Thỉnh thoảng, việc viết thư thương mại là việc mà tất cả chúng ta phải làm, nhưng chúng ta thường không được đào tạo ở trường về cách thực sự để làm việc đó. Việc định dạng thư của bạn bị sai có thể làm cho bạn trông luộm thuộm và thiếu chuyên nghiệp, nhưng một khi bạn hiểu được những điều cơ bản và có một số ví dụ để làm chuẩn, thì nó sẽ giúp cho việc viết thư thương mại dễ dàng hơn nhiều.

Vấn đề lớn nhất khi viết một lá thư là gì?

Có lẽ vấn đề phổ biến nhất mọi người hay gặp khi viết thư thương mại là sử dụng định dạng thư không đúng.^[1] Trong bài viết này sẽ có một số lựa chọn định dạng cho bạn, nhưng phần quan trọng nhất là làm thế nào để bạn viết được một lá thư hiệu quả nhất.

Ở đầu thư bạn phải để thông tin liên lạc của bạn: tên, công ty (nếu có), địa chỉ và số điện thoại. Một vài người cũng để địa chỉ email của họ ở đây.

Tiếp đến là ngày và thông tin liên hệ của đối tượng mà bạn muốn đề cập trong lá thư: tên, công ty và địa chỉ.

Sau đó sẽ là lời chào - thường là một trong số những dòng "Thưa Ông/Bà Jones:. Rồi đến phần thân của lá thư, và cuối cùng là phần kết thúc (Chân thành - Sincerely, Mọi điều tốt đẹp - Best, hoặc bất kỳ từ nào bạn thích) và một vài dòng trống theo sau là chữ ký đánh máy của bạn. Khi bạn in thư ra bạn có thể ký nó bằng mực.

Sau khi bạn định dạng xong, thì đến phần nội dung, phần này sẽ vẫn có một số mẹo cho bạn. Cho dù bạn đang viết thư từ chức hay thư giới thiệu, thì cũng có một số nguyên tắc cơ bản mà bạn có thể làm theo. Hãy xem 10 loại thư thương mại khác nhau bên dưới mà bạn có thể cần viết,^[2] định dạng thư cho mỗi loại và một ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm mẫu.

Thư khiếu nại/phàn nàn: Thể hiện sự thất vọng

Cách để thể hiện sự thất vọng của bạn một cách trang trọng là trong trường hợp báo cáo dịch vụ chăm sóc khách hàng tồi tệ hay cho một công ty biết sản phẩm của họ không đáp ứng được sự kỳ vọng.

Một vài lời khuyên:

• Không quá xúc động hay tức giận; chỉ khẳng định sự thật
• Hãy thân mật, chuyên nghiệp và ngắn gọn. Hãy cho họ biết điều gì đã xảy ra và bạn muốn họ làm gì để sửa lỗi.
• Kết thúc bằng cách cho họ thời hạn trả lời trước khi có một người luật sự hay người hòa giải bên thứ ba tham gia.

Thư khiếu nại mẫu | Federal Trade Commission

Thư hòa giải: Giải thích và xin lỗi

Nếu bạn đặt mình vào vị trí về phía doanh nghiệp khi nhận một lá thư khiếu nại, thì bạn sẽ cần trả lời bằng một lá thư của chính bạn. Một lá thư hòa giải phù hợp có thể giúp bạn giữ được một khách hàng trung thành; nhưng nếu đó là một lá thư không phù hợp thì nó có thể lan nhanh như cháy rừng trên mạng Internet.

Một vài lời khuyên:

• Trong hầu hết trường hợp, bạn cần thực sự xin lỗi rằng công ty của bạn đã không đáp ứng được kỳ vọng.
• Hãy cho họ biết bạn đang làm gì để sửa lỗi, hoặc giải thích lý do tại sao bạn không làm những gì khách hàng yêu cầu nếu cần thiết. 
• Hãy chuyên nghiệp, súc tích, thân thiện và xin lỗi.

Thư hòa giải mẫu | OfficeWriting.com

Thư chào hàng: Nâng cao nhận thức và quảng bá sản phẩm

Những lá thư mà viết để thu hút doanh nghiệp vẫn rất quan trọng cho việc nâng cao nhận thức về công ty hoặc sản phẩm/dịch vụ với các khách hàng tiềm năng.

Một vài lời khuyên:

• Ngắn gọn.
• Nói về họ, không phải về bạn hay công ty của bạn
• Kêu gọi hành động, nói cho họ biết phải làm gì và làm như thế nào
• Nếu muốn, bạn cũng có thể bao gồm các bước tiếp theo hay các hành động tiếp theo của bạn.

Thư chào hàng mẫu | Letters.org

Thư hỏi hàng: Tìm kiếm thông tin

Viết loại thư này khi bạn muốn tìm kiếm thông tin, chẳng hạn như là một yêu cầu phỏng vấn, một yêu cầu về bản mục lục hay yêu cầu về tài liệu công khai.

Một vài lời khuyên:

• Hãy cụ thể và ngắn gọn; làm cho nó dễ dàng hơn cho người có thể theo dõi bất kỳ điều gì bạn cần.
• Cung cấp một số ngữ cảnh và bối cảnh có thể hữu ích, nhưng không phải toàn bộ câu chuyện tại sao bạn lại cần tài liệu.
• Hãy lịch sự và thể hiện lòng biết ơn của bạn.
• Nếu bạn đang hỏi về khả năng công việc, hãy sử dụng định dạng thư xin việc.

Mẫu thư hỏi hàng | Sample Templates

Thư báo nhận: Thông báo đã nhận

Thư báo nhận cho biết rằng bạn đã nhận được một cái gì đó (như là đơn xin việc hay xin học bổng, hay tài liệu bán hàng) nhưng chưa nhất thiết phải hành động.

Một vài lời khuyên:

• Thật ngắn gọn.
• Nếu có thông tin mà mỗi người gửi thông tin cần biết, chẳng hạn như một quyết định sẽ được đưa ra về việc tuyển dụng cho một vị trí, thì hãy bao gồm cả điều đó.
• Nó có thể được sử dụng để cám ơn ai đó vì đã quyên góp, vì vậy hãy đính kèm bất kỳ tệp đính kèm nào trong thư.

Thư báo nhận | Template.net

Thư tiếp nối: huých và nhắc

Một lá thư tiếp nối là một kiểu huých để mọi người đảm bảo họ đã nhận được lá thư ban đầu và nhắc họ bạn muốn họ làm gì. Chúng thường được gửi sau một lá thư bán hàng, thư giới thiệu hay thư yêu cầu thông tin.

Một vài lời khuyên:

• Thật ngắn gọn để nhắc người nhận bạn là ai, bạn cần gì và khi nào cần.
• Bao gồm thời hạn nếu thư ban đầu không có.
• Bao gồm một lời kêu gọi hành động như một lời nhắc nhở.

Mẫu thư tiếp nối | Write Express

Thư đặt hàng: Đặt một đơn hàng

Một cách trịnh trọng để đặt một đơn hàng.

Một vài lời khuyên:

• Hãy súc tích và chính xác.
• Đảm bảo bạn bao gồm tất cả các thông tin mà một người sẽ cần để đặt một đơn hàng cho bạn.
• Bao gồm tất cả những thông tin vận chuyển và phương thức thanh toán của bạn.
• Thể hiện lòng biết ơn của bạn.
• Cung cấp thông tin liên hệ để theo dõi.

Mẫu thư đặt hàng | How to Write a Letter

Thư xin việc: Giới thiệu bản thân cho một công việc

Một lá thư xin việc là một cách để giới thiệu bản thân bạn, đặc biệt là khi đi xin việc.

Một vài lời khuyên:

• Đề cập đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Bạn không phải là người có ý muốn nhất thời.
• Chỉ bao gồm một vài điểm có liên quan trong sơ yếu lý lịch, đặc biệt là bất kỳ kinh nghiệm nào liên quan.
• Hãy nhớ đề cập đến những kỹ năng mềm của bạn (ví dụ: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo).
• Bao gồm thông tin liên hệ và sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người quản lý tuyển dụng có thể hỏi.

Định dạng thư xin việc | Monster

Thư giới thiệu: Giúp đỡ hay giới thiệu một người cho sự ứng tuyển của họ

Loại thư này thường được viết bởi một giáo viên để giúp đỡ sinh viên xin học bổng, xin thực tập hay nhận vào trường hay chương trình nào đó. Bạn cũng có thể viết một lá thư để giới thiệu ai đó cho một công việc, học bổng hay cơ hội nào đó.

Một số lời khuyên:

• Hãy trung thực về người mà bạn đang viết.
• Đừng thổ lộ tràn trề tình cảm hay đồng ý viết một lá thư về một ai đó mà bạn sẽ không ủng hộ hay không biết rõ.
• Sử dụng những ví dụ cụ thể để làm nổi bật những kỹ năng và khả năng của người đó.
• Hãy giải thích lý do tại sao bạn trao cơ hội này cho người mà bạn đang viết về.
• Cảm ơn người đọc về việc họ đã dành thời gian đọc và bao gồm thông tin liên hệ nếu họ có thắc mắc.

Thư giới thiệu mẫu | the Muse

Thư từ chức: từ chức khỏi một ví trí

Đừng thỏa hiệp với bất kỳ sự ham muốn nào mà bạn có thể phải gửi một lá thư từ chức; bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể đồng hành với những người này nữa đâu.

• Hãy thật ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, truyền tải đủ thông tin: "Lá thư này đóng vai trò là một thông báo rằng tôi đang từ chức vị trị của mình là X. Cám ơn bạn vì đã cho tôi các cơ hội."
• Xem xét lời nói của bạn thật cẩn thận nếu bạn ở vị trí cao vì lá thư của bạn có khả năng sẽ được phát hành công khai.
• Bạn có thể bao gồm một lý do nếu bạn thích, nhưng nó không cần thiết.
• Cám ơn sếp của bạn và/hoặc công ty về những cơ hội bạn đã có ở đây.

Thư từ chức với nhiều mục đích/lí do | the Balance

Đối với nhiều lá thư khác nhau mà bạn có thể cần trong sự nghiệp kinh doanh của mình, hãy kiểm tra danh sách đầy đủ này từ the Balance.

Nguồn ảnh bìa: Flaticon từ flaticon.com

Tài liệu tham khảo