Khi nói về năng suất và quản lý thời gian, chắc hẳn, bạn đã (hoặc có thể) sử dụng vô số các ứng dụng và thủ thuật công nghệ được thiết kế để giúp bạn cải thiện các kỹ năng này. Nhiều người phụ thuộc quá nhiều vào các dụng cụ và kỹ thuật này, vì chúng rất dễ tiếp cận và dễ tìm thấy trên mạng. Có những người còn bị nghiện và liên tục cập nhật những ứng dụng mới.

Nếu bạn là độc giả thường xuyên của trang Mẹo sống, bạn sẽ biết rằng có khá nhiều bài viết về những ứng dụng và thủ thuật công nghệ này. Chúng có mang lại lợi ích, nhưng nếu bạn không cẩn thận, bạn có thể bỏ qua một trong những điều cơ bản nhất về sự hiệu quả - mức năng lượng của bạn.

Tới đây, tôi muốn giới thiệu bạn tới 3 cấp độ của năng suất làm việc.^[1] Chúng ta có thể hình dung 3 cấp độ này như một kim tự tháp, phần dưới cùng (cũng là phần lớn nhất) được hình thành từ những nguyên tắc cơ bản, phần ở giữa mang tính chất tâm lý, và phần đỉnh (và cũng là phần nhỏ nhất) là những chi tiết.

Những nguyên tắc cơ bản thực chất là phần nhàm chán nhất, vì vậy mọi người thường bỏ quả phần này. Tuy nhiên, đây mới là phần quan trọng nhất. Những nguyên tắc cơ bản là giấc ngủ đầy đủ, chế độ ăn uống lành mạnh, môi trường sạch sẽ, và sự hiểu biết chính xác về những gì bạn cần làm. Nói cách khác, đây là cách bạn quản lý năng lượng của mình. Nếu bạn làm việc không có hiệu quả như mong muốn, chắc hẳn bạn đang bị thiếu năng lượng.

Tại Sao Mức Năng Lượng Của Bạn Bị Thấp, Và Tại Sao Điều Này Quan Trọng

Như đa số mọi người, bạn sẽ làm việc nhiều tiếng hơn nếu được giao nhiều công việc hơn. Tuy nhiên, điều này sẽ gây áp lực về thể chất và tinh thần. Bạn sẽ bị mất tập trung, dễ bị sao lãng và vì vậy, mất năng suất.

Như tôi đã đề cập trong phần giới thiệu, một khi lấy được đà và cảm thấy có cảm hứng, chúng ta sẽ hướng về các công cụ và thủ thuật “kì diệu” để giúp ta không bị mất năng suất. Nhưng bạn sẽ gặp phải một vấn đề. Những công cụ và thủ thuật này thường tập trung vào phần tâm lý con người và các chi tiết. Chúng không đề cập tới các nguyên tắc cơ bản, cho nên hiệu quả chúng ta nhận được sẽ không được lâu dài.

Nếu bạn muốn làm việc với năng suất cao, bạn cần phải nắm chắc các nguyên tắc cơ bản. Và may cho bạn, có một phương pháp hiệu quả mà không phải ai cũng biết tới.

Những Chu Kỳ Tự Nhiên Có Thể Giúp Bạn Nâng Cao Năng Suất ​​​​​​​

Hầu hết mọi người không biết rằng mức năng lượng của họ phụ thuộc vào các chu kỳ tự nhiên đươc gọi là các nhịp điệu ultraradian. Đây là các vòng lặp sinh học của cơ thể con người trong một chu trình 24 giờ.

Nếu bạn làm việc theo nhịp này, năng suất của bạn sẽ tăng lên. Khi mức năng lượng của bạn đang cao, bạn có thể dễ dàng tập trung vào công việc. Còn nếu năng lượng bạn đang cạn kiệt, thì bạn nên nghỉ ngơi.

Nhà tâm lý và sinh lý học Peretz Lavie đã thực hiện một loạt thí nghiệm giúp ta phát hiện ra những điều sau đây:

1. Vào buổi sáng chúng ta sẽ cảm thấy buổn ngủ mỗi 90 phút.

2. Vào buổi chiều và buổi tối chúng ta sẽ bị buồn ngủ vào lúc 4.30 và 11.30

Những chu kỳ hàng ngày này cho thấy những khung thời gian chúng ta sẽ cảm thấy có nhiều năng lượng nhất hoặc mệt mỏi nhất.

Hãy Sắp Xếp Công Việc Của Mình Theo Các Chu Kỳ Tự Nhiên Để Tăng Năng Suất Làm Việc ​​​​​​​

Bạn cần phải hiểu những nguyên tắc cơ bản về năng lượng nếu bạn muốn làm việc với năng suất cao.

Điều này bắt đầu từ việc ngủ đủ giấc hàng ngày (ít nhất là 8 tiếng mỗi đêm). Một giấc ngủ đầy đủ sẽ giúp bạn nghỉ ngơi và hồi phục. Bạn sẽ có đủ năng lượng để tiếp tục công việc của mình. Hơn nữa, điều này sẽ làm tăng đáng kể năng suất của bạn so với những người không có giấc ngủ đầy đủ.

Nghiên cứu của Cục Hàng không Liên bang Mỹ đã cho thấy tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi khi phải thực hiện những chuyến bay dài.​​​​​​​​​​​​​​^[2]

“Khi một nhóm phi công được cho phép ngủ 40 phút giữa giờ trong chuyến bay, trung bình giấc ngủ của họ đã kéo dài 26 phút. Khả năng phản xạ của họ đã tăng lên 16% sau khi được nghỉ ngơi. Còn khả năng phản xạ của những phi công bay cùng hành trình nhưng không được ngủ đã giảm xuống 34%. Ngoài ra họ đã bị ngủ gật 22 lần (từ 2-10 giây) trong 30 phút cuối cùng của chuyến bay. Trong khi những người được ngủ thì không.”

Có thể bạn cũng không biết rằng giấc ngủ có thể giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề. Chẳng hạn, bạn sẽ không có một lời giải cho vấn đề của mình ngay sau khi bạn tỉnh dậy. Bạn có thể đọc thêm về vấn đề này trong bài viết Tại Sao Một Vấn Đề Khó Có Thể Được Giải Quyết Sau Khi Bạn Có Giấc Ngủ. ​​​​​​​

Rõ ràng, nếu bạn có thể học cách hoà nhập với những chù kỳ tự nhiên, năng suất của bạn sẽ cao hơn vì mức năng lượng của bạn cũng tăng lên. Bạn cũng sẽ biết khi nào là thời gian tốt nhất để nghỉ ngơi.

Làm Thế Nào Để Chăm Sóc Năng Lượng Của Bạn

Bạn có muốn tăng thêm năng lượng và nâng cao hiệu quả làm việc hay không? Đây là những lời khuyên của tôi.

Hãy xác định chu kỳ năng lượng của bạn là gì

Điều quan trọng đầu tiên là xác định thời gian khi mức năng lượng của bạn cao nhất. Bạn có thể làm như sau:

1. Bỏ những chất kích thích như cafein, rượu hoặc chất chống trầm cảm.

2. Hãy tắt chuông báo thức và cho phép bản thân thức dậy tự nhiên.

3. Hãy ghi lại về mức năng lượng của bạn theo từng tiếng.

4. Hãy theo dõi bản thân trong vòng ít nhất 3 tuần.

Bạn sẽ xác định được thời gian hoạt động cao điểm nhất của mình và thời gian tốt nhất để nghỉ ngơi và ngủ bằng cách thực hiện các điều trên.​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​^[3]

Hãy sắp xếp các hoạt động của bạn dựa trên mức năng lượng ​​​​​​​

Xác định đượng khối lượng năng lượng cần thiết để thực hiện công việc của mình là đều cốt yếu. Thông tin này sẽ giúp bạn sắp xếp công việc của mình theo mức ưu tiên.

Như vậy, những công việc quan trọng (hoặc đòi hỏi sự tập trung cao độ) sẽ được thực hiện vào những khung giờ khi năng lượng của bạn đạt tới hoặc gần cao điểm. Ví dụ như những công việc sáng tạo như viết lách, hoặc công việc đỏi hỏi giải quyết vấn đề như làm báo cáo khai thuế.

Và tất nhiên điều này có nghĩa rằng những công việc nhẹ sẽ được thực hiện vào lúc mức năng lượng của bạn đang thấp.

Hãy chia thời gian làm việc của bạn ra nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn 90 phút với 15 phút nghỉ giải lao

Khi chia giờ làm việc như vậy, lập tức bạn sẽ cảm thấy hiệu quả công việc sẽ tăng lên. Đó là vì 90 phút là thời gian làm việc lý tưởng trước khi bộ não và cơ thể của bạn cần nghỉ ngơi. Vậy bạn nên nghỉ ngơi bao lâu? Có vẻ như 15 phút sẽ là thời gian lý tưởng đấy.

Khi điều này thành thói quen, bạn sẽ cảm thấy có động lực hơn vì 90 phút có vẻ là một lượng thời gian làm việc vừa đủ, đặc biệt nếu sau đó bạn được nghỉ 15 phút.

Trong vòng 15 phút bạn có thể đi dạo, hoặc làm một ly nước giải khát, hoặc bạn có thể ngủ một chút. 15-20 đủ để bạn có thể phục hồi lại năng lượng. (Hãy cẩn thận, vì nếu ngủ lâu hơn, bạn có thể sẽ phá vỡ chu kỳ giấc ngủ của mình.) Hãy đọc thêm về cách ngủ ở nơi làm việc trong bài viết khác: Ngủ 20 phút tại chỗ làm việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả trong ngày hơn.

Những mẹo trong bài viết này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, nếu bạn nắm chắc những nguyên tắc cơ bản trước. Bạn phải ngủ đủ giấc, ăn uống lành mạnh, giữ môi trường xung quanh sạch sẽ và gọn gàng, và quan trọng hơn là học cách sắp xếp công việc của mình dựa vào đồng hồ sinh học của bạn.

Nguồn ảnh bìa: Picjumbo từ picjumbo.com

Tài liệu tham khảo ​​​​​​​