Nếu bạn có quá nhiều việc phải làm mà bạn thường thấy mình phải vật lộn để hoàn thành các dự án và nhiệm vụ rồi chuyển sang những thứ khác, thì chắc chắn không chỉ có mình bạn như vậy. Các nghiên cứu cho thấy rằng hơn 20% số người trưởng thành đã bỏ qua hoặc tránh thực hiện một số nhiệm vụ nhất định bằng cách cho phép bản thân vượt qua sự bao trùm bởi sự phiền nhiễu.[1]
Phần dân số còn lại thì sao? Họ làm gì để ngăn chặn sự trì hoãn?
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cho bạn tại sao sự trì hoãn rất khó đánh bại và làm thế nào bạn có thể ngừng trì hoãn một lần và mãi mãi bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước dưới đây. Nhưng trước tiên, bạn cần hiểu rõ sự trì hoãn xảy ra như thế nào.
Piers Steel, tác giả của cuốn sách Phương trình trì hoãn: Cách dừng việc bỏ qua mọi việc và hoàn thành công việc định nghĩa sự trì hoãn như sau:[2]
“Sự trì hoãn là sự tự nguyện tạm dừng một quá trình hành động theo dự định mặc dù biết rằng sẽ tồi tệ hơn nếu trì hoãn.”
Nói cách khác, sự trì hoãn tạo ra những điều dễ chịu thay cho những điều ít dễ chịu hơn. Kết quả cuối cùng là các nhiệm vụ quan trọng được đẩy ra thời gian sau đó.
Truyện tranh dưới đây là một trong những ví dụ điển hình của sự trì hoãn:
Con người có khả năng tự kiểm soát rất hạn chế. Tiến sĩ Roy Baumeister, một nhà tâm lý học từ Đại học bang Florida, đã nghiên cứu về tự kiểm soát và ông đã phát hiện ra rằng giống như bất kỳ cơ bắp nào, sự tự kiểm soát của con người là một nguồn lực hạn chế có thể nhanh chóng cạn kiệt.[3] Khi khả năng tự kiểm soát sắp bị cạn kiệt, con người có xu hướng chọn những gì dễ chịu hơn, đó là sự trì hoãn ngay lập tức thay vì các công việc thực tế.
Về bản chất, sự trì hoãn là một chiến lược trốn tránh. Những người trì hoãn chọn làm một việc khác thay vì làm những gì họ cần làm bởi vì thật dễ dàng để chọn niềm vui hơn nỗi đau.
Nói tóm lại, sự trì hoãn rất khó đánh bại bởi vì đây là trận chiến chống lại kẻ thù tự nhiên của con người, một điểm yếu của con người từ khi được sinh ra.
Mặc dù thực tế, bản chất của con người là tìm kiếm phần thưởng ngay lập tức và trì hoãn, nhưng ở đây tôi có một hướng dẫn từng bước bạn có thể làm theo để ngừng trì hoãn.
Xác định kiểu trì hoãn mà cá nhân bạn trải qua là một bước thiết yếu để bạn khắc phục vấn đề tận gốc.
Hãy xem sơ đồ này để tìm hiểu bạn là kiểu người hay trì hoãn nào:
Bạn thuộc kiểu người chần chừ nào? Chúng ta hãy xem các tác nhân kiểu trì hoãn của bạn:
Người cầu toàn
Trở nên hoàn hảo là niềm vui của người cầu toàn. Nhưng thường thì điều này dẫn đến việc họ quá sợ hãi để thực hiện bất kỳ sự không hoàn hảo nào. Bởi vì điều này, họ thường không hoàn thành mọi thứ, vì họ mãi mãi tìm kiếm thời gian hoặc cách tiếp cận hoàn hảo. Nhiệm vụ cuối cùng không bao giờ được hoàn thành, bởi vì trong mắt của người cầu toàn, không bao giờ có thứ gì đủ hoàn hảo.
Thay vì hoàn thành một cái gì đó, những người cầu toàn sẽ bị cuốn vào một vòng luẩn quẩn của thêm thắt, chỉnh sửa và xóa.
Đà điểu
Một con đà điểu thích ở trong giai đoạn mơ mộng. Theo cách đó, chúng không phải làm việc thực sự, hoặc đối phó với bất kỳ sự tiêu cực hoặc căng thẳng nào.
Mơ mộng mang đến cho kiểu người này một cảm giác sai lầm về thành tích, như trong suy nghĩ của họ, họ hình dung ra những kế hoạch lớn, đầy tham vọng. Không may cho họ, những kế hoạch này rất có thể sẽ chỉ tồn tại như những giấc mơ và họ sẽ không bao giờ hoàn thành bất cứ điều gì thực sự đáng giá.
Tự phá mình
Một kẻ tự phá mình đã mua lấy dòng chữ "bằng cách không làm gì, điều tồi tệ sẽ không xảy ra."
Trong thực tế, những kẻ tự phá mình đã phát triển một nỗi sợ mắc lỗi hoặc làm sai. Cách của họ để tránh những rủi ro này, là không làm gì cả. Cuối cùng, họ có thể mắc một vài sai lầm - nhưng họ cũng thấy một vài thành tựu.
Kẻ liều mạng
Những kẻ liều mạng là những người tin rằng thời hạn có thể thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Thay vì có một lịch trình để hoàn thành công việc của họ - họ thích tận hưởng thời gian làm việc riêng của họ trước khi thời hạn đến.
Đó rất có thể là một điều vô thức, nhưng những người liều lĩnh tin rằng việc bắt đầu sớm sẽ hy sinh thời gian cho niềm vui của họ. Điều này được củng cố trong tâm trí và cảm xúc của họ, bằng việc nhiều lần họ xoay sở để thoát khỏi việc “đốt dầu nửa đêm”. Thường thì họ sẽ hy sinh chất lượng của công việc vì vội vã.
Gà
Gà thiếu khả năng ưu tiên công việc. Họ làm những gì họ cảm thấy nên làm, hơn là suy nghĩ về những gì họ thực sự cần phải làm.
Ưu tiên các nhiệm vụ là một bước cần thêm thời gian, vì vậy gà sẽ cảm thấy nó không xứng đáng. Bởi vì điều này, họ thường kết thúc rất nhiều nhiệm vụ dễ dàng mà không đóng góp nhiều cho một dự án. Họ không ngừng bận rộn với các nhiệm vụ có tác động thấp, nhưng dường như bắt buộc phải thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp, có tác động cao.
Cho dù đó là nỗi sợ thất bại, cảm giác bị áp đảo, tránh né hay thuyết phục bản thân rằng bạn quá bận rộn để hoàn thành công việc, thì bạn có thể cải thiện khả năng làm việc hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây trì hoãn.
Đối với người cầu toàn, làm rõ lại mục tiêu của bạn
Phần lớn xu hướng trì hoãn hình thành chỉ đơn thuần là vì chúng ta đã vượt xa mục tiêu của mình. Chúng ta luôn thay đổi và những điều chúng ta muốn trong cuộc sống cũng như vậy. Hãy thử nhìn vào mục tiêu của bạn và tự hỏi liệu chúng vẫn là những gì bạn muốn.
Hãy dành thời gian để tập hợp lại và tự hỏi điều bạn thực sự muốn đạt được:
- Những bước bạn cần thực hiện?
- Có phải những gì bạn đang làm phản ánh những gì bạn muốn?
- Bạn cần gì để thay đổi?
Hãy viết mọi thứ ra, cứ viết ra (cho dù nguệch ngoạc) rồi viết lại.
Đối với đà điểu, hãy thực hiện các nhiệm vụ khó khăn trước
Ngay cả khi bạn cảm thấy bạn không phải là người buổi sáng, thì khởi đầu ngày mới là lúc bộ não của bạn hoạt động hiệu quả nhất. Sử dụng cửa sổ thời gian này để hoàn thành những công việc khó khăn hơn.
Nếu bạn để những nhiệm vụ khó khăn của mình về sau này, thì bạn sẽ dễ dàng từ bỏ nó hơn bởi vì bạn mệt mỏi và thiếu động lực.
Hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ đơn giản vào đầu ngày như đọc tất cả các email mới chỉ mang lại cho bạn cảm giác sai lầm về sự hiệu quả.
Đối với những người tự phá mình, hãy viết ra một danh sách việc cần làm (và việc-không-được-làm) mỗi ngày
Viết mọi thứ ra là điều mạnh mẽ và tăng cường tâm lý bạn cần để hoàn thành công việc.
Mỗi ngày, hãy hình thành thói quen tạo một danh sách các nhiệm vụ bạn biết bạn sẽ thử và tránh. Bằng cách này, nó mang những nhiệm vụ "khó khăn" đến sự tập trung tâm trí của bạn thay vì khiến chúng bị khóa trong một chế độ tránh né nào đó.
Hãy nhớ rằng, bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn và hiệu quả như thế nào khi đã hoàn thành một nhiệm vụ.
Đối với người liều lĩnh, hãy tạo một dòng thời gian có thời hạn
Việc có một thời hạn cho một mục tiêu có vẻ như là một ý tưởng hay. Nhưng về cơ bản, đây là một lời mời cởi mở cho sự trì hoãn.
Nếu đó là thời hạn tự tạo mà không có áp lực, thì chúng ta có xu hướng biện minh cho việc đẩy nó trở lại mỗi khi nó xuất hiện và cảm thấy chúng ta chưa hoàn thành "đủ" để đạt được nó.
Hãy tạo ra một dòng thời gian lớn hơn mà trong đó, thiết lập những thời hạn trên đường đi. Vẻ đẹp của điều này là khi việc hoàn thành mỗi thời hạn phụ thuộc vào cái tiếp theo. Nó giúp bạn đi đúng hướng và giúp bạn có trách nhiệm trong việc liên kết với dòng thời gian tổng thể.
Đối với Gà, hãy chia nhiệm vụ thành các phần có kích cỡ vừa để “mổ”
Rất nhiều thời điểm trì hoãn đến từ những suy nghĩ bị áp đảo.
Nếu cảm thấy một cái gì đó quá lớn để giải quyết và chúng ta không biết bắt đầu từ đâu, thì nó giống như là một cuộc đấu tranh. Điều này cũng đúng nếu mục tiêu của chúng ta mơ hồ và thiếu định hướng.
Chia các nhiệm vụ lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và biến chúng thành mục tiêu hàng ngày hoặc hàng tuần. Các bước nhỏ hơn có vẻ như là cách tiếp cận chậm hơn để đạt được mục tiêu, nhưng nó thường đưa bạn nhanh hơn nhiều đến nơi bạn muốn do động lực mạnh mẽ mà bạn có.
Bộ não con người không được thiết kế để hoạt động liên tục trong cùng một nhiệm vụ, và điều này có thể là lý do cho sự trì hoãn.
Hãy chắc chắn rằng bạn nghỉ ngơi thường xuyên, có kế hoạch khi thực hiện nhiệm vụ để bạn có thể quay lại một cách tươi mới và sẵn sàng để có năng suất cao hơn.
Một khoảng thời gian nghỉ ngắn chỉ 5 phút là đủ để giữ cho đầu óc bạn tỉnh táo và tránh khỏi sự mệt mỏi. Tôi khuyên bạn nên sử dụng Trình theo dõi thời gian Pomodoro. Nó là một công cụ tuyệt vời để giúp bạn nghỉ giải lao trong khoảng thời gian được thiết lập. Chỉ cần bắt đầu hẹn giờ 25 phút và làm theo lời nhắc.
Điều quan trọng là phải thừa nhận và tự thưởng cho mình vì đã đạt được ngay cả những nhiệm vụ nhỏ. Nó tạo ra một cảm giác có động lực và giải phóng những cảm xúc tốt thúc đẩy bạn đạt được nhiều hơn.
Làm cho phần thưởng của bạn tỷ lệ thuận với nhiệm vụ bạn đã hoàn thành, ví như việc hoàn thành một nhiệm vụ có kích thước vừa phải giúp bạn có một tách cà phê hoặc đồ ăn nhẹ yêu thích. Sau đó lên kế hoạch cho một ngày cuối tuần hoặc hoạt động vui chơi cho những thứ lớn hơn.
Cá nhân tôi cố gắng làm cho việc tập trung trở nên thú vị hơn bằng cách sử dụng ứng dụng Forest. Nó biến năng suất thành một trò chơi. Trong trò chơi, bạn có thể trồng một cây ảo vào đầu thời gian làm việc của mình. Nếu bạn duy trì sự tập trung trong suốt thời gian của bộ đếm thời gian, bạn sẽ trồng một cây để thêm vào khu rừng của mình. Thật bổ ích khi cuối cùng bạn có thể trồng rừng.
Nếu bạn muốn ngăn chặn thói quen xấu của sự trì hoãn quay trở lại, hãy theo dõi thời gian bạn dành ra hàng ngày.
Bằng cách có một ý tưởng rõ ràng về nơi bạn dành thời gian, bạn luôn có thể xem lại năng suất của mình để biết được những lĩnh vực nào cần cải thiện.
Thật không dễ dàng để theo dõi từng phút bạn tiêu tốn trong suốt cả ngày vì vậy tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng Rescue Time.
Nó giúp bạn phân tích rõ hơn về cách bạn dành thời gian và giúp bạn tìm ra thời gian bạn thực sự làm việc. Bạn thậm chí có thể gắn nhãn các hoạt động thành năng suất và không năng suất để chặn các phần gây sao lãng lớn nhất của bạn.
Sự trì hoãn tồn tại vì nhiều lý do và chỉ có bạn biết những nguyên nhân này là gì.
Hiểu được sự trì hoãn thực sự là gì và nguồn gốc của xu hướng tránh né của bạn là rất quan trọng trong việc đưa chúng ra khỏi quỹ đạo và giúp bạn thúc đẩy đà tăng năng suất.