Nếu bạn đang đọc bài này, nhiều khả năng bạn nghĩ rằng bạn đang là tuýp người như thế. Bạn bè nhờ vả bạn một chuyện, lại thêm chuyện khác nữa từ gia đình, và sếp bạn nhấn mạnh rằng công việc có deadline là ngày mai nhưng phải xong từ hôm qua. Bạn chấp nhận tất cả những việc đó.
Tất cả những điều đó khiến bạn không còn thời gian để lo cho chính mình nữa. Trong khi đó, bạn có cảm giác rằng mình đang ở trong một cái vòng luẩn quẩn khi làm mà chẳng xong nổi việc nào cả. Rất nhiều người đã vướng vào nó rồi và đây là lí do vì sao bạn cần hiểu rằng chiều lòng mọi người sẽ khiến năng suất làm việc của bạn đi xuống.
Cách giảm tần số "chiều lòng" mọi người thật ra rất đơn giản, nhưng lại không dễ thực hiện. Vì thế, nếu bạn nghĩ rằng có "thuốc thần" nào chữa ngay chứng này không, thì bạn sẽ không thấy đâu. Đổi lại, nếu bạn chịu khó luyện tập thay đổi thái độ một chút, hiệu suất làm việc của bạn sẽ có những biến đổi tích cực.
Bạn sẽ tìm được 6 điều nên làm để không còn là "một người chiều lòng người khác" nữa và cải thiện được năng suất lao động của mình:
Đừng cố gắng làm hài lòng người ta mà hãy chú tâm vào việc đạt năng suất công việc cao hơn
1. Hãy đảm bảo những gì bạn làm sẽ tạo nên một sự thay đổi lớn
Bạn có biết nguyên lí Pareto chứ? Theo nguyên lí Pareto, 80% kết quả là từ 20% nguyên nhân mà ra.
20% của những việc ta làm dẫn đến 80% của kết quả. Điều này áp dụng được cả cho của cải (20% dân số nắm giữ 80% tổng số tài sản), đất đai (20% dân số có trong tay 80% đất đai), năng suất (20% việc ta làm cho ra 80% kết quả công việc) và nhiều điều tương tự khác nữa.
Nhưng chúng ta áp dụng nguyên lí Pareto thế nào đây? Đơn giản thôi, bạn hãy tự hỏi mình: "Nếu tôi làm điều đó, thì nó có tạo nên những sự thay đổi lớn hay không?"
Brendon Burchard tự hỏi mình câu này mỗi khi ông cần xác định rằng mình nên tập trung vào đâu. Nếu làm bất cứ điều gì mà điều đó có thể giúp bản thân tiến gần đến mục tiêu hơn, thì ông ấy sẽ làm. Nếu không, thì dù cho cơ hội đó có tốt như thế nào, ông ấy cũng sẽ bỏ qua.
“Cơ hội không đúng thì chẳng nghĩa lí gì, dù đó có là cơ hội ngàn năm có một đi chăng nữa." –Jim Collins
Sửa tỉ lệ 80/20 trong nguyên lí Pareto thành 87/13
Greg Alexander, người sáng lập công ty chuyên lưu lại chỉ số chuẩn bán hàng (Sales Benchmark Index - SBI) đã lưu lại số liệu của hơn 1100 tổ chức kinh doanh theo mô hình Doanh nghiệp với Doanh nghiệp (B2B) và thấy rằng quy luật 80/20 đã thành 87/13; nghĩa là giờ đây 13% nhân viên bán hàng tạo ra 87% lợi nhuận.
Đó là sau khi các nhân viên này đã được huấn luyện nghiệp vụ bán hàng và biết về nguyên lí Pareto. Nhưng 13% trong số đó không chỉ biết nguyên lí đó nên đã bán hàng một cách khắc khổ.
Đây là lí do vì sao tôi đã nói rằng những giải pháp này tuy đơn giản nhưng không dễ làm.
"Nếu tôi làm, công việc sẽ tiến triển tốt hơn không?" Bạn tự hỏi mình câu đó, điều ấy không khó, nhưng khi trả lời được rồi thì thay đổi hành động của bạn sao cho phù hợp là cả một vấn đề. Bởi vì, thật khó để bạn từ chối ai đó nếu bạn là tuýp người luôn muốn được lòng người khác.
Tuy nhiên, như tôi đã nói trên đây, làm như thế sẽ tăng hiệu suất làm việc đáng kể.
Đến đây bạn có thể tự vấn: Nhưng có người vẫn trả lời "có" cho tất cả mọi thứ và có vẻ như họ vẫn thành công! Vậy là sao?
Từ ngữ quan trọng ở đây là "có vẻ như"; phần tiếp theo của bài viết sẽ giải thích vấn đề đó.
2. Đừng vướng vào vòng luẩn quẩn nữa
Bạn quan sát xung quanh bạn và thấy người ta "làm được". Họ chạy tới chạy lui, chấp nhận tất cả, làm tất cả, có một gia đình hoàn hảo, một cuộc sống hoàn hảo, một công việc hoàn hảo, có các mối quan hệ hoàn hảo.
Tất cả những điều đó chỉ là bề mặt của tảng băng. Nếu bạn bỏ thời gian ra tìm hiểu xem những người đó dùng thời gian của mình như thế nào trong 5 năm qua, bạn sẽ hiểu rằng họ đang ở trong một vòng luẩn luẩn.
Vì thứ họ đang có là tốc độ (speed) chứ không phải vận tốc (velocity) và đây là điểm khác biệt giữa hai điều đó:
Lấy ví dụ một chiếc máy bay bay với vận tốc 700 dặm một giờ từ điểm A là New York đến điểm B là Miami. Thay vì bay thẳng đến đó, họ lại bay vòng vèo. Như vậy, chiếc máy bay đã bay một quãng đường dài với tốc độ cao nhưng vẫn chưa đến nơi. Viên phi công sau đó có thể khoe rằng mình mất chưa đến 4 giờ để bay được 2500 dặm, nhưng sự thật là anh ta vẫn chưa đến đâu cả - đó là tốc độ.
Bây giờ, một chiếc máy bay khác chỉ bay với vận tốc 500 dặm một giờ nhưng bay thẳng từ New York đến Miami, sẽ đến nơi sau 2 tiếng rưỡi. So với ví dụ trên, chiếc máy bay này chỉ bay được một nửa chiều dài quãng đường (1250 dặm) và còn bay chậm hơn. Như thế, viên phi công chẳng có gì đáng để khoe mẽ cả, ngoại trừ việc họ đã bay đến nơi thành công.[1]
Đây là khác biệt mấu chốt giữa những người luôn làm vui lòng người khác và họ vẫn hoàn thành tất cả mọi việc - họ bị cuốn vào vòng xoáy liên tưởng rằng họ vẫn đang làm tốt các công việc, nhưng thực tế là họ vẫn đang dậm chân tại chỗ suốt 5 năm qua.
Bây giờ có thể bạn đang nhẩm lại: "Tôi có được ngày hôm nay là nhờ được lòng mọi người và tôi trả lời "có" cho mọi thứ." Tuy nhiên, như Marshall Goldsmith đã phát biểu “Thành công hôm nay chưa chắc đã thành đạt ngày mai.” Đây cũng là giải pháp thứ ba mà sau đây chúng ta sẽ bàn đến.
3. Nên nhớ, "thành công hôm nay chưa chắc đã thành đạt ngày mai"
Khi mới ra nghề, nhiều người sẽ khuyên bạn nên nắm bắt mọi cơ hội. Họ có thể thêm vào là, nếu không có cơ hội, hãy tự mình tạo cơ hội cho bản thân.
Lời khuyên này quả là đúng đắn khi bạn mới vào nghề, vì bạn chưa có nhiều việc để làm và thường thì chỉ cần bạn đưa ra một cái gật đầu, bạn sẽ nhận được những cơ hội làm việc đáng kể.
Peter Diamandis, nhà đồng sáng lập cộng đồng mạng Abundance 360 và tổ chức X-prize (giải thưởng X) cũng đưa ra một biến thể của điều này trong "Luật của Peter" điều thứ 2: "Khi bạn được lựa chọn một trong hai, hãy chọn cả hai."
Thế nên, nếu bạn mới chân ướt chân ráo vào làm, bạn biết mình phải làm là: chấp nhận tất cả. Nhưng một khi bạn phát triển sự nghiệp và nắm giữ nhiều trọng trách hơn thì tới một lúc nào đó, sẽ sớm thôi, bạn thấy rằng luôn làm vui lòng người khác và trả lời "được" cho mọi sự lại gây rắc rối.
Đó là lúc câu nói "thành công hôm nay chưa chắc đã thành đạt ngày mai" sẽ được mang ra áp dụng.
Đến lúc này, bạn cần phải nói không với gần như tất cả - ngoại trừ những việc sẽ đem lại hiệu quả công việc tốt hơn.
Điều này thật khó mà hiểu được, bởi bộ óc của chúng ta là một "cỗ máy tìm kiếm ý nghĩa" (meaning-making machine) mà chúng ta hay gọi là "có lí". Điều này có nghĩa là, não bộ chúng ta luôn cố gắng tìm ra những hình mẫu, quy luật trong mọi việc chúng ta làm và chúng ta tin rằng, những gì từng đem lại hiệu quả thì bây giờ cũng sẽ hiệu quả.
Trước đó, chiều lòng mọi người mang lại kết quả - nhưng bây giờ thì không. Tự thuyết phục trí óc mình rằng "thành công hôm nay chưa chắc đã thành đạt ngày mai" thật khó, nhưng bạn có thể làm được.
Bạn tốt hơn vì bạn biết điều nên làm. Bạn tuyệt vời hơn vì bạn biết điều không nên làm.
Vậy bạn cần gì nữa để làm việc hiệu quả hơn? Trì hoãn công việc và cảm thấy chán việc! Vâng, đúng thế. Giải pháp tiếp theo được điểm danh là đây.
4. Hãy trì hoãn nhiều hơn
Nếu bạn có một dự định lớn và vì thế chỉ làm những thứ cần thiết, thì bạn nên có những quãng thời gian nghỉ - đó là những lúc bạn không làm gì cả.
Đây là những quãng thời gian cần thiết để não bộ của chúng ta nghỉ ngơi, dù ta biết rằng điều đó không hoàn toàn đúng, bởi vì bạn không ngừng suy nghĩ.
Như vậy tức là, không làm gì cả lại giúp ta tăng hiệu suất làm việc của bản thân sao?
Sự khác nhau giữa nhàn rỗi (idleness) và chán nản (boredom) chính là câu trả lời.
Nhàn rỗi nghĩa là lười biếng - nghĩa là không làm cả những việc đáng ra phải làm. Trái lại, chán nản là một khoảng dừng giữa các hoạt động - là một cách thoát khỏi các hoạt động làm việc.
Khi bạn có thời gian mà bạn cảm thấy chán nản, hãy dừng các công việc lại mà dùng thời gian đó để làm gì đó thoải mái hơn, ví dụ như đứng lên đi bộ, đi tắm hoặc đơn giản là đắm chìm vào các bản nhạc hay.
Tâm thức của bạn sẽ nghỉ ngơi trong khi tiềm thức của bạn vẫn sẽ lo lắng công việc và các vấn đề khác. Trong những phút chán nản và thư giãn này, bạn sẽ khám phá ra một trong những phát hiện vĩ đại nhất đời mình và sau đó sẽ tiếp tục làm việc.
Đó là cách Albert Einstein có ý tưởng và lập ra Học thuyết Tương đối.[2]
Không phải cứ có thời gian rảnh là bạn phải tìm một cái gì đó để làm trong thời gian đó.
Nghỉ ngơi cũng quan trọng như làm việc vậy - nếu bạn là người hay theo ý người khác, vậy hãy bắt đầu tự đảm bảo thời gian cho bản thân như thể cả đời bạn phụ thuộc vào nó.
Những điều này có thể chưa thuyết phục được bạn đâu, vì bạn nghĩ "Chẳng phải những người chiều lòng người khác sẽ đạt được kết quả đó sao?" Có một sự thật là, nếu bạn làm theo mọi người, thì điểm đến của bạn cũng chỉ như bao người khác mà thôi.
Ramit Sethi đã nói, trong mô hình làm việc dích dắc (zigzag - phức tạp) “Khi ai cũng "dích", thì bạn hãy "dắc".” Đây cũng là tên giải pháp tiếp theo sau đây.
5. Khi ai cũng "dích", thì bạn hãy "dắc"
Không một ai có đủ trí khôn trên đời này lại bảo bạn là bạn không nên nghe theo hay làm theo chỉ đạo của sếp mình.
Nhưng sau đây là câu chuyện đi ngược lại điều đó:
Câu chuyện của Shane Parrish
Shane bắt đầu sự nghiệp của mình ngay sau khi tốt nghiệp. Anh làm tại cục tình báo, làm việc với chính phủ về lĩnh vực liên quan đến không gian ảo.
Trong năm đầu tiên, sếp của anh đưa hàng tá đề án chồng lên bàn làm việc của anh và điều này diễn ra gần như mỗi ngày.
Tất nhiên là những đề án này không phải chỉ cần 15 phút là xong, có kết quả ngay. Mỗi đề án tương đương một lượng lớn công việc phải làm. Shane đã xử sự ra sao? Anh trả trời "Thật tuyệt vời, thưa sếp, nhưng những việc đó không dành cho tôi. Tôi đã bận việc của mình lắm rồi."
Đúng thế, sếp của anh tới giao việc cho anh và anh trả lời là "không".
Shane Parrish là "lính mới" ở đó, và tất cả các đồng nghiệp đã kéo anh riêng ra và nói rằng "Cậu không thể tiến thân được đâu, nếu cậu vẫn giữ thái độ như thế."
Mấu chốt ở đây là Shane biết việc nào là cần thiết và những việc khiến bạn tối tăm mặt mũi mà không được gì. Khi mà ai cũng làm theo chỉ đạo của sếp (dích) và sau đó công việc chẳng tiến triển được gì, Shane Parrish chỉ chú tâm vào những việc trọng yếu nhất (dắc).
Từ chối sếp của bạn, dễ nói, nhưng khó làm.
Chịu đựng áp lực từ đồng nghiệp, nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực hiện lại chẳng giản đơn.
Kiên định với cách làm của mình khi mà ai cũng bảo mình thay đổi thật đơn giản, nhưng không dễ làm.
“Điểm khác biệt giữa những người thành công và những người rất thành công, đó là những người rất thành công nói KHÔNG với hầu như mọi thứ.” –Warren Buffett
Tuy nhiên, tất cả những giải pháp được liệt kê đến lúc này sẽ không có tác dụng gì nếu bạn không thuần thục được một kĩ năng cơ bản, và đó là nghệ thuật nói "không". Lúc nào cũng chiều lòng người khác không phải là xấu nhưng bạn nên biết rằng điều đó sẽ không giúp bạn chạm tới mục tiêu của mình đâu.
Như vậy, giải pháp cuối cùng chúng ta bàn đến là:
6. Nghệ thuật nói "KHÔNG"
“Thông thường, mức độ thành công trong cuộc sống của một người có thể đo bằng số cuộc trò chuyện không mấy suôn sẻ mà họ sẵn sàng trải qua.” –Tim Ferriss
Dù bạn là ai hay bạn đang làm gì trong cuộc đời này thì điều đó là luôn đúng. Những giải pháp kể trên đây sẽ hiệu quả, nhưng tất cả đều cần bạn làm là nói "không" với người khác. Đó là điều khó làm nhất đối với những ai là "người luôn làm hài lòng người khác". Tôi hiểu rõ, bởi vì tôi cũng đã từng là một người như thế.
Nhiều người cho rằng nếu phải nói "không", cần phải đưa ra một lí do thật chính đáng, nếu không, người đối diện sẽ cho rằng mình bất lịch sự hay ích kỉ. Trong tình huống này, nghệ thuật nói "không" chính là chìa khóa. Nếu bạn có mục tiêu rõ ràng là vì công việc (công việc có tiến triển không?) thì chắc chắc bạn có lí do bắt buộc để từ chối.
Vậy vấn đề là nói như thế nào đây?
Chúng ta sẽ mượn cách tiếp cận của Chris Voss, một trong những bậc thầy đàm phán thắng được các giáo sư phản biện tại Đại học Havard.
Hãy nói "không" như thể cả đời bạn chỉ dựa vào điều đó
Phát biểu như vậy, Chris Voss nói với chúng ta điều gì? Đó là, thay vì nói "không", hãy nói "Tôi làm điều đó như thế nào?"
Theo ông, đàm phán (hay tranh luận) không phải đơn thuần là giải quyết vấn đề, mà đó là việc thuyết phục người khác.
Thay vì chỉ đơn giản nói không, bạn nên là đối trọng của phía bên kia - và sau đó đạt được thỏa thuận có lợi cho mình mà tránh được đối đầu. Đây là kinh nghiệm của một người từng là đối trọng của những kẻ khủng bố và giết người hàng loạt mà cuối cùng ông vẫn đạt được những thỏa thuận ông mong muốn.
Vậy thì ta làm điều đó như thế nào?
Dưới đây là quá trình để nói "không" nhưng không cần phải nói "không" của Chris Voss:
- Hãy nói với chất giọng như người dẫn chương trình (DJ) radio FM lúc đêm khuya (một giọng bình tĩnh khiến mọi người có cảm giác "Ở đây, tôi là người điều hành."
- Khi bắt đầu, hãy nói "Tôi xin lỗi..."
- Lặp lại lời nói (khi bạn lặp lại ba từ cuối cùng - hoặc từ một đến ba từ quan trọng - trong phát biểu của người vừa mới nói trước đó)
- Im lặng, ít nhất là bốn giây, để khiến những lời lặp lại trước đó tác động đến đối phương.
- Lặp lại quá trình trên
Để rõ hơn, Chris Voss đưa ra ví dụ cụ thể việc áp dụng quá trình đó vào giao tiếp. Đây là cuộc nói chuyện giữa một người sếp muốn mọi thứ phải có bản sao cứng và một nhân viên muốn mọi thứ được số hóa:
“Tất cả các giấy tờ cô hãy photo ra hai bản.”
“Xin lỗi sếp. Hai bản sao?" (giọng DJ + lặp lại lời nói)
“Đúng thế, một bản chúng ta giữ và một bản cho khách hàng.”
“Xin lỗi sếp, nhưng ý của ông là khách hàng muốn có một bản sao và chúng ta cần một bản sao để sử dụng nội bộ phải không ạ?" (người nhân viên muốn hiểu rõ hơn)
“Thật ra thì - tôi sẽ làm việc lại với khách hàng - họ chưa có yêu cầu gì cả, nhưng chắc chắn là tôi cần một bản. Đó vẫn là cách tôi làm thương mại."
“Vâng, tất nhiên rồi, chúng ta phải hỏi lại khách hàng. Vậy bản sao nội bộ ông muốn để ở đâu? Vì phòng lưu trữ đã đầy cả rồi.”
“Không sao cả, cô có thể cất nó ở đâu cũng được.”
“Đâu cũng được ạ?" (lặp lại lời nói)
*im lặng*
“Cô cứ để trong văn phòng của tôi, tôi sẽ nhờ nhân viên trợ tá mới in ra sau khi dự án được hoàn tất, còn bây giờ cô hãy lưu cho tôi hai bản mềm đã.”
Ngày hôm sau, người sếp gửi thư điện tử cho cô nói rằng "Có hai bản mềm đó là được rồi."
Tóm lại là
Đến đây, chúng ta đã biết 6 giải pháp giúp bạn nâng cao năng suất bằng cách đừng là một "người làm hài lòng người khác" rồi đúng không?
Các giải pháp đó là:
- Hãy tự hỏi "Nếu tôi làm điều đó, nó có tạo nên một sự thay đổi lớn hay không?"
- Tốc độ và vận tốc - Có thể bạn đang vướng vào vòng luẩn quẩn
- Hãy nhớ "thành công hôm nay chưa chắc đã thành đạt ngày mai"
- Hiệu suất làm việc tính cả thời gian trì hoãn
- "Khi tất cả dích, bạn hãy dắc"
- Nghệ thuật nói "không"
Như vậy, nếu lần sau có ai đó nhờ bạn việc gì mà bạn biết điều đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn, bạn vẫn có thể chấp nhận nhưng hãy trả lời như sau:
"Vâng, được thôi, nhưng tôi nên giảm ưu tiên cho dự án nào để tập trung cho dự án mới này đây?"
Nếu bạn biết ai có thói quen chiều lòng người khác, hoặc chỉ đơn giản là muốn cải thiện năng suất làm việc, hãy chia sẻ bài viết này cho họ. Nếu bài viết này giúp ích cho bạn, nhiều khả năng họ cũng sẽ thấy thế.
Tài liệu tham khảo
| [1] | ^ | Farnam Street: Hiểu thế nào là Tốc độ Và Vận tốc |
| [2] | ^ | BBC: Đồng Hồ Thay Đổi Ý Nghĩa Của Thời Gian |