Một trong những việc khó khăn nhất khi hành nghề tự do (freelance) là nhận thức được làm cách nào có thể quản lý thu nhập tự do để bạn không phải đứng xếp hàng ở những cửa hàng thực phẩm địa phương khi túng thiếu (đây chỉ là khả năng và nó chắc chắn xảy ra). Dưới đây là một vài hướng dẫn để bạn quản lý dòng tiền một cách trôi chảy.
Mở một tài khoản doanh nghiệp với nhiều tài khoản tiết kiệm
Hãy nói về các tài khoản ngân hàng một chút. Ngoài những tài khoản cá nhân, việc mở một tài khoản doanh nghiệp là một sáng kiến tuyệt vời. Nó sẽ dễ dàng hơn với bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn (nếu có) để quản lý nguồn thu nhập tự do. Nhân viên kế toán của bạn sẽ rất vui mừng khi đến mùa thuế.
Ngoài tài khoản doanh nghiệp chính, hầu hết các ngân hàng đều cho phép bạn mở nhiều tài khoản tiết kiệm miễn phí. Vậy tại sao bạn không tận dụng lợi thế này? Mặc dù bạn có thể quản lý nguồn thu nhập tự do của bạn bằng việc sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng tính, việc giữ các khoản tiết kiệm trong những tài khoản riêng không phải là một ý tưởng tồi, nó có thể giúp bạn phải cân nhắc kỹ trước khi bạn định lấy số tiền tiết kiệm dùng cho mục đích khác hơn là tiêu xài hoang phí. Giống như tôi, bạn hãy cất những quyển sổ ghi séc và các thẻ ghi nợ tại nhưng nơi "hoàn hảo" mà sau đó bạn không bao giờ tìm thấy.
Dưới đây là danh sách các tài khoản ngân hàng tôi khuyên bạn nên cân nhắc để mở:
- Tài khoản doanh nghiệp chính: Hãy đảm bảo đây là tài khoản tiết kiệm sinh lợi cao nhất mà ngân hàng của bạn đưa ra, như vậy tiền sẽ tự sinh lãi trong khi nằm yên trong ngân hàng. Khi một khách hàng trả tiền cho bạn, đó là nơi bạn gửi tiền vào. Từ tài khoản này, bạn:
- Chi trả tiền cho bản thân
- Trả các chi phí liên quan đến công việc của bạn
- Để riêng các khoản thuế, lương hưu và các trường hợp khẩn cấp.
- Các tài khoản tiết kiệm bên cạnh tài khoản doanh nghiệp chính: Mở các tài khoản tiết kiệm bên cạnh tài khoản chính, mỗi tháng một lần, sau khi bạn đã trả các khoản chi cần thiết cho bạn, hãy chuyển một khoản tiền nhất định vào một trong các tài khoản đó. Bạn hãy nghĩ đơn giản về các khoản chuyển tiền kia như những hóa đơn cần phải trả. Tôi tin rằng phần lớn các ngân hàng thậm chí còn có thể cho phép bạn chế độ chuyển tiền tự động, quá trình này sẽ đơn giản và thuận tiện để quản lý thu nhập của bạn.
- Tiết kiệm nghỉ hưu: Nó có thể là tài khoản nghỉ hưu truyền thống như 401K, hay bạn có thể làm một khoản đầu tư cơ bản nhỏ với số tiền này vì nó sẽ ở đó trong một thời gian.
- Tiết kiệm thuế: Đây là nơi tiết kiệm cho các khoản thuế hàng năm.
- Tiết kiệm cho những trường hợp khẩn cấp: Đây là nơi dự phòng cho những giai đoạn khó khăn.
Thiết lập quỹ dự phòng
Quỹ dự phòng là cái bạn nên nghĩ đến đầu tiên khi bạn còn tiền mặt sau khi đã trả các khoản chi phí. Dự phòng một khoản tương đương với một năm chi phí thực sự là một mục tiêu đáng giá để bạn quản lý thu nhập một cách hiệu quả. Quỹ dự phòng sẽ hữu ích trong trường hợp thu nhập của bạn giảm xuống dưới mức bạn cần để chi trả các khoản chi phí. Ngoài ra, việc sở hữu quỹ dự phòng có nghĩa là bạn có thể lựa chọn khách hàng, bỏ qua các khách hàng bạn cảm thấy không thoải mái khi hợp tác hoặc khi khách hàng tốt gặp khó khăn tài chính và không thể thanh toán cho bạn ngay thì bạn vẫn có thể sống sót. Và đương nhiên, bao gồm cả những khoản chi bất ngờ không dự đoán trước được gọi là các tình huống khẩn cấp ví dụ như đau bệnh hay sửa chữa xe cộ.
Xem bản thân bạn như một nhân viên bình thường
Quyết định bạn có khả năng chi trả cho bản thân bao nhiêu, sau đó dựa trên mức chi trả thường xuyên, viết một tờ séc cho chính mình hoặc chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp chính vào tài khoản cá nhân. Từ tài khoản cá nhân này, bạn trả những khoản như tiền thuê nhà, thực phẩm, và chi phí sinh hoạt khác không liên quan đến việc kinh doanh.
Khi quyết định sẽ chi trả bao nhiêu, chỉ chi ra đủ để trang trải chi phí sinh hoạt với một khoản nhỏ dư ra, sau đó vào cuối tháng chuyển hết số tiền dư ra này vào quỹ dự phòng.
Lên kế hoạch cho thu nhập và các khoản chi phí tháng tới
Bạn làm được bao nhiêu tiền và tiêu xài bao nhiêu mỗi tháng là một phần của quản lý hiệu quả thu nhập tự do. Sau đó, bạn sử dụng những con số này để dự kiến tình hình tài chính năm sau. Khi bạn đang tính toán cho những dự án của mình, bạn nên xây dựng ngân sách dựa trên tháng thu nhập thấp nhất và tháng thu nhập cao nhất của năm trước. Cách này cũng giống như bạn giả định hoàn cảnh tệ nhất và lạc quan nhất có thể xảy ra. Nếu thu nhập của bạn có khuynh hướng tăng lên, dự kiến một cách dè dặt sẽ cho bạn một khoản dư ra, và để dành trong trường hợp khẩn cấp.
Chia nhỏ các khoản thanh toán của khách hàng trong các dự án lớn
Nếu bạn đang làm một dự án lớn kéo dài nhiều tháng, hãy cân nhắc việc tính tiền cho khách hàng thành nhiều lần hoặc theo một lịch trình. Bằng cách này, nếu khách hàng của bạn có quên thanh toán hoặc không thể thanh toán ngay, bạn chỉ mất một phần tiền thay vì toàn bộ. Thu nhập của bạn sẽ ổn định và lên ngân sách cũng dễ hơn. Nếu bạn cần áp dụng một chút năng lực thuyết phục với những khách hàng khó tính, bạn có thể bình tĩnh giải thích họ sẽ không thể tiếp tục làm việc với bạn cho đến khi bạn được thanh toán đầy đủ. Hy vọng là bạn sẽ không bao giờ cần tới kế sách này, nhưng bạn có thể sử dụng khi cần.
Sáng tạo những cách gia tăng nguồn thu nhập
Có một hoạt động gọi là Chia sẻ kinh tế, bạn có thể làm thu nhập tăng thêm, chỉ tốn ít chi phí hoặc không tốn gì cả. Nếu bạn có một phòng trống, hãy cân nhắc cho những du khách thuê hoặc cho thuê xe ô tô khi bạn không dùng tới. Cân nhắc việc đầu tư tiền thừa vào những thứ có giá trị như nhạc cụ, bạn có thể bán sau đó. Với một dòng thu nhập khác, bạn sẽ gặp ít khó khăn hơn khi thu nhập tự do giảm sút.
Nếu được, chỉ chi tiêu bằng một khoản thu nhập
Nếu bạn có một công việc hay nguồn thu nhập cố định khác, hãy cố gắng chi tiêu bằng thu nhâp chính, tiết kiệm hoặc đầu tư khoản thu nhập từ làm việc tự do.
Thiết lập thói quen tiết kiệm
Bạn không bao giờ biết rằng khi nào bạn sẽ có một tháng khó khăn, thậm chí là một năm khó khăn, hãy tập thói quen sống tiết kiệm. Đăng ký Netflix thay vì truyền hình cáp. Mua quần áo ở những cửa hàng rẻ tiền, mua đồ nột thất, dụng cụ thể thao, đồ đạc ở các ga-ra địa phương. Bán những thứ bạn không muốn và mua những thứ bạn muốn trên Listia.
Chống lại "lạm phát cách sống"
Bạn sẽ bị cám dỗ để tăng chi tiêu khi thu nhập tăng lên. Nếu đến cuối tháng bạn còn tiền thì hãy giấu nó vào quỹ dự phòng hoặc đầu tư kinh doanh, bằng cách chi trả cho quảng cáo trực tuyến hoặc tham dự một hội thảo trong lĩnh vực chuyên môn của bạn.
Ưu tiên trong chi tiêu
Nhiều chuyên gia tài chính khuyến khích ngồi xuống và viết ra các khoản chi tiêu. Ưu tiên các khoản chi tiêu theo thứ tự quan trọng và trả cho những khoản quan trọng nhất trước.
Trả nợ
Lấy một tờ giấy và chia nó thành nhiều cột. Liệt kê các khoản thanh toán hàng tháng lớn nhất ở bên trái, rồi các khoản nhỏ hơn cho tới nhỏ nhất ở cột bên phải. Nhân đôi khoản nhỏ nhất cho đến khi bạn không còn khoản nợ nào. Lấy tiền bạn không chi tiêu để trả nợ và bắt đầu nhân đôi khoản thanh toán cho khoản nợ tiếp theo. Tiếp tục cho đến khi tất cả các khoản nợ được trả hết.
Nguồn ảnh bìa: Twister/Beyond Neon từ flickr.com