Khi chúng ta bắt đầu gánh vác việc ngày càng nhiều trong xã hội, từ khối lượng công việc tăng lên đến trách nhiệm với xã hội, dường như không bao giờ có đủ thời gian và chúng ta gặp nhiều khó khăn hơn cho việc tăng thêm vài phút một ngày.
Nếu bạn chia sẻ ý kiến này, và thời gian, hoặc sự thiếu thốn đó, là đang tự ngáng chân mình trong việc tăng năng suất của bản thân, có lẽ những mẹo tiết kiệm thời gian mà bạn có thể dễ dàng áp dụng vào lối sống hằng ngày sau đây sẽ thay đổi một chút.
1. Viết ra giấy
Không có cách nào đơn giản hơn cách này để thiết lập thứ tự ưu tiên. Tuy nhiên, trớ trêu thay, việc cầm bút lên để viết ra danh sách những việc cần làm dường như là việc lãng phí thời gian và tâm trí nhất của phần lớn chúng ta! Từ danh sách đồ tạp hóa đến những danh sách ưu tiên, đã đến lúc chúng cần phải được phải viết ra. Bạn sẽ không chỉ biết chính xác điều gì phải làm vào lúc nào, mà còn không cần phải trải qua những rắc rối của việc lãng phí thời gian quý giá để cố nhớ chính xác điều cần làm khi có tình huống nào đó xảy ra.
Hầu hết chúng ta nghĩ rằng bộ não của chúng ta có thể lưu giữ mọi thứ chúng ta muốn và mở nó ra đúng lúc đúng nơi, nhưng nó đã tràn ngập với hàng triệu suy nghĩ khác rồi. Việc viết những điều quan trọng ra có thể giúp bạn tiết kiệm một chuyến quay lại cửa hàng tạp hóa, hoặc nhiều hơn vài phút cố nhớ lại những gì để bắt đầu trên danh sách ưu tiên.
2. Tối ưu hóa mọi khoảnh khắc
Xếp hàng chờ hoặc chờ đợi mọi thứ dường như là một sự cản trở. Thay vì đau đớn để từng phút quý giá trôi qua, bạn có thể biến thời gian chờ đợi thành điều gì đó hữu ích bằng cách hoàn thành các công việc nhỏ, như là trả lời nhanh thư điện tử hoặc gửi một tin nhắn quan trọng trong thời gian chờ phục vụ. Công nghệ đã tạo ra mọi thứ và bất cứ thứ gì cũng có thể truy cập với vô số thiết bị di động; thay vì bị cuốn theo vào truyền thông xã hội trong lúc chờ xếp hàng hoặc đi lại trên các phương tiện công cộng, hãy sử dụng lợi ích của sự tiến bộ công nghệ bằng cách đánh dấu những thứ trong danh sách cần làm của bạn.
3. Thức dậy sớm hơn nửa tiếng so với thời gian thường lệ của bạn
Chỉ cần nửa tiếng đồng hồ để làm thứ gì đó mà bạn luôn muốn làm nhưng thường không bao giờ có đủ thời gian. Có lẽ là một chương trình tập thể dục buổi sáng? Tạo thói quen ngồi xuống ăn sáng? Tập thiền khi bạn cảm thấy lo lắng? Nói tất nhiên dễ hơn làm, nhưng nếu bạn cài đặt báo thức khoảng một giờ sớm hơn vào buổi sáng, bấm nút tạm dừng nửa tiếng, và thúc đẩy ý chí bạn để bước ra khỏi giường ít nhất nửa giờ sớm hơn dự kiến, bạn sẽ cực kỳ biết ơn điều này vào cuối ngày. Chìa khóa ở đây là sử dụng nửa giờ đó một cách sáng suốt, không phải nằm trên giường để lướt Facebook hay Instagram, mà làm gì đó bạn thường cảm thấy có thể mang đến ích lợi cho bạn mà bạn chưa bao giờ có thời gian làm.
4. Nói "KHÔNG" thường xuyên hơn
Nói "KHÔNG" có thể khó khăn hơn đối với nhiều người so với những người khác. Đặc biệt là khi nỗi sợ về sự bỏ lỡ (FOMO) sẽ điều khiển bạn trước khi bạn thốt lên từ đó. Nhưng chỉ cần tưởng tượng bao nhiêu thì giờ mà bạn có thể tiết kiệm cho mình bằng cách nói "không" với vài thứ mà bạn thực sự không muốn tham gia vào, nhưng cảm thấy bị bắt buộc phải nói "đồng ý". Nếu bạn có thể tưởng tượng chính mình đang đặt những phút giây đó vào đúng mục đích sử dụng bằng cách từ chối lịch sự theo kế hoạch của người khác, thì đừng sợ khi phải nói vậy.
Trích dẫn lời Paula Rizzo, nhà sáng lập và nhà sản xuất của ListProducer.com trong đóng góp của cô ấy vào Entrepreneur "Sức mạnh của việc nói Không":
Một khi tôi bắt đầu thực sự quan tâm tới giá trị từng phút giây của mình, mọi thứ đã thay đổi. Tôi làm những việc tôi thích nhiều hơn trong khi vẫn duy trì được những mối quan hệ trong công việc.
Đã đủ để nói lên tất cả.
5. Mua sắm tạp hóa số lượng lớn
Bạn sẽ không tin bao nhiêu thời gian mà việc này có thể tiết kiệm cho bạn! Khi đi mua sắm, hãy thử mua những mặt hàng không dễ hỏng với số lượng lớn, đặc biệt là khi chúng được giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thêm được chuyến đi đến cửa hàng tạp hóa khi bạn dùng hết, và ngay lập tức tiết kiệm cho bạn đồng thời một hoặc hai khoản thời gian. Luôn luôn nghĩ về tương lai thay vì chỉ hiện tại. Thử thách bộ não của bạn suy nghĩ xa hơn có thể giúp bạn tiết kiệm vài phút, vài đô la, khi đến thời gian cần thiết. Thậm chí bạn có thể dự trữ những mặt hàng dễ hỏng, như bánh mì, trong tủ đông để tiêu thụ lâu hơn trong tuần.
6. Nấu trước!
Nếu bạn thường dành thời gian chuẩn bị bữa ăn cho bản thân hoặc gia đình, thì bạn biết rằng ngay cả những bữa ăn đơn giản nhất cũng yêu cầu một lượng thời gian nhất định trong bếp. Từ việc cắt lát và thái hạt lựu, cho đến rửa chén, trước khi bạn biết điều đó thì đã không có thời gian dắt chó đi dạo hoặc sấy khô đồ giặt rồi. Thay vì đối phó với chu kỳ lặp đi lặp lại này, hãy đầu tư một lượng thời gian bạn chuẩn bị thức ăn số lượng lớn. Bạn đã bao giờ nghe về Batch Cooking (tạm dịch: Nấu trước một lượng thức ăn) chưa? Batch Cooking cho phép bạn lên kế hoạch và đầu tư 1 đến 2 giờ một ngày một tuần để nấu những bữa ăn kéo dài cả tuần.
Nếu bạn tìm trên Google từ khóa Batch Cooking, bạn sẽ tìm thấy cả tấn ý tưởng chuẩn bị bữa ăn và các đề xuất trên Internet giúp giải phóng thời gian của bạn cho những thứ khác.
7. Áp dụng phương pháp HIIT
Hãy nghĩ đến việc bạn cần phải tập một giờ chạy bộ hay tập ở phòng thể dục (gym) để gặt hái được nhiều lợi ích nhất? Hãy suy nghĩ lại! Tập luyện cường độ cao ngắt quãng (HIIT - High Intensity Interval Training) được đưa vào các phòng tập thể dục khá muộn. Bài tập này gồm các bài tập sức mạnh ngắn xen kẽ với thời gian phục hồi tích cực. Ý tưởng là giữ cho nhịp tim cao bằng cách chuyển đổi giữa động tác cường độ cao và phục hồi tích cực cường độ thấp để tăng cường đốt cháy ca-lo.
Một nghiên cứu khoa học từ năm 2013 trên tạp chí Journal of Physiology được gọi là, "Huấn luyện chạy nước rút và chạy bền bằng nhau về hiệu ứng tăng mật độ sợi vi cơ và tăng eNOS ở những người đàn ông ít vận động", nói rằng HIIT có thể đạt kết quả của tập luyện cường độ thấp với thời gian ngắn hơn - chỉ trong một nửa thời gian. Thêm vào đó, lợi ích của HIIT cũng kéo dài hơn khi kết thúc tập luyện. Ít thời gian hơn, nhiều kết quả hơn - tại sao không tập đúng không?
8. Cắt giảm các ứng dụng mạng xã hội đa phương tiện trên thiết bị di động của bạn
Có hàng ngàn ứng dụng di động cho phép bạn có thể tự truy cập vào mạng và giải trí chỉ cần cái ấn của ngón tay bạn. Theo một nghiên cứu trên Techcrunch chỉ ra rằng cách người ta sử dụng điện thoại như thế nào, thực ra chính là các ứng dụng thông tin và xã hội đang được sự phổ biến, và theo đó là phí phạm thời gian của chúng ta.
Trong khi các ứng dụng đóng vai trò làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn, các ứng dụng truyền thông xã hội có thể là một lỗ đen không có đường lui. Một động tác kiểm tra trạng thái cũng có thể dễ dàng khiến bạn phân tâm, và trước khi bạn nhận ra điều đó thì bạn đã rời trang chủ và đang lướt những trang web khác.
Thực tế, những ứng dụng truyền thông xã hội dường như được thiết kế rất cuốn hút; nó thu hút sự quan tâm của bạn rất nhiều và bạn sẽ nhận ra chính mình bị khóa chặt với nó, không thể kéo ra được. Điều này quả thật cần có sự kiên cường, nhưng trước khi bạn phạm sai lầm tiêu tốn hàng giờ với các ứng dụng truyền thông xã hội, có lẽ đây là lúc cần xóa một vài cái mà bạn không cần.
Cũng nên nói rằng, hãy khéo léo trong việc giao tiếp. Hãy cầm điện thoại lên và gọi điện để nói chuyện với một người bạn hay người bạn yêu quí có thể tiết kiệm thời gian hơn gõ và gửi các tin nhắn trên các ứng dụng kiểu như Whatsapp.
9. Tổ chức hiệu quả những buổi gặp gỡ ngoài xã hội
Nói cách khác, cố gắng tận dụng "một công đôi việc" khi bạn quyết định gặp gỡ với bạn bè. Rảnh rỗi buổi sáng? Hãy đến phòng tập thể dục cùng nhau! Bằng cách đó bạn không chỉ bỏ đi một dòng trong danh sách việc của bạn để không phải để nó lại sau, bạn cũng vui hơn gấp đôi. Vào buổi xế trưa? Hãy đi mua sắm cùng nhau những thứ bạn đã trì hoãn một thời gian, hoặc thứ bạn cần trong tuần.
Gặp gỡ ở một quán cà phê nghe có vẻ lý tưởng nhưng thời gian nhàn rỗi ấy có thể được sử dụng hiệu quả hơn, và thậm chí bạn sẽ có thêm một ý kiến miễn phí từ họ. Và nếu đó không phải là lựa chọn của bạn, thì có lẽ hãy sắp xếp để gặp gỡ ở một nơi thuận tiện mà bạn có thể làm những việc vặt sau đó, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm một ít thời gian di chuyển.
10. Hãy trở thành một tay sai của thói quen
Khi nói đến một số điều nhất định, việc tạo ra một thói quen liên quan đến chúng có thể là giải pháp cho việc đánh mất thời gian của bạn. Đặt chìa khóa xe của bạn ở cùng một chỗ khi bạn về nhà mỗi ngày, như vậy bạn sẽ không phải dành thời gian tìm kiếm chúng khi bạn cần vội ra khỏi cửa vào ngày hôm sau. Để tất của bạn vào ngăn kéo được thiết kế cho tất để chúng không chơi trò trốn tìm khi bạn cần chúng. Bằng cách tạo ra những thói quen và thiết lập thành một công việc thường ngày, bộ não của bạn sẽ không rơi vào trạng thái rối loạn và đánh mất phương hướng khi bạn cần một thứ gì đó.
11. Đặt câu hỏi!
Bạn đã bao giờ đón một chuyến xe buýt đến sai đích ở một nơi vô định vì bạn nghĩ rằng không cần thiết phải xác nhận lại tuyến đường chưa? Hoặc có thể bạn đã dành lượng lớn thời gian cho một dự án mà không cần hỏi quản lý của bạn một vài câu hỏi mà bạn nghĩ rằng có thể bỏ qua và phải làm lại dự án một lần nữa? Việc bỏ qua những câu hỏi và kết luận rằng chúng có thể không quan trọng là chuyện phổ biến. Cho dù nó chỉ là những chỉ dẫn, hướng dẫn, hoặc thủ tục, thì chúng ta cũng không có câu trả lời cho mọi thứ. Và giải pháp đơn giản chỉ có thể là hỏi. Bạn có thể nghĩ câu hỏi ngớ ngẩn của bạn là đang lãng phí thời gian quý báu, tuy nhiên khi xảy ra tình huống không may mà bạn đáng lẽ có thể tránh được nếu hỏi thì nó đáng được xác nhận (và tự hào).
12. Chuyển sang "quy tắc 2 phút"
Quy tắc 2 phút được nêu ra bởi David Allen trong quyển sách của ông ấy Hoàn thành mọi việc: Nghệ thuật của năng suất không căng thẳng. Nó theo một nguyên tắc rằng nếu việc nào có thể hoàn thành trong 2 phút, thay vì bỏ nó sang một bên, hãy làm nó ngay và luôn. Nó mang đến bất ngờ cho chúng ta về những gì chúng ta có thể đạt được trong 2 phút mà chúng ta có xu hướng bỏ qua. Bỏ theo dõi một tin mới mà chúng ta không muốn nhận trong tương lai, như là một ví dụ, là rất dễ để bỏ nó sang một bên để làm sau. Điều mà chúng ta không nhận ra là càng để việc này lâu, càng có nhiều thư rác mà cuối cùng chúng ta phải dành thời gian quí báu để xóa. Tập sống với quy tắc 2 phút không chỉ tránh sự chần chừ, mà nó còn đảm bảo mỗi phút trôi qua thì chúng ta sẽ không bị gậy ông đập lưng ông trong tương lai.
13. Đầu tư thời gian để tiết kiệm thời gian
Đừng để cụm từ này đánh lừa bạn. Nó chỉ đơn giản là là tiết kiệm thời gian trong tương lai, bạn có thể đầu tư một tí thời gian nữa để đọc các gợi ý hay chỉ dẫn ở hiện tại. Học các chương trình trên máy vi tính và các tổ hợp phím tắt, ví dụ, có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian khi cần đến nếu bạn chọn đầu tư thời gian ngay từ lúc đầu. Đi xa hơn một dặm đường có chủ đích nhằm tìm một con đường ngắn hơn (ít phương tiện giao thông!) để đi làm có thể cần thời gian lúc đầu, nhưng hãy tưởng tượng bao nhiêu thời gian trong tương lai mà bạn sẽ tiết kiệm được bằng cách đó.
Khi chúng ta quá quen với cách của mình, thật dễ để trở nên tự mãn thay vì khám phá, mà từ đó bỏ qua khả năng của chúng ta trong việc tiết kiệm nhiều phút thêm từ những công việc ngày qua ngày của chúng ta. Hãy đặt sự tò mò như một món đầu tư và bạn có thể khám phá nhiều thứ giúp bạn có thêm thời gian để tiến về phía trước.
14. Tập trung vào một thứ tại một thời điểm
Đa tác vụ là một kỹ năng mà nhiều người học để trở nên thành thục, từ những bà mẹ bận rộn đến những thanh niên lao động; tất cả chúng ta đều ít nhất một lần trải nghiệm đa tác vụ trong cuộc sống bận rộn của mình. Tuy nhiên, nghiên cứu khoa học đề nghị rằng tập trung sự chú ý của chúng ta vào nhiều hơn một thứ một lúc có thể là một cú đánh gục, không chỉ vào mức độ hiệu quả công việc của mình, mà cònvào lượng thời gian chúng ta cần hoàn thành những nhiệm vụ.
Trong những nghiên cứu gần đây, một nhóm nhân viên của Microsoft nói, trung bình, sẽ 15 phút để tập trung lại một việc căng não, như việc viết báo cáo hoặc viết dòng lệnh vi tính, sau khi trả lời một lá thư điện tử hay một tin nhắn ngay trước đó. Họ bị phân tâm phải trả lời những tin nhắn khác hoặc mở các trang web tin tức, thể thao hay giải trí. - Slow Down, Brave Multitasker, and Don't Read This in Traffic bởi Steve Lohr, in trên tạp trí The New York.
Chúng ta đang sống ở một thời đại nơi mà sự chú ý của chúng ta luôn bị kéo từ hướng này sang hướng khác, nhưng đôi khi những gì chúng ta cần là bỏ đi nhu cầu xử lý và làm quá nhiều thứ cùng lúc. Tập trung sự chú ý vào mỗi thứ một lúc và chờ xem bạn sẽ bắt đầu hoàn thành công việc nhanh hơn rất nhiều thế nào.
15. Luôn dành thời gian cho bản thân
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đừng bao giờ tiết kiệm một ít "thời gian của tôi" (me time) mỗi ngày, dù khó cỡ nào. Hãy để cảm giác có lỗi trôi qua khi bạn dành thời gian cho chính mình, điều đó là quan trọng bất kể một ngày có cho bạn ít thời gian cỡ nào. Không chăm sóc bản thân và chỉ dành vài phút để thấu hiểu bản thân và phương hướng của bạn có thể là lý do chính cho việc đánh mất quỹ thời gian quý báu trong ngày của bạn. Một tâm trí và một cơ thể mệt mỏi là thứ làm cho quá trình hoàn thành công việc trở nên dài hơn dù đó là việc đơn giản nhất. Chỉ cần dành thời gian chăm sóc bản thân sẽ giúp bạn tập trung vào những thứ ưu tiên trong cuộc sống, và hướng bạn đến những quyết định quan trọng cho quỹ thời gian quí báu của bạn.
Kết luận, thời gian có thể còn quan trọng hơn tiền bạc. Bạn không thể mua thời gian, vì vậy hãy cố gắng và nỗ lực thay đổi lối sống của bạn để có thể tối đa hóa số lượng giờ bạn có trong một ngày.
