung vào những mảng nơi bạn đem lại giá trị to lớn nhất. Bằng cách đó, mức độ năng lượng của bạn sẽ tăng, sự tự tin của bạn sẽ tăng theo và bạn sẽ có nhiều thành công hơn.
Điều này có vẻ không đúng, nhưng dành nhiều thời gian nghỉ ngơi để hồi phục và tập trung lại có thể có những lợi ích to lớn.
Nếu bạn liên tục "đấu với lửa" và vướng vào vô số những hoạt động khác nhau mà bạn cần làm mỗi ngày, thì làm sao công việc kinh doanh của bạn tiến xa hơn được?
Bạn có thể bị kéo đi nhiều hướng khác nhau mà không có bất kỳ thời gian nào để tập trung vào những dự án quan trọng nhất của bạn. Nếu đúng là như vậy, thì gần như là không thể để tạo đà phát triển việc kinh doanh của bạn và đạt được các mục tiêu.
Bạn có thể cảm thấy kiệt sức, không có động lực và quá tải với tất cả mọi thứ để chăm lo. Nếu bạn cảm thấy như vậy, bạn biết rằng rất khó để có thời gian thực sự suy nghĩ hay sáng tạo, nếu bạn cứ tiếp tục làm việc.
Cách tốt nhất để thoát khỏi lề thói đã quen đó là dành ra chút thời gian sáng tạo cho việc kinh doanh.
Liệu bạn có thể, một cách thực tế, dành ra một ngày một tháng để suy nghĩ về việc kinh doanh của mình? Nếu có thể, bạn sẽ làm gì với thời gian này?
Hãy tưởng tượng không có sự phân tâm nào, chỉ có thời gian tập trung vào việc phát triển có chiến lược của việc kinh doanh của bạn.
Mỗi ngày "nghỉ" trong tháng đó có thể tập trung vào một việc khác nhau: Đổi mới sản phẩm; Nghĩ về các khách hàng quan trọng nhất; Cải tiến hoạt động.
Thêm vào một tổng kết hàng quý để theo dõi tiến triển về việc đạt được mục tiêu, và nó sẽ có hiệu quả ấn tượng lên việc bạn dành thời gian quý giá của mình vào đâu.
Tôi thấy khi mọi người dành thời gian nghỉ mỗi tháng, họ thường hoàn thành được nhiều thứ trong một ngày đó hơn là họ có thể làm trong một tuần làm việc. Khi quay trở lại họ cũng sáng tạo và tập trung hơn.
Đôi khi bạn cũng chỉ muốn vượt qua một ngày thôi, phải không?
Bạn có quá nhiều thứ phải làm. Có quá nhiều thứ trong danh sách công việc của bạn, đến mức bạn chỉ hoàn thành những gì có thể và bắt đầu một ngày mới. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu cuối mỗi ngày bạn dành chút thời gian ra để xem mình đã hoàn thành những gì?
Ăn mừng thành công giúp bạn giữ vững động lực và bồi đắp sự tự tin. Đó không chỉ là một ngày như mọi ngày. Đó là một ngày bao gồm những điều mà bạn nên ăn mừng.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc giữ động lực, thử ăn mừng một vài thành tựu mỗi ngày.
Lặp lại điều đó trong 7 ngày. Bạn cứ tiếp tục ăn mừng những thành công nhỏ đó, thì nó sẽ trở thành một thói quen. Khi đó có thể bạn sẽ muốn thúc đẩy mình đi xa hơn và tập trung vào việc đạt được những thành tựu lớn hơn.
Ăn mừng thành công kết hợp với sự biết ơn dành cho việc đạt được những thành công đó sẽ tăng cường sự tự tin của bạn và truyền cảm hứng cho ngày tiếp theo.
Lần cuối bạn dành cho mình thời gian để suy nghĩ là khi nào?
Giữa sự hối hả nhộn nhịp hàng ngày, bạn có thể gặp khó khăn trong việc dành cho mình một chút không gian và thời gian để suy nghĩ.
Hãy tưởng tượng bạn dành cho bản thân chỉ một tiếng mỗi ngày để tâm trí bạn lang thang hoặc nghĩ về một thứ cụ thể.
Nếu bạn nghĩ về điều đó, ta đều có thể dành ra một tiếng mỗi ngày cho việc gì đó mà không thực sự mất đi sự hiệu quả hay gây ảnh hưởng lên việc kinh doanh.
Trên thực tế, một tiếng đồng hồ có thể biến đổi việc kinh doanh và cuộc sống của bạn.
Một ý tưởng sản phẩm mới có thể hình thành, hoặc một ý tưởng để tăng thêm giá trị cho các khách hàng hiện tại của bạn có thể được thực hiện. Có lẽ bạn có thể xem xét lại tương lai lý tưởng và các mục tiêu của bạn. Bạn có thể quyết định rằng bạn muốn đưa việc kinh doanh của mình đi theo một hướng mới.
Thử làm như sau: Ngồi một mình trong một giờ với một cuốn sổ, và dùng nó như một khoảng thời gian để suy nghĩ sáng tạo. Hãy xem điều gì sẽ xảy ra.
Rốt cuộc, sự tự tin được bồi đắp khi bạn biết rõ hướng đi của mình.
Điều này, cùng với những mục tiêu rõ ràng và làm việc với những kỹ năng độc nhất của bạn, mang đến cho bạn cơ hội lớn nhất để trở nên năng suất hơn, và hoàn thành được nhiều việc cần thiết hơn.
Câu thần chú cổ xưa "càng ít càng nhiều" rất đúng ở đây. Bằng cách dành cho mình nhiều thời gian hơn để tiến tới mục tiêu của bạn, tất yếu bạn sẽ có thêm sự tự tin. Tại điểm này, tương lai lý tưởng của bạn có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn.
Nguồn ảnh bìa: Cathryn Lavery từ unsplash.com